シンプルルールのススメ

こんばんわ！複雑なことが大嫌い、だぴてぃ先生です。

チーム内や部署内で何か新しいルールを作るときってどうしていますか？

必要な場面を想定したり、あれやこれやと色々考えてしまうものだと思います。

今日は『シンプルルールのススメ』として、ルール作りをするにはできる限りシンプルにしたほうがいいよって話をしていこうと思います。

☆シンプルルールのメリット

ルールって何かを守って、滞りなく運用するために作るものですよね。

つまり誰でも使えることが前提となるわけです。
新人さんだろうが、ベテランだろうが、そのルールをみて確実に同じことをできるようにするのがルールというものです。

ここをとても難しく考えてしまう人がいるんですね。

間違って作ることで、見た目は素晴らしそうなルールでも、結局難しくて誰も使えない、日が経ってしまって当初想定していた運用とは違った形になってしまうことも少なくありません。

ルールは限りなくシンプルなものがいいことは頭ではわかっていても、実際にどうやって作ればいいかわからない・・・そんな相談も受けたことがあります。

いつもアドバイスするのは『4つの原則に従って作れば形になるよ』ってことです。

その4つの原則とは・・・

☆4つの原則

以前書いたこともあるテーマなので、復習みたくなってしまいますが、大切なことなのでもう一度書いていきます。

✅ルールの数が少ない
✅使う人によってカスタマイズできる
✅具体的である
✅フレキシブル（柔軟）である

この4つを意識するだけで、劇的にルールというものは変わります。

1つずつ解説して行きます。

■ルールは少ない方がいい

多すぎるルールは覚えられないので、その時点でアウトです。

可能な限り数を減らす努力をしましょう。

最大でも7個、それ以上は無用なトラブルの元になったり、ルールに固執してしまう原因になりかねないので注意が必要です。

■使う人によってカスタマイズできる

ルールというものは大切ですが、天変地異が起きてまで守るものではありません。

状況によってカスタマイズできることが、意外と思われるかもしれませんが重要なことなんです。

結果的には問題なく目的を果たせれば、ルールとしては問題ないわけで、固執する必要はありません。

■具体的である

抽象的なルールに意味なんてありません。
それはルールと呼べず、ただの意思表示みたいなものです。

ルールは必ず具体化させましょう。

例えばこんな感じ。

❌検体確認は対面で行う
⭕️検体確認は患者氏名と内容、依頼書の3点を確認して、相互確認を行ってから受け取る

自分の仕事内容で申し訳ないですが、⭕️の方の例はしっかりと確認内容まで突っ込んでますよね。一方で❌の方は、何を確認したらいいのかわからない。

具体的になればなるほど、誰でも使えるルールになります。
抽象的にすれば適応範囲が広がりますが、それは現実的ではないルールとなってしまうので注意が必要です。

■フレキシブル（柔軟）である

個人的にここが一番ポイントかなと思っています。

具体的にすることも大切なんですが、柔軟性を持たせておかないとルールに縛られたり、状況によっては使えないルールになってしまいます。

それを回避するためにはフレキシブルであることがポイントです。

先程の検体確認の例であえて書いていない部分があったことにお気づきでしたか？

✅検体確認は患者氏名と内容、依頼書の3点を確認して、相互確認を行ってから受け取る

このルールには「どうやって（読み合わせなのか、指差し確認なのか）」「どこで（場所は指定していない）」「担当者（お互いの部署の人間であれば誰でも良い）」を明記していません。

医療業界では突っ込んだマニュアルがあるべきなんですが、そこまで指定してしまうとかえって自分たちの首を絞めることになってしまうんです。

状況によって、
また立場によって、
柔軟に対応できることが良いルールの条件です。

『柔軟に』というのは相手に左右されないで運用できる面も強みとなります。

相手がいつも同じ対応をしてくれるとは限りませんし、もしかしたらこちらのルールを無視してくるかもしれません。そういう人に「ルールは守ってください」と言ったところで時間とパワーの無駄。

だったら自分たちのルール内でどこまで対応できるかということにフォーカスした方が、ストレスもないですし、トラブルもなく進めることができます。

相手はコントロールできません。
でも、自分たちはルールに柔軟性を持たせておけばコントロールできます。

☆試してみましょう！

このシンプルルールは劇的に効きます。

最近、僕のチームでもあるメンバーにルールを作ってもらったのですが、やはり難しいもので、いろんなパターンを想定して作ってくれたのです。

間違ってはいないし、それ通りにやれば問題なくやれる。そんなルールなんですが、じゃあ誰でも運用できて、時間経過があっても運用できるか？となれば、ちょっとだけ疑問符のつく感じだったのです。

そこで今回ご紹介した4つの原則を取り入れてみたところ、A4用紙2枚に渡って書いてあったルールが1枚に収まりました。しかも柔軟で、カスタマイズ可能で、かつ具体的なものが出来上がったのです。

改めてこの4つの原則のパワーというものを実感する機会となりました。

ちなみにですが、今日のことはこちらの書籍に書かれています。

ＳＩＭＰＬＥ　ＲＵＬＥＳ　「仕事が速い人」はここまでシンプルに考える 三笠書房　電子書籍

具体例を交えながら書いてあるので、比較的読みやすいかなと思います。
ぜひ読んでみてください。（Kindleで買っておくとどこでも読めるので便利ですよ）

今日はここまでとします。
だぴてぃ先生でした！

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