業務効率化〜ムダのない会議

気がついたら打ち合わせばかりで1日が終わって、何も仕事進んでないってことありませんか？
若手の頃は特に、先輩がセットした会議は出なければいけないし、出席したものの何も喋らないで眠気に耐える…みたいなことが多かったのを思い出します。

会議のセッティングが上手な先輩を真似したり、試行錯誤したりして見つけた、ムダのない会議のポイントをお伝えします。

1. 目的のない会議は行わない。

   • “とりあえず時間をください”と言う人いませんか？まずは何を悩んでいるのか、即話を聞くようにしてください。目的がよくわからない会議の依頼が来た時は、すぐに電話をするのですが、話してみると意外に電話で解決してしまい、打ち合わせする必要なかった、ということがよくあります。

2. 会議は15分単位で設定する。

   • “決まらなかったら困るからとりあえず1時間”って会議を設定していませんか？　長くても30分で十分ですし、身内同士であれば15分で終わるものもありますので、とりあえず1時間はやめましょう！不思議なもので、1時間の会議をセットすると1時間使い切りたがるのに、30分の会議をセットすると30分で終わらせようとするんですよね。

3. 会議で使う資料は、必ず事前に送る/送ってもらう。

   • これをやることのメリットは、①自分の頭が整理できる②参加者に事前に意見(答え)を用意してもらえる③自分が事前に意見(答え)を用意できるです。3.をするから、2.ができる、という関係性になっています。

4. 会議が終わったら、ポイントだけ書いたメールを参加者に送る。

   • 会議が終わると、次の会議が始まったり、作業に時間を取られてしまい、後回しになりがちですが、打ち合わせの後すぐにポイントだけ書いたメールを参加者に送るのは有効です。

   • 段々慣れてくると、会議の最後にラップアップを自ら行うようにすると、参加者が共通の認識を持て、次やらなければいけないことが明確になり、仕事が早く進みます。仕事は正確性よりスピードの方が大事ですのでなるべく早くやることをオススメします。