【働き方】誰にでも分かりやすくするのが重要
＜おじさんDX Vol583＞
生産性が高くならない傾向に業務の属人化があります。
特定のヒトに頼り切る体制というのは、ご承知のように不安定なのですが、もっと単純なところで生産性が向上しないケースがあるのです。
✅そのヒトしか知らない/出来ない
さして難易度の高い業務ではないのに、特定のヒトしか出来ない業務というのがあるのです。
大抵の業務で特定のヒトしか出来ないような仕組みになっているのは…。
✅仕事の仕方が、そのヒト独自のルールになっている
というケースがあります。
主に仕事が出来ないヒトというのは、自分で抱え込むだけでなく、他のヒトからすると分かりにくさ満載の「自分ルールで仕事」をしてしまうのです。
そりゃ…そのヒトしか出来なくもなりますよね😓
そこを防ぐ意味でも、会社ともなれば業務マニュアルというのがあるのですが…。
✅業務マニュアル
従業員それぞれが価値観に従ってバラバラですと効率は上がりませんから、業務マニュアルは、最低限仕事をこなす為の手順書のようなものです。
個人的なイメージですと、業務マニュアルは５０点付近を指す出来栄えと思っています。マニュアル通り出来たとしても１００点満点ではありませんし、７０点主義としてもマニュアルを超えるような働きが求められるケースも勿論あります。
業務の標準化をするためにマニュアル等は、作成されているのですが、内容が周知されていない場合や蔑ろにされているケースですと、自分ルールが横行し出すのです。
これは厄介な存在です。
✅マニュアル作成が出来ない？
✅驚くコトに、業務マニュアルがない会社は、あるのです。
業務の標準化が出来ていない組織というのは、良い表現では各自の裁量次第という見方も出来るのですが、考えても見てください…。
業務マニュアルがない理由は何でしょう
✅忙しくてマニュアルを作っている時間がない。
✅そもそもマニュアルの必要性を感じていない。
✅業務内容を言語化出来ていない/言語化できる人材がいない。
こうした理由は、生産性の低いであろう中小企業に多い傾向と推測しています。中小企業の従業員というのは大企業と比較して１人当たりの仕事の範囲は広い傾向ですから、あれもこれもと振り回されるコトもあるのです。
その時間の無さは…。
✅軽微な業務でも継承が出来ていないので、余計に生産性が下る。
✅軽微な業務に時間を喰われている認識が低い。
✅軽微な業務を自分ルールで行って満足している中間層が多い。
マニュアル作成はあくまでも手段の一つです。
その後のアップデートや改廃も成されることはないのですから、先行きは言わずもかなと…。
小さい会社が小さいままなのはこうした原因もあるのです。
✅誰にでも分かりやすくする
例えば、自己流が行き過ぎてルールを守らないスタッフが存在するとします。
自己流の自分ルールで仕事を行われてしまうと、そのスタッフにいちいち確認をしなければなりません。
そのスタッフは、休憩も休日もなく働いているのでしょうか？
職場や会社のレベル向上云々の前に、業務の標準化を行わないと自己流スタッフの思うつぼどころか、「勘違いした遣り甲斐」や「勘違いした自意識」を発生させることに繋がります。
例えば…。
受注を受けた案件が、スタッフ個人独自の方法で行っている。
職場のルールでは、決められた方法で管理するようになっているが、形骸化しており、独自ルールが横行している。
本来ならば従業員共有のファイルに保管すべきところ、クライアントから至急というコトで問い合わせを受けても、他のスタッフには調べる余地がない...。
きちんとマニュアル通り行っていれば難しいお問い合わせではないのに、すでに蜂の巣をつついたような様子。
対応スタッフは、それこそ大きなプレッシャーを感じアタフタするだけ。
生憎、受注を受けたスタッフは、休日で連絡が取れない場所。…。
どうクライアントに返答しますか？
程度の低い話になりますが、これが現実に起きているのです。
実にくだらない現実ではありませんか。
それどころか自分ルールで行っているスタッフは「自分が居ないと何も出来やしない」と悦に入るコトもあるのです...。間違った方向なのに、業務の標準化が成されていないばかりに不幸な勘違いを生んでしまうのです。
業種にもよりますが、特定のヒトしかわからないというのは、程度の低い属人化なのです。
「周囲に分かりやすくする」というコトは、重要な働き方です。
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