【組織の一体感を高める】コーポレート先読み会議とは
弊社では、上記のような9名体制でコーポレート本部が構成されています。
そのコーポレート本部では「先読み会議」と呼ばれるミーティングを、毎月実施しています。今回はその「先読み会議」を定期的に実施する意義や、効果について書いていければと思います。
なぜ先読み会議を始めたのか
いまでこそ本部体制ですが、当初からそうだったわけではありません。
昔は以下のように、2部署別々に動いていました。
この2部署を統合し、コーポレート本部体制に移行したのは2020年3月のことでした。
スタメンは2020年の12月にマザーズ市場に上場させていただいたのですが、その上場準備に伴う体制強化というのが一番大きな統合理由です。
統合後は上場承認まで各メンバーが各ミッションを必死にこなしながらやってきたのですが、その上場準備がひと段落つき始めた頃に「次の目標を定め直そう」ということで本部メンバー全員で会議を実施しました。
その会議の中で出た意見を集約すると、以下のような内容でした。
・より専門知識・スキル習得を身につけていきたい
・コーポレート本部として定量的な目標を追いたい
・社外への発信力を強化していきたい
この会議で、コーポレート本部としてのテーマを「先手の改善」と決定し、以降の会議を「先読み会議」と名付けて運用していくことになりました。
以下では、具体的な目標について触れていきます。
目標の定め方
弊社には、2023年末時点で”こうありたい”という全社目標が存在します。
コーポレート本部が直接的に関係する全社目標ももちろんありますが、その全社目標から派生させ、2023年末時点での「コーポレート本部の理想像」を全員で考えました。
そこからブレイクダウンし、2021年末時点でのあるべき姿を出し合い、1つの共通目標をつくろうとしましたが、、、、
コーポレート本部としての共通目標って難しい
という事に気づきました。
人事／採用／広報／IR／経理財務／労務／総務／法務／内部統制／CSR
それぞれが重要なミッションを持っていて、それぞれの分野でバリューを発揮しています。つまり、1つの共通目標として集約するのは最初から無理があったのです。そこで最終的には、あえて1つに特化した目標に集約せずとも、その担当分野を先回りで強化していくことを全員の目標にしてもいいのでは？という結論に至りました。
出来上がった本部目標「CA30」
最終的に「CA30」の達成を、2021年のコーポレート本部全体の目標として定めました。
CA30とは、Corporate Achievement 30の頭文字をとって名付けたものです。
2023年末のチームの理想像を目標とした時に、2021年末時点で「こうなっていたい」「こういうことを達成していたい」という目標をそれぞれが出し合い、その中から30個達成することを全員でコミットしましょう！という意味が込められています。
・資格試験合格
・twitter/noteのフォロワー数〇〇以上
・適性検査/採用管理システムの内製化
・契約につながる案件の紹介
等々
このCA30の達成進捗を追うことは毎月の会議の1つの議題になっており、会議に向けて計画的にそれぞれが仕込みを行なっています。
会議の運用方法について
・時間は2h
・参加メンバーは9名全員
・事前準備は特段なし
という内容で行なっています。
各会ごとに少しずつ内容が変わったりしますが、基本的に行なっているものを紹介します。
1. KPTで前月の振り返り
K：keep ＝ 良かったこと（今後も続けること）
P：problem＝ 課題だと思ったこと（改善したいこと）
T：try ＝ 新たに取り組みたいこと
これら3つを全員が書き込み、全員の課題認識を揃えつつ、解決策を決めるところまで進めます。
2. 業務デトックス
上記のP（problem）に少し被りますが、明確にやめたい（デトックスしたい）業務も書き出し、話し合うようにしています。
やった方がいい事と、やらなくてもいい事は紙一重だったりします。
コーポレートはそういった業務を任されがちだったりしませんか？全社的な文化でもありますが、前例踏襲ではなく、思い切ってやめることを定期的に洗い出しています。
3. 年間カレンダーを見ながら、先回りでの準備
コーポレート業務って定例ものや実施が決まっている業務も多いですよね。
・サマーインターン／内定式／入社式
・決算業務
・事業成長に伴う会計処理の変更
・法改正に伴う規定変更の対応
・異動／組織編成／社内イベント
こういったイベントに対して先回りでの準備体制やスケジューリングもこのタイミングで洗い出し、決めていたりします。
会議に対する考え方
長々と会議に対することを書いてきましたが、「会議」を行うことを良しとしている会社ではありません。
上記の業務デトックスにも記載しましたが、やった方がいいことはドンドン増えていくので、気をつけないといつの間にか実施する事自体が目的に変わっていることは沢山あります。
それを防ぐために、会議は基本1セット30分というワークルールを設けていたり、定期的な業務デトックスを実施しています。
実施することのメリットが上回るように、密度の濃い会議運営を心がけることが大事です。普段の業務では出てこない課題やアイデアが出たり、コーポレート本部としての目標や、全社目標に立ち返ることができている会議だなと感じています。
それぞれが独立した業務を行う中で、2023年に向けて一枚岩で共通目標に向かい続けられているのは、この先読み会議のおかげだと思うので、これからも中身を磨き上げながら実施していこうと思います。
（もちろん意味がなくなったらこの先読み会議もデトックスします。そうなった時にはまた記事を書こうと思います。）
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