プロジェクトの立ち上げ🚩 ｜これからはじめるプロジェクトマネジメント🔰
本記事は、これからプロジェクトマネジメントを始める方🔰に、私なりの理解で、プロジェクトマネジメントの考え方🤔やポイント💡などをご紹介しています。マガジン形式📒で連載しておりますので、ご興味のある方はこちらも見てみてください。
今回はプロジェクトの最初の段階である「プロジェクトの立ち上げ🚩」をテーマにして、プロジェクトを進めていく前に決めないといけないこと✅や気をつけたいところ⚠️などを、考えていきたいと思います🙂
プロジェクトの立ち上げ🚩は、プロジェクトの範囲を決める大事な作業⛏
プロジェクトの立ち上げの一番の目的は、プロジェクトの範囲を明確にして、やること・やらないことを決めることにあります。なぜならこの範囲を予め決めておかないと、解決したいことや、問題が多すぎて、限られたリソースの中に収まらなくなってしまうからです。なので、限られたリソースの中で最大限のパフォーマンス（成果）🏋️♀️を出すために、プロジェクトで解決したい課題、その理由、目的、やること（解決策）をしっかりと定義する必要があります。プロジェクトの成功に関わるとても大事なフェーズなので、プロジェクトメンバー（クライアント含む）でしっかりと議論して検討しながら進めて行きましょう。
プロジェクトの立ち上げ🚩で最低限決めたいこと✏️
さまざまなプロジェクトがあるため、決めなくてはいけない内容や質は、一概には言えないのですが、今回はどのプロジェクトでも最低限この要素は知っておくべき、決めておくべきと思った項目をご紹介します⭕️
プロジェクト立ち上げ時に決めたい9つのこと📝
背景🗻
現状の課題（解決したい課題）🧗♀️
目的💡
プロジェクトのゴール🏁
プロジェクトでやること🏃
予算💰
体制🤝
スケジュール⏳
その他✅
この内容は、提案書やプロジェクト概要資料として使える内容になります。クライアントや社内メンバー、取引先とプロジェクトの内容をすり合わせたり、プロジェクトで何をするのかを説明する📢ときに使えたりするので、パワーポイントやワードなど一つの資料📝にまとめておくと便利です⭕️
各項目の補足💡
1.背景
プロジェクトを立ち上げるに至った背景を整理しましょう。社会情勢や社内の方針、状況などいろいろあると思いますが、プロジェクトを立ち上げるきっかけとなった状況を整理します。
2.現状の課題：解決したい課題🧗♀️
プロジェクトで解決したい課題を整理します。例えば、営業の新規獲得が減少してきている、経理の○○業務の負担が大きく人件費が増えている、新商品のプロモーションをしたい。などなど、さまざまな課題があると思います。今回のプロジェクトで解決したい課題は何なのか？を定義します。
3.目的💡
プロジェクトの目的を整理します。大体、課題の裏返しのようになりますが、何のためにこのプロジェクトを行うのかを整理して定義します。
4.ゴール🏁
プロジェクトのゴールを設定します。プロジェクトが完了した際に、課題がどのように解決されているのか、どういった効果を期待するのか。を整理して定義しましょう。より具体的で、定量的であるほうがベターですが、プロジェクトメンバー間で納得できる内容であれば良いと思います。
※課題やゴールの設定はとても重要で、短期的な視点と中長期的な視点セットで考える必要があります。この点は、また別の記事でご紹介していければと思います。
5.プロジェクトでやること🏃
プロジェクトでやることを整理します。これは課題に対する解決策となりますので、プロジェクトの課題やゴールに応じて、プロジェクトメンバー間でしっかりと議論、検討した上で内容を決めます。
6.予算💰
プロジェクトの予算を決めます。予算としていくら使えるのか明確にしましょう。
予算が決められない場合は、ざっくりとやりたい内容をまとめて社内の専門部署や外部取引先に見積もりをもらうと金額が見えてきます。
7.体制🤝
プロジェクトメンバーや連絡系統を決めます。プロジェクトにはさまざま人が関わりますが、意思決定するのは誰か？実務を主導していくのは誰か？など誰がどのように関わるのかを整理していきます。最終的に体制図などに落とし込むと良いでしょう。
体制図書き方参考
8.スケジュール⏳
プロジェクトのスケジュールを定義します。これは詳細のスケジュールでなくても良いです。ざっくりとしたプロジェクトの工程とその期間が分かる程度のものをつくると良いでしょう。
概算スケジュールの作り方参考
9.その他✅
その他、取り決めをしておいたほうがスムーズな内容を定義しておきましょう。例えば、プロジェクト進行時の定例会の頻度・日時や連絡手段（メール・チャット）、ファイル共有、タスク管理ツールなどは、予め決めておくとスムーズでしょう。
プロジェクトマネージャーは、本質を見失わないように注意しましょう🤝
プロジェクト期間はものによって、数ヶ月に及ぶものもあります。プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、かける時間やお金が大きくなりますが、その時間やお金の使い方は、プロジェクト立ち上げ時に決めたことが基準になるので、このフェーズはとても重要です。もし、ここで決めたことが、本質的な内容ではない場合、プロジェクトの進行や成果に問題を引き起こしてしまうかもしれません。そうならないように、プロジェクトマネージャーは、常に内容が本質かどうかを意識しながら物事を進めていく必要があります。そのため、上司やクライアントの言いなりのYESマン🤯だけにはならないようにしましょう。たとえ、相手が上司やクライアントであっても意見をいったり、NOや疑問を呈するということも必要です。本質を求めてプロジェクトを進めていくためには、自分の意志や意見をしっかりと持つことが最初の一歩です。
物事を決めるときには、このフレーズ📢を意識したり実際に相手にぶつけてみると本質に近づけるかもしれません（煙たがられない程度にやってみましょう🤗）
まとめ
プロジェクトの立ち上げ時に、何を決めるのか、どんなことに気をつけるのかをご紹介しました。プロジェクトをいきなり任された！ときは、まずこの項目を整理して、関係者とすり合わせして、プロジェクトの範囲を明確にしていきましょう。
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