電話メモをRPAで何とかしたい！～イライラの原因と、相互理解の希望～
こんばんは。
ちっちょ＠ＯＩです。
昨日の朝、目が覚めてふと思い出した事がありました・・・。
今年やりたい１０のこと、というよりどちらかと言うと「今年の目標１０」のような形にはなっていますが、読んで頂いた皆さまには心から感謝申し上げます。
それを踏まえまして・・・。
一昨日upした下記の記事を読んで頂いた皆さまの中には、「あ、コイツやりやがったな」と気付いた方はいらっしゃいましたでしょうか。
この記事でもう既にガッツリ卑屈な事を言ってしまったのです🤣🤣🤣
今年やりたい１０のこと
⑧卑屈なことを言わないようにする(ただし自虐ネタは別w)
もし万が一、卑屈な事を言ってしまった時にはnoteで反省文を書く事をここに誓います(笑)
と自分で宣言しましたので、書きます。
～反省文～
事実のみを語れば良い所を、つい感情が沸き上がってしまい、卑屈な言葉をnoteに書いてしまいました。
最近、noteのみんながすごく優しいので、甘えようとしてしまっていたのかも知れません。
甘えることそのものが、悪い事ばかりでもないとは思います。
でも、ネガティブな空気を周囲に撒き散らすことに、良い事は一つも無いと理解しています。
本当に申し訳ございませんでした。
さて、仕切り直して今日のお話しです。
一昨日の記事でサボりたい衝動をただただ垂れ流してしまったワケなんですが、少し冷静になって疲れの原因の一つをお話しします。
１月になり会社全体が慌ただしくなってから、自チームの役職者2名（マスターと上司のオネーサン）と、後輩さんの３人が、フロア内の隅っこで固まって座って作業するようになったんです。
時間ごとに対応が迫られると言うことで、すぐに動けるようにそのような体制になっているとの事なのですが、この体制が原因で私には若干の負荷と若干のストレスが蓄積されているのです。
その原因がどのように生じているかと言うと、受電した電話の対応方の問題なんです。
この３人宛てには普段からもよく電話がかかってくるのですが、今回の件も相まって受電件数はさらに増えています。
この体制になった最初の頃は、受電した際は一旦保留にして「〇〇さんからお電話ですが・・・」と、３人が作業している奇妙な分室(笑)まで出向いてお声掛けしていました。
ですが、結局ほとんど「コールバックで」と対応方を指示されてしまうので、今となっては相手の電話番号をお伺いして、付箋メモに用件を書いて渡しに行くフローが定着しています。
以前からもちょいちょいお話しには出ているかと思いますが、私は難病の影響もあり、文字を書くことが人と比べると多少負荷が大きいです。
なので、この作業が多いと自分の中で少しずつ疲れがたまってきてしまいます。
この負荷のかかりようについては、周りの理解を得るのはおそらく難しいのではないかと思います。
それをわかっているからこそ、これに関して自ら積極的に周囲に理解してもらおうとはあまり考えてはいません。
あと、受電対応についてもう一つの難点としては、その分室まで行く時に７列ほど椅子が背中合わせになってる通路を通らなければならないことです。
この通路の周囲に座っている人達は、１月からの緊急案件に携わっている人達のシマなんです。
立ち話しながら喋ってる人もいれば、
椅子を移動させて打ち合わせしている人達もいれば、
立ち上がったあとの椅子を、そのまま通路の真ん中にどーんと放置している人も居て・・・
（それは流石にマナーとして改善して欲しいところですが）
そんな状況ですので、私のような電動車椅子が通路を通ろうと思ったら「すみませーん、すみませーん」と声かけしながらになってしまうんですね。
往復ですから、一回の受電でそれを２回。
しんどいｗ
こちらも業務でやっている事なんで正当性はあるものの、もしかしたら私が通ろうとする度に「邪魔だなコイツ」と感じている人もいるかも知れない・・・。
まぁそういう人が居ないにしても、やっぱりこちらが通る事で相手に気を遣ってもらっている状況もまた、私にとっては小さなストレスの積み重ねなワケなんですよね。
だから私、少し考えたんです。
あの奇妙な分室(笑)に、内線を設置してもらえば良いのでは？
と。
