議事録書きマスターになる！

どこの会社でも議事録は付き物だ。それも新人にとっては大きな壁だろう。(大学生のペーペーが何言うとんねん。)

今回は「コンサル一年目が学ぶこと」の第3章の16「文書作成の基本、議事録書きをマスターする」をまとめた。私の体験談ではないが、要約としてあたかも当事者のように書くとする。

文書作りの基本

議事録は文書作成において、基本中の基本。議事録だから疎かにするのではなく、しっかり書き方を学んで、他の文書作りに生かそう。なぜなら、議事録一つに文書作成における基本的なルールや作法がぎっしり詰まっているからだ。

文書作成の全ては議事録書きから始まる。

議事録は発言の記録ではない

新人がついついやってしまう間違いとは、発言を全て書くこと。あれですね。会議を録音して書き起こしたものみたいな。それだと見返するのにも時間がかかってしまうし、書き起こす意味がない。

本質を振り返ってみよう。なぜ議事録があるのか？本来議事録とは、その会議で決まったことを書くものである。そうすれば、議事録を見ただけで次のアクションを理解することができる。

そのため、議事録では、その会議で何が決まったかを書けば良い。

つまり、議事録とは決まったことを紙に残した証拠である。

決まったこととは、

「お客さんの対応のために新しく1名を専任で割り当てる」
「〇〇商品は、2000個を××円以下で購入することで決定」
「来月の説明会は、x月x日に13時から行い、BさんとKさんが担当する」
「ウェブデザインは、C案を採用する」

まとめると、議事録の役割とは、

1. 決定事項、確認事項を書き、関係者に確認し、決定するためのもの
2. 決定事項を書いて、後日のための証拠に残すためのもの

決定事項以外に決まらなかったものと次までにやっておくべきことも書く

議事録に最低限書くことを列挙する。

・日時
・場所
・参加者
・本日のアジェンダ(論点・議題)
・決まったこと
・決まらなかったこと(次に持ち越したこと)
・確認が必要なこと
・次回に向けてのToDo(誰がいつまでに)

最後の4つ(太字)が、簡潔に整理されて書かれてたら完璧な議事録だと言えるだろう。

議事録を書くときは、最初に上記の項目を見出しとして最初に設定するようにしよう。

あとは、その見出しの下に、箇条書きで中身を埋めていけば良き。

なるべく簡潔で、コンパクトな議事録を目指そう。大体会議とは紆余曲折で話が飛ぶことが多い。そんな時でも、論点とは関係ないことは無視して、フォーマットに沿って決まった事実だけを書いていけば良い。意識するのは、構造化してまとめるということだ。

捕捉だが、議事録では決定した事実を書くが、捕捉事項として、キーパーソンの意見や、簡単な経緯をまとめることも大切だ。

まとめ

ビジネスにおける議事録とは、決定事項や、次回に持ち越す事項など、何が決まって、何が決まらなかったのかを確認できる形にすることだ。決まったことについては関係者の間で認識違いがないかどうかを証拠として残せるようにする。