todoリストを目の前で破り捨てたら起きたこと。優先順位を考える前に。

ご機嫌いかがですか？思考の整理家®の鈴木と申します。

普段、僕は著者としての活動や講演、研修、コンサルなど「思考の整理」をテーマにした仕事をしています。

まずは、冒頭に少しだけご案内をさせてください。

１４冊目の新刊が出ました！

本当に大切なことに集中するための 頭の"よはく"のつくり方

というわけで本題です。

あなたは毎日、todoリストに書く項目は何個くらいでしょうか？

todoリストとは、たとえば仕事において「やるべきこと」をモレがないようにリストアップして優先順位をつけたものをここでは言います。

特に忙しい方の場合、「あれも必要、これもやらなきゃ」と頭の中がいっぱいになる際に、リストで見える化することでミスの予防と頭を整理することに役立ちます。

ただ、todo項目が多すぎると、逆にリスト化されていても頭は混乱し、項目だけは増えていくけど何が大切なタスクか分からなくなったり・・・、毎日、未消化が続いて自己肯定感が下がっていったり・・・

いつも効力を発揮するとは限らないのが悩ましいところです。

いったいどうすればいいのでしょうね。

僕はここでtodoリストというものについて真剣に考えてみました。

todoリストはやるべきことが積み重なっていく「足し算式」のものです。

量が多くて集中すべきことが見えなくなる、あるいは未消化に苦しむのであれば、視点を逆転させ「引き算式」のtodoリストがつくれないだろうか？

こう考えるに至りました。

言い方を変えれば、「やるべきこと」より「何をやらないか」を大切にし、「やらないことリスト」をつくって本当に大切なことをあぶり出すアプローチです。

こんなことを最新刊にも執筆で入れ込んだのですが、このパートの反響がまぁ高い高い。

というわけで、一部引用しながら、引き算式でタスクを整理し優先順位をいつもとは異なるアプローチでつくる方法について考察したいと思います。

私がある時、相談を受けたクライアント企業で働く３０代後半の男性マネージャーは、毎日余裕が持てずに徒労感だけが漂う状況でした。

人材教育関連で営業をしていたため、多忙なことは理解できますが、残業を多くすることでしか成果がでない日々。

todoリスト(やるべき仕事や作業項目)を書いたメモを見たら２０個以上並んでいるではありませんか。そこで、私はとっさにある行動にでました。

彼の目の前でtodoリストのメモを破って見せたのです。驚く彼の表情を無視して私は続けました。

「これでやるべきことはゼロになりましたね。それでは、今から覚えているtodo項目を新たに書き出してください」とメモを差し出したのです。

書き出せた内容はたった３項目のみでした。でも、これでいいのです。

「それがあなたにとって最も大切な仕事ですよ。本当に大切なことは緊張感を持って覚えているものなんです」。

その後、彼は急に晴れ渡った表情に変わり、「やっとこれで前進することができます！」と力強く話しました。

以後、todoリストには本当に大切な仕事ベスト３のみ書き出し、それ以外は“いったん捨てる”ことで仕事に集中できるようになったと言います。

毎日２０個以上やらなければ・・・と思っていても、自分が思う以上に本当に大切なことはほとんどなくて、todoリストを書いた時点で「全部大事」「全部できるはず」というのは実は思い込みだったのです。

いかがでしょうか？

ハッキリいってこの事例は極端な事例であり、一部パフォーマンスが入っています。しかし、ここまでしないと冷静に「やるべきこと、やらないこと」の整理がつかなくなるリスクがあるのです。

そこで、そのリスクを少しでも緩和するために、はじめから「やらないことリスト」をつくって、todo項目がはじめから減るようにしておきませんか？というご提案をクライアントにもしております。

この図にある項目は、あくまでも一例ですよ。

ただ、自分なりにtodo項目に入らないような指針を明確にしておくことで、些細な雑念に振り回されて頭が混乱しないように先手を打っておきます。

このように、時間がなくノイズに振り回され気味な現代では、「やらないこと」をいかに見える化し、todo項目を本当に大切なことに絞り込むか。これが大切というわけなのです。

※最新刊の拙著『頭のよはくのつくり方』３章より一部参照

さて、今回の内容はいかがだったでしょうか？

少しでもお役に立てば幸いです。

それでは、また会いましょう！

著者・思考の整理家®　鈴木 進介

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