(L14) 複数の仕事を持つ人に送るマルチタスクの考え方-1 by 石倉秀明 より抜粋加筆しました。

⑴ 今は複数の仕事を持つ「マルチタスクが当たり前の時代」

だからこそマルチタスクをどう考え、
どう対応していくかで大きな差につながると思う。

「マルチタスク力をどうあげるか？」というのは、
これからの働く人にとっての大きなテーマだなと思います。


自己紹介すると、以下のようにわりとマルチに仕事してます。
・株式会社キャスター取締役とその子会社である株式会社働き方ファームの代表を兼任
・役員として管掌してる事業は5つ
・そのうち事業責任者兼任は3つ
・個人でnoteや@人事での寄稿、プライムニュースαで隔週レギュラーのコメンテーター、イベントや勉強会の登壇は月3本くらい


やたら人にコツを聞かれるので、
自分はマルチタスクが「得意」なのかもしれません。


⑵ 場所、曜日、時間を固定しない

複数の仕事をする際にどこかに行かないとその仕事ができない、という状況は非常に効率が落ちます。

マルチタスクをしていく上で必要な考え方は、以下の状況を作れるかにあります。
「1分単位で自分の時間をどのタスクに使うか、自由に選べる」


以下のように小さい単位で、時間を複数の対象に振り分けられる状況を作ることは非常に大事です。
「A社からきた質問に回答して、次の5分でBさんからの日程調整して、次の10分でCさんとメッセンジャーでやりとりして」


そういう意味では、
月火はA社の仕事、水木金はB社の仕事、のように、
曜日を固定したり、午前中はD社で午後はEさんでのように、時間を固定するやり方もあまりオススメできません。

マルチタスク状態では、
「対象の相手となる全ての人に同時に対応してるような状況を作れるか」次第で、相手の印象がガラッと変わりますし、仕事の進みも全然変わるからです。


ミーティングしなければならないこと以外は、
極力しないというのもポイントです。

そして個人的にミーティングしなければならない状態＝ホワイトボードを使うような話、の時だけだと定義しています。
それ以外のことはチャットで済ませるようにしています。


⑶ タスクの優先順位はつけない

マルチタスクが苦手な人の特徴に以下があると思ってます。
「タスクの優先順位をきっちり決めようとする」

よくある緊急度と重要度で、プロットしてやっていくやつです。
あれをやってる人でタスク処理が早い人を見たことがありません。


マルチタスクの基本は「すぐやる、すぐ返す」です。

メールが5通、Slackが3通、メッセンジャーに2通きてる、どれから返そうか。
まず優先順位をつけるために、全部読んでそこから考えよう、みたいな人は今すぐやめましょう。


さすがに複数ツールをまたいで1つずつ処理するのは、効率悪いです。

メールだったらメールの5通を今すぐ返す。
次にSlack3通返す、など片っ端から処理していくのがポイントです。