オジサンから新人まで使える会議資料用グラフ作成のポイント4選

衝撃的なことに、会社で『なぜグラフを使うのか』理解をしてないまま年収1000万円を目前にした大人を発見しました。叱咤したい気持ちを抑えてグラフを初めて作る新入社員からオジサンまで使えるグラフのポイントを4選を解説しました。

『グラフ』がかわからなくても年収1000万の衝撃

普段は製造業に属する企業の新米課長としての気づきや、経験、考察、組織を変えるための苦悩についてnote投稿をしている『ケツアゴ新米課長』と申します。

今日はとある営業の会議に出席しました。

そこで営業さんがこんな感じの資料を出してきました。

さすがにこの表が何を示しているのかはわかります。

製品Aをどこの会社が、どれくらい買ってくれているのかは聞かれれば答えられます。

でも『資料』は『報告』のためにあるわけで、『報告』は『メッセージ』を添えないと意味がありません。

グラフにして表現しないとメッセージが伝わらないので会議中にこんな発言をしました。

『先月もお願いしたんですが、何が起きてるかを把握するためにグラフで表してもらえますか？』

実はずーっとこんな感じの資料ばっかりだったので、先月の同じ会議でもリクエストしていました。

すると、僕の記事よく登場してくれる営業のM主任（53歳・年収1000万円）の回答はこうでした。

『まとめられませんねぇ。』

さすがにちょっと機嫌を損ねたかと思って焦ってしまい、僕は次のように続けました。

『いや、丁寧にする必要はないのですがシンプルで簡単なグラフで構いませんので・・』

そうすると、M主任の回答は衝撃的なものでした。

『フォーマットはどこにあるんですか？数字からグラフは作れません。』
『この売り上げをグラフにするためのフォーマットを知りません。』

つまり、M主任はエクセルでグラフを作るためにはマイクロソフトが用意した専用のフォーマットに数字を当てはめるものだと思っていたのです。

詳細に書くと長くなるので割愛しますが、要は以下の通りです。

・グラフとは自分で作るものではないと思っていた。
（作ったことはあるが、誰かの過去資料にコピペする以外の経験なし）
・自分が仕事で取り扱うデータをグラフ化したことはない
・グラフ化したことがないので分析したこともない
・そもそも分析は部長以上の仕事だ

