業務効率化〜休暇の上手な取り方

どこの組織に行っても”いつも忙しい人”いますよね。

いつも忙しい人に限って、
　”忙しくて休暇が取れない””暇になったら休む”
というのが口癖で、2、3日前になって急に、
　”5日以上休暇を取らなければいけないのに、忙しくて今まで休みが取れなかったから来週休みます”
と言ってきたりします。

かく言う自分も若手の時そうでした…。タチの悪いことに、そんな忙しい自分に酔っていた気がします。

周りを観察していると、仕事ができる人、早い人は休暇を取るのが上手ですよね。段取りが上手いから休暇を取るのが上手だと思うのですが、試行錯誤を経て身につけた、休暇を上手に取る方法を自分なりにまとめてみました。

1. 休暇前　

   • 3ヶ月先の仕事の予定を立てる。繁忙期を避けて休暇を取るのは基本だと思いますが、その為には繁忙期を知っておく必要があります。部署異動1年目だとなかなか繁忙期を想像しづらいですが、その時には周りの人に聞いてみましょう。特にオススメなのが、休暇を取るのが上手い人、仕事が早い人に聞くことです。

   • 業務の棚卸しをしておく。休暇中に誰かにフォローしてもらう必要が出てくる場合、事前にその人に論点を伝えておく必要がありますし、そのためには普段から業務の棚卸しが必要です。また、休み中は”誰かがフォローしてくれるからいいや”というのはマナー違反で、なるべく自分がいる間に片付けるというのが責任感ある行動だと思います。

   • 休むことを上司や先輩、後輩、業務上関わりのある組織外の人に事前に伝える。普段の会話で”この時期に休みを取ろうと思っている”というのを言っておくと、周りも休暇に備えてくれたりします(大事なのは事前に言うこと)。テクニック的には、outlookの予定表で自分の休暇の予定を前広に入れておく(ブロックしておく)と、余計な予定(会議等)を入れられることはないので、なるべく早く入れておくのがオススメです。

2. 休暇中

   • 休み中はメールを見ない！休み途中でメールを見ると、返信したくなる気持ちに囚われて、休みが休みでなくなります。また、返信をしたら仕事をしていると思われて、メールが止まりません。(ただし、長期間休みを取ったときは、休暇最終日の夜とかに、明日の業務の予習用に見るのはアリかと思いますが、なるべく避けましょう。)

3. 休暇後

   • 休み明けの朝は普段以上に早く出社して、メールの返信等を一気に片付けましょう。休み明けは休み中にフォローしてくれた上司や同僚からの相談や連絡が多いので、その時間に備えて自分がやるべきことは先に片付けておくのがオススメです。

   • 仕事のペア組んでいる後輩がいる場合、後輩が自分の休暇中に対応してくれたことをレビューするmtgを短い時間でも良いので、必ず取りましょう。

自分の休暇の取り方の型ができたら、ぜひ周りで休暇が取れずに困っている人の力にもなってあげてください。特に若手だと”休みを取るのが申し訳ない”と勘違いしている人もいるので、後輩のためにも率先して休暇を取りましょう！