業務効率化〜Outlook活用術②スケジューラー(未来先取り、上司)

前回に引き続きoutlookのスケジュール機能の活用法を紹介します。

◾️それは毎月、毎四半期、毎年定期的にやっている業務を予定表に登録してしまうことです。

年齢が経てば経つほど記憶力は下がるのに、やる仕事は増えていくので、段々覚えられなくなっていきます。(因みに当方はプライベートでやらなければいけないこと、飲み会予約、嫁さんにお菓子買って帰る等も忘れないように登録しています)

思い出さなきゃいけないことをなるべく減らして脳の記憶容量を広げましょう。

毎日の勤怠記録登録、週報、月報、…こういった定例業務はスケジューラーに登録しておけば、絶対忘れません。

◾️上司とその上司、よく仕事をする同僚、後輩、チームメンバーのスケジューラーの直近2週間ぐらいざっと見る習慣をつけるのもオススメです。

私は上司とその上司、隣の課(室)長の予定は毎朝業務を始める時ざっと見ます。これだけでどのタイミングで報告すべきか、イメージがつきます。”午後3時から大事な会議が入っていると思いますので午前中15分時間頂けますか？”ぐらい言葉を添えておくと、”おっ、こいつわかってるな”と思ってくれます。(多用しすぎると鼻につくので注意！)

自分が報告したいタイミングではなく、相手が報告してほしいタイミングで業務を報告したり相談したりするとスムーズに進みます。