提案した所で私の勝手なワガママと受け止められるかも知れない・・・と思い、おいちゃんに提案しに行く前に、健常者の立場の意見を参考にしようとパートのおばちゃんに「こういう風に思ってんだけど、どう思う？提案してみていいと思う？」と聞いてみました。
やはりパートのおばちゃんも今の業務フローのわずらわしさは共感してくれて「提案してみていいと思う」と言ってくれました。
おいちゃんに提案はしたものの、結局内線の設置は物理的に難しいという事で今回の提案は却下されました。
まぁ、ダメかも知れないなとは思っていたので、私はもう一つの秘策を考えていました。
内線設置がダメなら、電話メモをメールで飛ばすようにしてもいいですか？
と。
正直、これには相手の歩み寄りも必要です。
メールだと埋もれがちになるし、気付かないと取引先との関係悪化のリスクも生みます。
だけど、今のような業務フローを続けるのは、私自身が少し限界。
出来れば周りも少し歩み寄って欲しい。
とりあえず、関係者の一定の理解は得られたので、その業務フローのための準備を始めました。
メールを送るのに準備がいるの？
と思う方もいるかと思いますので、ここで簡単に私が思い付いた業務フローについて解説します。
受電したら、Microsoft Forms で作成した「受電対応用フォーム」に必要事項を入力。
フォームのイメージはこんな感じ。
送信すると、質問項目7で選んだ相手に受電メモがメールで送信される。
こんなフローでやりたいと思っているんですね。
電話がかかってくる度に、
メールを開いて
件名に「お電話がありました」とか打って
本文に「〇〇さん お疲れ様です。 △△さまからお電話がありました。コールバックをお願いします。電話番号は・・・」
ってメンドくさーーーーーい！！
流石の私でも、付箋メモ書くよりもそっちの方がメンドくさいです(笑)
なので、受電した時に伺った情報「お名前」「会社名（や部署名）」「電話番号」「伝言」を打ち込んで送信ボタンを押すだけで、さっきのようなメンドくさいと投げ捨てた(笑)メール本文が作れて、何なら送信までしてくれちゃったら便利じゃないですか？
先程のスクショでお見せした入力フォームは、Microsoft Forms を利用して作っています。
この入力フォームに入力された情報を、power automate (web版) という自動化ツールでプログラムを組み、Microsoft Forms で新しい回答が送信される度に自動的にメールで送信をしてくれるように出来るのです。
実はこれ、ずっと前から導入したいなとは思ってたんですけど、こちらへの歩み寄りの必然性が感じられにくいかなと思って(笑)なかなか提案できませんでした。
そして上司のオネーサンにお見せした所・・・
「メールよりグループチャットのが有難い」と言われました。
ひぃ！
実は私、formsからメール送信は以前にも実装した事があるのですが、formsからグループチャットはやった事がなくて😂
構造自体はほぼほぼ一緒なんですが、宛先がメールの送信先ではなくメンション（＠〇〇的なやつ）になる事と、グループチャットのURLの取り方を知らない・・・という壁にブチ当たりました。
という訳で調べました。
今回はこれらのサイトが役に立ちました。
結果的に、Teamsチャットでメンションを送りたい時にも、取得すべき要素はメールアドレスそのままだったので、上でご紹介したフォームを活用すれば問題なかったようで一安心でした。
あとは、実際にこの受電対応の業務フローをやってみて、上手くいくかどうかの問題・・・。
「グループチャットに送ってくれれば、誰かは気付くから！」と、上司のオネーサンは言っていたけどね。
（その理屈はわからんでもないが）
まぁ、明日からとりあえずやってみよう。
課題点など出てきたら、またここでアウトプットしてみようと思います！！
「こといきラジヲ」ご案内🍀
2024/02/05 更新分
雨の日に起きた、ちょっとしたエピソード。
人からのご厚意に甘えられなかったというか、びっくりして思わず逃げてしまったというお話しです🤣
今日も最後まで読んで頂き、ありがとうございました！
明日もどうぞよろしくお願いします＾＾
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