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総合商社で審査、経理業務に携わって12年。効率的な働き方で中小企業診断士、税理士(簿記…

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総合商社で審査、経理業務に携わって12年。効率的な働き方で中小企業診断士、税理士(簿記論、財務諸表論)取得。今は2児のパパとして家族との時間作るために業務効率化に励んでいます。忙しくて悩んでいる後輩の力になりたいです。

業務効率化〜メールの捌き方

“仕事時間の半分はメールを読んだり返事している”と言っても過言じゃない気がします。だからこそメールの捌き方には差が出やすく、業務効率化に大きく影響します。そんなメールの捌き方のコツを書いてみたので、ぜひ参考にしてみてください！ 1.基本即レス •仕事ができる/できないは相対的である一方、仕事が早い/遅いは絶対的だと思います(早いだけで仕事ができると思われる)。 その最たる例がメールの返信スピードです。 •ただし、早くてもアウトプットが”粗い“と逆効果なので、何でも即レスす

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    • 業務効率化〜デスクトップの使い方

      周りの仕事のできる人をよく観察して気付いた共通点の一つが、机が綺麗ということです。 さっそく真似して、徐々に書類を捨てていき、部署の異動をきっかけに紙の書類を全く持たない方針に変えることができました(お陰様で在宅勤務しても困らないように)。今も続けられています。 そんな私が次に綺麗にしようと目につけたのはデスクトップです。 仕事ができる人はデスクトップも綺麗ですよね。。 1.デスクトップにはファイルを保存しない！ まずは、デスクトップにファイルを置くデメリットをお伝えし

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      • 業務効率化〜仕事から逃げるのではなく、追いかける

        周りの同僚•上司•後輩をよく観察すると、2つのタイプに分かれることに気付きませんか？ いつも忙しい人 いつも余裕がある人 おそらく大多数の方が1.ではないでしょうか。 いつも夜遅くまで仕事していて、時には週末も仕事をしていて、いつも忙しそう。。 　”忙しい” 　”暇になったら休みを取る” 　”私はこんなに残業しているに、なんでxxさんは 　　早く帰れるのか、きっとxxさんは仕事が 　　少ないに違いない！不公平だ！” 　”また飲み会に遅れそう” 　“メール読む暇ないんだ

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        • 業務効率化〜Outlook活用術②スケジューラー(未来先取り、上司)

          前回に引き続きoutlookのスケジュール機能の活用法を紹介します。 ◾️それは毎月、毎四半期、毎年定期的にやっている業務を予定表に登録してしまうことです。 年齢が経てば経つほど記憶力は下がるのに、やる仕事は増えていくので、段々覚えられなくなっていきます。(因みに当方はプライベートでやらなければいけないこと、飲み会予約、嫁さんにお菓子買って帰る等も忘れないように登録しています) 思い出さなきゃいけないことをなるべく減らして脳の記憶容量を広げましょう。 毎日の勤怠記録登

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        業務効率化〜メールの捌き方

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          業務効率化〜Outlook活用術①スケジューラー

          大多数の方がoutlookを使っていらっしゃると思いますが、私はこのoutlookのスケジュール機能を自分なりにアレンジして活用しています。 それは作業時間を予定表に登録してしまうことです。 大多数の方がもったいないなと思うのは、時間ができてから作業時間を確保しようとしていることです。 でも、仕事を始めてみると、予想外に会議が長引いたり、何かトラブルが起きて優先的に仕事をしなくてはいけなかったり…気がついたら夕方になって、やっと上司も帰ったから自分の時間が持てる、と言っ

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          業務効率化〜Outlook活用術①スケジューラー

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          業務効率化〜仕事のさばき方③キングスライム問題

          最初出会った時は簡単なタスクだと思って後回しにしていたら、気がついたらタスクに囲まれて手に負えなくなる！という経験ありませんか？ 私はこれをキングスライム問題と勝手に呼んでいます。 最初出会った時はスライム(レベル1)。そのスライムを退治せず放置していると、順調に2匹、3匹と増えていき…気が付いたらキングスライム(レベル10)に変身！！ レベル1のスライムが10匹いても、1匹ずつなら倒せるのに。 キングスライムになると自分のレベルでは手に負えない…。 この現象から得られ

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          業務効率化〜仕事のさばき方②ボールはどこ？

          仕事って目に見えなくて捉えづらいですが、立体的に捉えるいい方法があります。 それはタスクをボールに見立ててイメージすることです。 仕事を頼まれた時＝ボールを受け取ったと捉え 今自分が何個ボールを持っているのか 自分がキープしすぎているボールはないのか このボールは今誰が持っているか と考えるようになると、まるでサッカーでもしているような感覚になり、自分が置かれている状況、周りの状況が見えるようになります。(自分が試合中のプレイヤーであるかのような感覚を私はイメージ

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          業務効率化〜仕事のさばき方①計画性

          言われてやる人→普通 言われてもやらない人→ヤバイです… 言われる前からやる人→一流 言われる前から計画している人→超一流!! 会社の経営と一緒かなと最近思いますが、予測できないことを予めいかに減らせるか、が業務効率化のポイントだと感じます。 そのためには計画作りが大事です。 計画の作り方に悩んだら、以下もご参照ください。 完璧な計画を作ろうとしな、まずは作ってみる を忘れずに！ ◾️所属1年目→ ①自分が所属しているチームの去年の月報を見る。 ②チームに去年までいた人

