【MANAGEMENT】VOL.9 ---【 マネージャーが普段から やるべきこと 】--- 重要な23のマネジメント・ポイント

「マネージャーは、何を普段からやらなきゃ いけないんですか？！」との質問を、私どものセミナー講師補佐（講師助手）いただきました。
　
「マネージャー職」と、私どもが講師を勤めるビジネス・セミナーにおける「主任講師」及び「講師」は、マネージャーと同等のスキルを必要とします。　

つまり、この質問は「私たちが普段から やらなければならないこと」という「自分たちの戒めのため」になされた講師補佐からの質問だったわけです。
　
質問されて、正直、唸りました・・・　
　
漠然、混沌としていることを「ポン」と答えられない。せっかくの機会だ！ と思ったので、セミナーでレクチャーしている「情報可視化整理法」で、まとめてみました。
　
「３時間」ほどかけて「情報可視化整理法」で導き出された項目は、なんと23箇条にもなってしまいました。
　

１）「分ける」＝「分かる」の実践。

まず、仕事を（カードを使って）細かく分解する。分解したうえで優先順位をつけ「シンプルな箇条書き」でまとめる。そうすると「優先順位」がより明確になります。
　
そのうえで、カードを並べ替えて「すごろく」に仕立てる。優先順位と時間順位の「２つの角度」で、仕事を「見抜く」ということを心がけてください。

２）正確に、そして 速く。
　
仕事をするうえで、もっとも手間がかかり、モチベーションまで下げてしまうのが「ポカ」「うっかり」といったもの。優先すべきは「正確さ」です。
　
とはいえ、のんびり ゆっくり では、プロフェッショナルとは言い難い。「正確なうえに速く」がプロフェッショナルの証。正確さとスピードにこだわる。

３）さらに改善。さらに効率アップ。
　
正確であることは仕事の基本中の基本。そして、仕事はスピードを上げてこなす。さらに「早く手を付けること」も非常に大切なポイントになってきます。
　
もうひとつ、道具を用意する。順番を変えるなどして 仕事量を減らさず、時間を短くできる方法はないものか？ と、常に仕事を疑問視する。これも大切です。

４）現実の細分化×自問自答による改善。
　
通常業務には、常に「ボトルネック」がついて回ります。業務すごろくを作ったら、必ず「仕事が詰まるタスク」がある。それを常に自問自答して解決する。
　
何事も「細分化」してから「自問自答」をする。自問自答は「細かく分けられた問題」にしか対応しません。大雑把な問題に自問自答しても何の役にも立たないのです。

５）速いジャッジ。早いジャッジ。
　
迷ったら「やる」方を選ぶ。「やってみて間違うタスクを見つけて、とっとと自問自答をして修正をかける。ドンドン精度を上げる。」これがプロフェッショナルの基本。
　
迷って「失敗しそうだから やめておく」「損しそうだから やめておく」こういう人は、必ず 動いた結果 成功した人を「後でやっかんで陰口パターン」に陥ります。

６）JOBの整理、スケジュールの整理
　
仕事をしていて最悪なのは「どこにいった？」とモノや資料を探すこと。封筒に資料をまとめて決められたところに置く。これをするだけで ロス時間はなくなります。
　
そして、複合JOBを 時系列で 複数 計画管理していくものがスケジュール帳。スケジュール帳を使って計画ができない人ほど「忙しい 忙しい」と段取りの悪さを棚に上げて大騒ぎしたがります。

７）情報のスピード キャッチ＆リターン
　
共有しているSNS（facebook Messenger・LINE・チャットワーク）といったもの、プラス 仕事上のEメールを 自分から ジャンジャン確認しに行く。早く情報を掴む。
　
そして、早く「この情報を受け取った！」と印を残す。問合せなら速攻で対応。Eメールなら 即返信。この動きが遅い人は 必ず 自分の業務でミスやトラブルを引き起こします。

８）期限を自分から決めてしまう
　
よく耳にする言葉に「そのうち」「ひまな時に」「何かありましたら」といった「ぼんやりとした言葉」があります。こういう人は「期限」「目的」という感覚がない人。
　
こういう言葉を使う人の言われるままに仕事をすると、必ずトラブルや予定外のフォローをすることになります。期限は「いつまででOK？」と自分の方から切り出して決めてしまいましょう。

９）完了報告、40％チェック、トラブルホットライン
　
仕事が終わったら「SNSで静かに報告」です。うまくいって当たり前の世界で仕事をするなら 淡々と完了報告を行う。仕事ができない人ほど「終わりました」「できました」と大騒ぎをしたがります。それはやめておきましょう。
　
仕事は40％のところで摺り合わせするのが基本。最初から 摺り合わせのスケジュールを相手と組むこと。そして、段取りと違うことが発生したら 依頼者・発注者に「速攻で電話連絡をする」のがプロの仕事の当たり前です。

10）指示されたことが先、やりたいことは後
　
自分は、これがやりたい。依頼された仕事は、自分のやりたいことじゃないから やらない。などとバカなことを言い出す人も世の中に増えてきた昨今ですが・・・
　
指示されたことは「これは全面的に、あなたに任せる」と言われるまで、継続してトコトンやり通す。指示されがことが先なのです。それが「信用」と「信頼」を得る秘訣。

11）小さい依頼業務は瞬殺する
　
小さい仕事を依頼された時に、お願いメモを書くか？ それとも スケジュール帳の「TO DO リスト」に加えるか？ はたまた「その場で終わらせてしまう」か？
　
小さいTASKを依頼された時に、最も効率的なのは「その時に 瞬殺してしまう」ということ。連絡を入れておきます。なんて言っている時間に、パッと電話をかける！