これが超有名大学卒業の営業歴31年の大ベテラン・年収1000万円のM主任の主張です。

なぜこんな人がこんな年収を・・・と思いますが、この会社にいる以上はもう避けて通れません。

悲しき大企業のリアルにご興味のある方はこの辺の記事をご覧ください。

先日の別の記事にも書きましたが、僕はもうこういった人たちに怒るのはやめました。

こういう人たちは『知らない』から『できない』なのです。

こんな人たちに1000万円を与え続けたら確実に会社は潰れます。

でも僕が怒っても、会社がシステム自体を変えない限りは彼らの年収は1000万円を下回ることはありません。

だから教えて、やってもらうこと以外に生産性が高まる方法はありません。

50歳に教えるのも、新人に教えるのも一緒。

グラフとは何のためにあるのか？
見てくれる人にグラフが持つメッセージを伝えるためにはどうすればいいのか？

エクセルの基本操作はさておき、社会人が給料をもらって作るべきグラフとはどんなものか？教育用の資料をまとめることにしました。

ポイント①：図の要素を説明する文字は特大に

まずは下のグラフの①と②を見比べて、何が書いてあるのかを直感的に把握できるのはどっちでしょうか？

実は①と②はグラフの要素は同じもので、文字が大きいか、グラフの図の部分が大きいかの違いしかありません。

①のグラフを見ても、これが直感的に何を書いているかわかる人は少ないのではないでしょうか？

グラフとは直感的にデータを把握するために数字を図に起こすことで作られますが、実は文字がないと人間は図の意味を理解できません。

逆に②のグラフは図の部分は小さいながらも、だいたい何が書いてあるのかがわかります。

（比較のために②は図の部分を小さく書いていますが、本来であれば当然大きく書くべきです）

なので、社会人が作るべきグラフにおいては、図が何を示しているのかを伝える文字を読みやすくする必要があります。

ポイント①：図の要素を説明する文字を特大にする

ポイント②：余計な情報はそぎ落とし最低限に

そして、大事なのはグラフを見る人が『瞬時に』理解できることです。

瞬時に理解してもらうためには、入れる情報を極限までそぎ落とす必要があります。

情報量が多いと、理解するのに時間がかかりますし、物理的にグラフ上に大きい文字を入れるスペースがなくなってしまいます。

③のグラフは情報量が多いので、どこを見ていいのか迷ってしまいます。

迷っている間に発表者に話始められたらもうパニックです。グラフの内容もしゃべっている内容もどっちも頭に入りません。

ポイント②：余計な情報はそぎ落とし最低限に

ポイント③：メッセージを定めて残す情報を決める

順序がさかのぼってしまいますが『必要な情報以外は捨てる』といっても『どの情報を残せばいいのか？』という問いに悩むかもしれません。

そうなっている人は、このグラフを通じてどんなメッセージを伝えようとしているのか？が決まっていない状態なのです。

そもそもグラフを資料に載せるということは、グラフを使って何かを伝えるためにあるわけです。

データを分析する過程では何が不要かはわかりませんので、体裁はグチャグチャでも構いません。

しかし、報告資料に載せる時点では『このデータからはこういう事がわかりました！』と伝える必要があります。

いや、あるはずです。

そもそもメッセージがないなら発表の場に立つ必要がないからです。

何を伝えたいのかが決まれば、それ以外は捨ててしまえばいいのです。

こうやって考えるとエクセルのグラフを作るとデフォルトで出てくる『縦軸』すらいらないことが多々あります。

ポイント③：メッセージを定めて残す情報を決める

ポイント④：カラーメッセージを活用する

グラフに載せる要素をそぎ落とすと、情報が足りなくて不安になるかもしれません。

そんな時には、色を使ってメッセージを伝えることができます。

カラーメッセージの使い方は様々なパターンがありますが、僕がよく使う一番シンプルなものはこれです。

・赤はネガティブ
・青はポジティブ
・その他は黒か灰色

これをグラフに展開するとこんな感じになります。

⑤のグラフでは、1月にA君の貯金額が激増したことから『お年玉でももらってウハウハだったかな？』というメッセージが読み取れます。

また、⑥のグラフでは『お年玉もらって調子に乗って使いすぎちゃったのかな・・・』というメッセージが一瞬で伝わります。

ただし、カラーメッセージには注意点があります。

それはパワーポイントなどの資料として使う場合は、グラフ以外のスライド内の文字や図形と統一したルールを使う必要があるということです。

色ごとのメッセージが統一されていないと、意味が伝わりませんね。

発表の時に冒頭にカラーメッセージを宣言したり、タイトルスライドの端っこに書いておくのも効果的に伝えるポイントになります。

ポイント④：カラーメッセージを活用する

まとめ

今回の記事では給料をもらっている会社員が作るべきグラフのポイント4選を紹介しました。

ポイント①：図の要素を説明する文字を特大にする
ポイント②：余計な情報はそぎ落とし最低限に
ポイント③：メッセージを定めて残す情報を決める
ポイント④：カラーメッセージを活用する

もしこの記事がお役に立てるようであれば、是非社内教育でご活用ください。

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こちらの記事は似たテーマの記事を集めた『大企業のリアル』というマガジンにも登録されています。

大企業イメージと実情のギャップに悩みながら奮闘して改善を目指す姿を投稿していますので、もしよろしければこちらもご覧ください。

大企業社員のリアル｜ケツアゴ新米課長@製造業（フォロバ100%！！）｜note

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