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          業務効率化〜仕事のさばき方①計画性

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          業務効率化〜問題解決①わからないことへの対処法

          今まで10人近くの後輩と組んで仕事をする(後輩に仕事を任せて、後輩が成果を自分に報告する関係)機会がありましたが、後輩の皆さんは大きくわけて２つのタイプに分かれていました。 タイプA:自力で何とかしようとするタイプ タイプB:自分で考えずにすぐに人に聞くタイプ です。 どちらのタイプも得意なこと/苦手なことがありますが、今日はタイプAの方について紹介します。 このタイプに共通しているのは、100点満点を取ろうとしていることです。 私見ですが、比較的いい大学を出ている人、完

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          業務効率化〜問題解決①わからないことへの対処法

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          業務効率化〜新しい部署に異動したときに知っておくと得する仕事術①(whatよりhow)

          タイトル、何のことだろうって感じですよね。。 この優先順位間違えている人多いと思いますが、仕事の知識より仕事のやり方を優先して覚えよう！というものです。 自分の経験も交えつつ説明させてください。 1. 10年目の異動(社内転職)、ゼロからのスタート うちの会社では平均して3、4年に一度、若手だとだいたい2年に一度部署異動があります。 当方も何度か異動を経験していますが、1番印象に残っているのは10年目の異動です。 それまでのキャリアと違う部署に初めて異動することになり、

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          業務効率化〜新しい部署に異動したときに知っておくと得する仕事術①(whatよりhow)

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          業務効率化〜習慣化②

          前回に続いて自分が習慣化していることを紹介します。 それは、業務の記録をつけることです。 業務の記録というとちょっと構えてしまうかもしれませんが、日記のようなものです。 用意するものはエクセル。シートにその業務名を書いて、日付と何をしたか、をつらつらと上から書くだけです。 例えば…下記のような簡単なメモです。 　2月1日　決算分析資料作成。15時に上司に見せる予定が17時になった このぐらいだったら書けそうですよね！ この毎日の積み重ねが後々効いてくるんですよね。

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          業務効率化〜習慣化②

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          業務効率化〜習慣化①

          まだ10数年しか働いていない自分が言うのも何ですが、当たり前のことを毎日少しづつ続けることができると自信にもなりますし、その積み重ねが”少しずつ、でも着実に”仕事の能力を上げてくれます。 自分がやっているちょっとした習慣を紹介します。 一つ目は 毎日学ぶ時間を30分確保する “暇になったらやろう!”と思っていること…できていますか？ 結局やれずに現在に至る人多いのではないでしょうか。 回覧雑誌が机に積み上がっている人、後で見ようと思っている研修資料がメールボックスに溜

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          業務効率化〜習慣化①

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          業務効率化〜ムダのない会議

          気がついたら打ち合わせばかりで1日が終わって、何も仕事進んでないってことありませんか？ 若手の頃は特に、先輩がセットした会議は出なければいけないし、出席したものの何も喋らないで眠気に耐える…みたいなことが多かったのを思い出します。 会議のセッティングが上手な先輩を真似したり、試行錯誤したりして見つけた、ムダのない会議のポイントをお伝えします。 目的のない会議は行わない。 “とりあえず時間をください”と言う人いませんか？まずは何を悩んでいるのか、即話を聞くようにしてくださ

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          業務効率化〜ムダのない会議

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          業務効率化〜休暇の上手な取り方

          どこの組織に行っても”いつも忙しい人”いますよね。 いつも忙しい人に限って、 　”忙しくて休暇が取れない””暇になったら休む” というのが口癖で、2、3日前になって急に、 　”5日以上休暇を取らなければいけないのに、忙しくて今まで休みが取れなかったから来週休みます” と言ってきたりします。 かく言う自分も若手の時そうでした…。タチの悪いことに、そんな忙しい自分に酔っていた気がします。 周りを観察していると、仕事ができる人、早い人は休暇を取るのが上手ですよね。段取りが上手

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          業務効率化〜休暇の上手な取り方

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          業務効率化〜早起きは三文の得すぎる

          仕事を早く終わらせたい。 でもどうしていいかわからない。 迷ったらコレです。 朝早く起きて、仕事をしましょう。 一番即効性がありますし、一番大事なことだと思います。 仕事ができる人の記事、本を読み漁りましたが、どこでも必ず書かれています。 一般的なメリットは以下でしょうか。 ①電車が空いている ②朝早く行くと誰にも邪魔されない(電話も鳴らないし、メールも来ない) ③仕事ができると思われる(？) 自分は後輩を指導する立場なので、日中彼ら彼女らの話を聞いてあげたいので、

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          業務効率化〜早起きは三文の得すぎる

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          業務効率化〜業務外の時間の使い方

          仕事を効率的に進めるには、業務外の時間の使い方も大事だと思います。今回は2点紹介させて頂きます。 1.パソコンを閉じて業務を終了した時はメールを見ない。 メールが来てないか気になって確認したくなる誘惑に襲われることもあると思います。ただ、たとえメールを読んでも、パソコンで他の資料とか確認しないと返信できないことが大半で、その場で答えられず、結局翌朝もう一度同じメールを読み返すことになるので、無駄になります。 翌朝早くからメールチェックすれば良いので、夜メール見るのはやめ

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          業務効率化〜業務外の時間の使い方

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