業務効率化〜Outlook活用術①スケジューラー

大多数の方がoutlookを使っていらっしゃると思いますが、私はこのoutlookのスケジュール機能を自分なりにアレンジして活用しています。

それは作業時間を予定表に登録してしまうことです。

大多数の方がもったいないなと思うのは、時間ができてから作業時間を確保しようとしていることです。

でも、仕事を始めてみると、予想外に会議が長引いたり、何かトラブルが起きて優先的に仕事をしなくてはいけなかったり…気がついたら夕方になって、やっと上司も帰ったから自分の時間が持てる、と言って作業を始めて、夜遅くまで残業して終わらせて…

簡単な解決策があります！

会議と同じように最初から作業時間を予定しておくのです。可能なら小さな会議室も予約して籠って集中して作業してもいいでしょう。
大事なのは予定表に入れることで、自分の予定をブロックし、周りからそれがわかるようにすることです。
予定表を入れておくと、周りの人間も自然とそこを避けて会議の予定を入れてくれますし、時間が確保できます。

因みに私は以下のような色分けをして予定表に登録していますのでご参考まで。

1. 締切→赤色

2. 作業時間の確保→黄色

3. 休暇→緑色

4. 会議→無色