(D75) 決まった人しか発言しない「ムダな会議」に陥る2つの決定的要因-1 (2020.1.22） by 吉田行宏 より抜粋加筆しました。

「ムダ会議」の撲滅法について考えてみたい。

⑴ 「会議に不満」は8割も。発言する人が決まっていないか

弊社が「会議の不満」に関するアンケート調査を行い、「会議に満足していない人」と答えた人の割合は、以下です。
82％

満足できない理由は以下。
1位：発言する人がだいたい決まっている（45％）
2位：会議がダラダラと続くが、何も決まらない、何が決まったかわからない（24％)
3位：会議の時間がまったく楽しみでない。ワクワクしない。時間が経つのが遅い（17％）
4位：会議で決まったことが実行されない、進まない（13％）


⑵ 会議において特定の人以外が「傍観者」となってしまう状況を回避する方法

会議の中で以下のように言われます。
ⓐ「結局、最後は部長の意見で決まりでしょ」
ⓑ「情報共有や数値進捗の確認ばかりで、意見の出しようがない」
ⓒ「発言しても、どうせダメ出しされるだけ」
ⓓ「下手なことを言うと、社長の機嫌を損ねそうだし」


会議時間がほぼ社長やリーダーの話で終わったり、特定の人だけが発言して、まったく盛り上がらずに終わってしまいます。
これでは「ムダな会議」になります。

なぜ「いつも同じ人が発言している」会議になってしまう理由は、
以下の「傍観者」と化す人の心理的な状態が見えてきます。
Ⓐ意見があっても言わない
Ⓑ意見があるのに言えない

つまり、発言する「怖さ」や「諦め」がブレーキとなっています。


全員が積極的に発言しない2大理由は以下です。
私は「傍観者」が増える理由を以下の2つの要素が欠落しているからだと考えています。

①会議に必要な「心理的安全性」
②「場が活性化」する仕組み


⑶ 「発言してもいい」という場の雰囲気を醸成する

自分の思ったことを不安なく自由に発言していいと感じるには、「心理的安全性」が必要。

一般的な日本の企業は、上司に対してハッキリとものを言うことが難しい傾向があリます。

せっかく発言しても、以下のように否定されると参加者は萎縮して、次から発言ができなくなリます。
ⓐ「それはちょっと違うんじゃないか」
ⓑ「もっと論理的にデータに基づいて発言して」
ⓒ「結果を出してから言ってほしい」


会議を主催するリーダーの言葉やふるまいが、
心理的安全性に大きく影響し、参加者全員の発言しやすさが変わります。


Google社が、
チームのパフォーマンスの向上に「心理的安全性」が必要な要素だと発表して、重視されるようになりました。

※心理的安全とは、
他者の反応に怯えたり羞恥心を感じることなく、自然体の自分をさらけ出すことのできる環境や雰囲気のこと。


日系企業でよく見られる会議風景は、
以下のような一方向のコミュニケーションです。
❶部下が、現状報告の資料を用意
❷上司が質問して、部下が答える
❸上司が納得する