業務効率化〜デスクトップの使い方

周りの仕事のできる人をよく観察して気付いた共通点の一つが、机が綺麗ということです。

さっそく真似して、徐々に書類を捨てていき、部署の異動をきっかけに紙の書類を全く持たない方針に変えることができました(お陰様で在宅勤務しても困らないように)。今も続けられています。

そんな私が次に綺麗にしようと目につけたのはデスクトップです。
仕事ができる人はデスクトップも綺麗ですよね。。

1.デスクトップにはファイルを保存しない！
まずは、デスクトップにファイルを置くデメリットをお伝えします↓

• どこに何が保存されているかわからない

• パソコンが重くなる

• 共有フォルダに保存されていないので、その人が休むと他の人がフォローできない→だから休めない

デスクトップに保存しているファイルを削除することから始めましょう！

2.ショートカットを保存するのはOK
よく使うフォルダ、今取り組んでいる業務に関係するフォルダへのショートカットをデスクトップに保存するのは、むしろ業務効率化になると思います。

因みに私はデスクトップの使い方も工夫していて、4つぐらいの領域に分けてショートカット等を保存しています(保存のしすぎは注意、定期的にメンテナンスを)

◾️左上　業務①(四半期毎ぐらいに来る定期的な業務(重め)。個人ではなくチームでやるもの)

◾️左下　業務②(個人で担当している業務(重め))

◾️右上　よく見るデータ、システム

◾️右下　今後1か月ぐらいで来そうな業務＋毎週•毎月来る定期的な業務(軽め)

分け方は人それぞれやり方があるかと思いますが、場所の概念を取り入れているので、”あの業務やらなきゃな” “毎週やってるから右下にショートカットあったな”といったように、検索に手間取ることはありません。

フォルダが体系的に整理されている場合、そもそもショートカットを保存する必要もないですが、残念ながら共有のフォルダが洗練されている部署に出会ったことがないので、自分で工夫しています。

(参考)ショートカットの名前を工夫する
ショートカットの頭にA.とかB. とか順番に付けておくと、検索しやすくなります。

デスクトップ上でaとタイプするだけで、そのショートカットを選択できて楽です。