12）鳥の目＋蟻の目 で 仕事を見抜く
　
まず「現場 現物 現実」が どうなっているのか？ それを「蟻の目」で確認する。何があろうと「現場 現物 現実」を確認する。そこから全てが始まります。足を運ぶ！
　
次に「関わってくる全ての人・モノ」を「鳥の目」で、しっかり見る。受講生と自分だけでなく、受講生の顧客、受講生の上司、受講生のいる会社の全体まで見渡して、何をどうするのか？ それを組み立てていく。

13）相手の求める目的をいちいち把握して動く
　
小さなタスクでも、必ず「目的」を確認する。その習慣化のために「お願いメモ」があります。当然、JOBならJOBで、それぞれ、顧客ランクに合わせた「目的」がある。
　
上得意ランクなら「今までの1.5倍以上売れなきゃいけない」のが目的。得意顧客ランクなら「確実に今より売上があがる」のが目的。一般顧客ランクなら「売上より 自分がホメられること」が目的。それぞれの目的を見抜いた仕事をしていくこと。

14）最優先するべきものを 間違えない。
　
トラブルが起こった時ほど、優先順位がわからなくなりやすい。優先順位は常に「命」「家族恋人のピンチ・親類の冠婚葬祭」「常連上得意からの依頼」「共に学び働く仲間のヘルプ」「普通レベルの顧客対応」最後に「自分の趣味」の順番。
　
この順番を、トラブルになった時に、すぐに「ブレず」に引っ張り出せるように。迷ったら、この順番で 優先順位を決めていくこと。これがマネージャーのとるべき優先順位です。

15）息を抜くべきところで 息を抜く
　
何事も、ひとつに分解したことを徹底的に集中的にやる。やる時は徹底的に。そして、休む時は しっかり休む。そして、一気にひとつのことを徹底的に集中的にやる。
　
ながらにしない。あれもこれも同時しない。大雑把にまとめて やろうとしない。分解して１つずつ徹底的に。集中が途切れたら 迷わず休む。メリとハリの区別は大切です。

16）作業ごとの環境を整備する。
　
何でもかんでも 同じデスクで・・・ こんなに作業効率の悪いことはありません。調査は外で、レポート整理は大きなテーブルで。セルフコーチングは人が来ない場所で。
　
企画をするのは 町を1人で歩きながら、作業をするなら広い作業台を使って。適材適所、仕事の種類によって 仕事をする場所を変える。これが 効率的な仕事をする秘訣です。

17）睡眠不足は 仕事の敵 
　
とにかく、寝る時間には しっかり寝る。睡眠不足ほど「頭脳労働」を邪魔するものはありません。眠たければ昼寝でも何でもした方が良いと 多くのプロが言います。
　
仕事ができない人が作業をしているなら「休むな！」「機械のごとく働け！」となるのでしょうが、ここにいる講師陣営は「頭脳労働者」です。眠たきゃ寝ろ！

18）美味いものを食べなさい 
　
食事には しっかり気をつかうこと。お金をかけるか？ 手間をかけるか？ どちらか しっかりと選びなさい。お金がないなら 手間をかけなさい。手間がかかったものを食べなさい。
　
ヘッドオフィスに来たことがある人なら 知っているハズです。冷たい飲み物には講師陣営が 手間をかけて準備する「かちわり氷」を使います。なぜか？ それが いい体調をキープするからです。

19）誰も喜ばないことは、やらない
　
誰もが「ムダなことはやらない方が良い」ということは理解できると思います。私たちにとってのムダは「誰も喜ばないこと」です。業務を細かく見直してみてください。
　
自分の持ち物を見直してみてください。「誰も喜ばないこと」に、時間やお金を使うことほど ムダなことはない。単なる自慢のために使う時間や お金ほど ムダなものはないのです。

20）できない仕事は 引き受けない
　
たとえ、それが小さなタスクであれ、できないことは 引き受けないに限ります。引き受けて 空中分解させることほど 信頼を失うことはありません。できないなら 謝る。
　
ただし、ブレーン達が連携すればできるのなら引き受けてください。我々は個ではなく「チーム（アライアンス）」で動いています。チーム（アライアンス）で できるなら できるのです。

21）最新情報を更新し続ける。
　
常に最新情報にアップデートし続けてください。何かの仕事を受けたら、必ず「自分の感覚が古びていないか？」を、現場 現物 現実を見て、確認してください。
　
私たちが提供するものは、常に「最新の流行にのったもの」でなければなりません。「流行っていないもの」に、お金を払うユーザーはいません。

22）直接の苦言は、喜んで聞き入れる。
　
まず、私たち自身が気をつけるべきこと。それは「クライアント」や「ここにいる仲間」の「陰口」を絶対に言わないこと。言うなら「直接 表立って言う」こと。
　
そして、苦言やアドバイスを言われた人は「教えてくれて、ありがとう。よそでハジをかかずにすみました。」と、しっかりとアタマを下げ感謝の気持ちを伝えること。

23）ワリカンを徹底的に実践する。
　
相手が誰であれ、それが職場であれ「助けていただいた相手」には、必ず「ワリカン返し」で「お礼」をする。それが上司と部下でも、必ずワリカン返しのお礼をする。
　
誰かに プレゼントをいただいたり、ごちそうになった時には、必ず「ワリカン返し」をする。今度はない。いますぐする。今すぐ「借り」を返してしまう。大切なことです。

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あえて、１項目ずつの詳細説明にせず、箇条書きで並べてみました。ひとまず、これが「講師助手」からの「自分たちを戒める」という目的での質問リクエスト。私たち ビジネスセミナー講師陣営の１人ひとりが、日頃から気をつけて行動しなければならい「行動規範」のようなものにもなりました。