(H29) データの一元化は業務効率化への近道！ (2020.3.17） by 窪寺奈々瀬 より抜粋加筆しました。

⑴ 業務効率化のためにどのような工夫をしているか？

様々なITツールやシステムをいざ使おうとすると、
かえって手間が増えてしまうこともあります。

①いままで使っていたシステムからデータの転記をする
②ツールごとに同じデータを入力する必要がある
③新しく運用フローを整備するにも時間や労力を伴うため、想像以上にコストがかかる


そんな悩みを解消する方法の1つに、一元管理があります。

一元管理は、
システムや管理方法を統一し、作業時間を大きく短縮します。


⑵ 一元管理とは、ひとまとめにして統合的に管理すること

※一元：いくつかに別れている問題や機構、組織などを統合すること
※まとめるもの：ヒト・モノ・カネ・情報などの経営資源すべてを指します。


たとえば、
①部署ごとで別々に管理していた勤怠データを全社で統合して管理する
②顧客に関する最新の情報や過去の商談履歴などを必要な際にすぐに取り出せるようにする
③管理方法が1つのやり方に統一されている


⑶ 一元管理のメリット

一元管理をすることで、
経営資源を全社横断的に活用することが可能となります。


①モノの一元管理

在庫状況や受注数を管理することで以下ができます。
Ⓐデータの重複や数え間違いによる不一致がなくなる
Ⓑ労力も時間も短縮できる
Ⓒ作業効率アップに繋がる


②人材の適材適所

多様性のある人材をどう管理するか、人事担当者は総合的な判断を求められます。

そのためには組織を俯瞰し、全部署の人材を把握しておくことはとても重要になります。


人材を一元的に管理することで、評価や能力基準を明確化することができます。
基準の明確化は判断速度に直結するでしょう。


③人材の一元管理

必要な人材を抽出できるようになることもメリットです。

人事担当者に必要な情報がシンプルに整理されることになります。
Ⓐ人員補充の可否判断
Ⓑ足りない社員能力を伸ばす
Ⓒより適所に人員を配置する


④情報の一元管理

新しい商品やサービスを作るのに、とても役立ちます。

たとえば、
Ⓐ商品開発部が営業部の情報を参考にする、ということがいつでも可能となる

Ⓑ部署間の壁がなくなるため、連携がスムーズになりコミュニケーションも活発になる

Ⓒ組織全体の意思決定も的確、迅速に行われるようになる


一元管理の目的は以下です。
「業務効率化を行い、企業が成長していける環境を整えること」


一元管理で気を付けるべきは以下です。
❶集められた情報を「見える化する」
❷情報をオープンにして、社員間の「情報格差を無くす」
❸雑談など、社員が書き込みやすくなるような工夫をする


データを統合管理する考え方ができれば以下になります。
❶業務を行っている社員のプロセスが分かる
❷社員の会社への貢献度が把握できる
❸データは経営を左右する経営資産となる