プロジェクト、もっと効率よく管理してみない？

プロジェクト管理の基礎を学んでおくと、将来にわたって応用が効くだろう。

プロジェクト管理というのは、複数人で仕事をやる時に、進捗を管理したり、課題を管理したり、意思決定をしたりするというもの。関わる人が多くなってくると、こういうことをきちんと管理して、スムーズに物事を進めていくことが求められる。

課題管理表

課題管理表とは、プロジェクト管理の原型である。これはエクセルに、プロジェクト進行上のの課題をリストアップして関係者が進捗や状況を確認し合う表のことである。

フレームワークを覚えておくと、様々な場面や分野で、カスタマイズして使えるため一つの突出したスキルだと言える。

課題管理表が使える分野は、複数の関係者がいろいろな作業を行い、最終的に一つのものを作るというタイプのプロジェクトである。

例として、ウェブのリニューアルを考える。

ウェブの現場では、エンジニア、デザイナー、ディレクター、いろいろな関係者がいるため、それぞれからバラバラに進捗や成果物の連絡が来たりすると、いったいどこをどのように修正して、何が決まって、何が検討中なのかさっぱりわからなくなってしまう。

このように、複数の関係者が入り乱れ、各自が別々の場所で作業しているような場合は、認識にズレが生じる可能性が高い。

そこで、課題管理表の出番である。これを使って、課題を整理して、関係者の認識を一致させる。

フレームワーク

・番号、日付

・タイトル：ロゴの色

・課題の内容：ロゴの色が暗いという指摘がある

・解決の方向性：もう少し明るいデザインを次回提案してもらう

・ステータス：検討中

・担当：山本

・期限：2020/11/26まで

３つの方策

1. 担当者...誰がやるのか？

2. 期限...いつまでに終わらせるのか？

3. 方向性...その課題を解決するために、どう取り組むのか？

記述のコツ

曖昧な部分を残さないこと

解決の方向性のところの記載が、「来週までに頑張る」、「善処する」ではダメである。ここが曖昧だと、よく就任あっても課題は解決されないだろう。

要は、実際に目に見える形で達成の姿が浮かぶような目標設定が大事である。

・数字を使う...「企画案を3つ出してくる」

・成果物のレベルを明示する...テープ起こしの場合、「文字に起こしたラフ案を用意する」

進捗ミーティング

課題管理表をアップデートして管理するのが、「進捗ミーティング」である。

・新しい課題があれば追加

・課題が複雑化していれば、細かく分けるなどの調整

・担当者と期限を決める

・解決の方向性、アウトラインを決める

表が全部埋まったらミーティング終了である。この表が議事録となるため、議事録は不要だ。

まとめ

課題管理表は、プロジェクトを前に進める推進エンジン。

課題を共有して、役割を決め、期限を切って進めていく、もっとも簡単なプロジェクト管理ツールである。