3人の子供とフリーランスの仕事の書類管理はこうしたらミスがなくなりました。

こんにちは。
私は3人の子育てをしながら、フリーランスの看護師の仕事をしています。

月曜日の今日は夜勤入りのことが多いので、朝はゆっくり自分のやりたいことをやるようにしています。
子どもがいる休みの日ではなく、子どもたちがみな学校に行って、
誰もいないときにやるようにしていることの一つとして、
書類整理があります。

少し前の私だったら、わざわざこのゴールデンタイム的な誰もいないゆっくりできる午前中の時間帯にわざわざ書類整理などせず、
空いた時間や夜みなが寝てからとか、夜中とか、
とにかく書類整理自体をスケジュールに組み込んでやる、
という意識はなかったと思います。

でも、それぞれ学校の用事や学童、塾に習い事、歯の矯正の予約、それに加えて自分もトリプルワークなスケジュールで仕事をしているので、管理するスケジュールも膨大になり、やるべき事務作業も増えました。
そこで、提出遅れなどいろいろミスが出てきたことを反省して、
1週間に一度はやるべき作業がないと思っても、家にある書類を見直す日にしようと、スケジュールをあえて組むことにしたのです。

子どもたちの紙の書類は一人ずつクリアファイルに入れてあるので、
それをすべて目を通し、いらないものは破棄しながら、
やり残しているタスクがないかを確認。
最近は紙の書類がなくて、ネット上でしか確認できない連絡事項も増えてきたので、
スマホの画面には子供たちの連絡事項を見られるアプリをまとめて一つにしておいて、それらも見落としがないかざっと確認します。

今日は整理していたら、娘の習い事のレッスン費の支払いが明日であることに気づきました。
レッスン代っていまだに現金を集金袋にいれて渡す方式なので、
小銭の調達などとても手間がかかるんです。
振込なららくなのに。。。
500円の小銭が必要だったので、夜勤明けにコンビニで崩すとします。

こんな感じでポロポロとやるべきことがでてきます。

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この書類整理をゆっくり時間のある平日の午前中にしておくことで、
何か問い合わせないといけない時にその場で電話できたり、
郵便や銀行にいかなくてはいけないときにすぐにいけたり、
学校の事務などにも問い合わせできたり。
その場で解決できる業務が増えることも、気持ちがすっきりしていいなと思っています。

そして、やるべきタスクをやるだけでなく、
長期的なプランの考えも見直すきっかけになったりします。

例えば、今日なら、子どもの受験にそなえて、模擬試験のチラシをファイルに挟んでおいたのですが、どうしようかなと悩んでいました。
まだ締め切りが間に合うことに気づいたので、
明日、もう一度息子と相談しながら受験対策を考えようかな、とか、
英検の試験の準備、そろそろしないとな、とか、
そういった中長期スケジュールの見直しの時間もとることができます。

隙間時間でババっとできてしまうワーママもいると思いますが、
私は自分の仕事の管理よりも子供のスケジュールの管理の方が苦手で、
ちょいちょいミスしてしまいます。
なので、1週間に1度くらいのペースで、
断捨離もかねて書類と電子データも一緒に、
いらないものはないか確認しながら、整理していくのが、
自分にとって心地よいペースになっています。

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細かい日にちごとのスケジュール管理は、こちらの記事でもアップしています。