報連相が上手くいくコミュニケーションのコツ
今回の記事はこんな方におすすめ！
☑報連相が上手くできない
☑部下の報連相について指導したい
☑どのように報連相してよいか分からない
報連相は社会人としてとても重要なスキルだと言われている。
しかし、ただ報告、連絡、相談をしろと言われるのみで、上手に報連相をするコツや技術は教えてくれないのが現実だ。
あなた、もしくはあなたのまわりにも報連相が苦手な人はいないだろうか。
「何を言っているか分からない」と言われたり、「そんな話なら後にして」と怒られたり、
言わなくても怒られ、言ったら言ったで怒られ、どうしたらよいか分からなくなることだろう。
今回は、報連相が上手に出来るコミュニケーションのコツを解説する。
遠慮は不要
特に新人に多いのが、「こんなことをわざわざ報告しても良いのかな」という悩みだ。
結論から言うと、細かいことでも報告しておいた方が無難だ。
言わないで怒られるよりも、伝えておいた方が後で問題になることはない。
まずは、伝えない方がよいかという遠慮は不要であることを覚えておこう。
細かいことでも報告し、相手があまり重要視していないようなら、次からそのことについては特に報告はいらないだろう。
反応がわかりにくかったら、「今後も報告した方がよいでしょうか」と確認するのも一つだ。
人によって、報告して欲しい事柄には差があるため、細かいことでもまずは報告しておくことが無難だろう。
結論から述べる
「結局何の話？」と相手にイラつかれたことはないだろうか。
この指摘の仕方が良いか悪いかは別として、聴き手の心情になれば、まずは何の話なのか理解したいということはよく理解できるだろう。
それにも関わらず、ことの経緯から話始めてしまっては、話の行きつく先が見えずに相手も不安になるのである。
報連相におけるコツは、結論から話始めることである。
「お客様からクレームがありまして、そのご相談をしたいのですが」
この様に述べれば、相手も「クレームでの相談」という前提でその後の話を聞くことが出来る。
事態を早急に理解できるか出来ないかはその後の対応にも大きく影響するものである。
結論から話ことで、相手の負担をさげたり、今後の動きのとりやすさを支援することが出来る。
そもそも、話というのは結論から話した方が伝わりやすいのだ。
円滑なコミュニケーションをとるためにも、まずは結論、その後に経緯、そして結論を再度述べるという順序で話してみよう。
→上手な伝え方の公式
自分の報連相したい内容も明確になり、一石二鳥だと感じるはずだ。
○○という言葉を付け足す
どんな時でも、タイミングの悪い人物というのは存在するものだ。
上司に報告しようとしても、「後にして！」と言われたり、話始めたはいいが、「長くなるならやっぱり後にして」と言われたり、なんとも人とは難しいものだ。
しかし、簡単にこのようなすれ違いを避ける魔法の言葉がある。
それは、「今お時間よろしいでしょうか」である。
報連相を行うまえに、相手に話を聴く時間があるかどうか確認するのだ。
相手が時間があればその場で聴くだろうし、時間が無ければ改めて聴く時間を設けてくれるだろう。
この様にすることで、相手が都合の悪い瞬間に話始めるというミスは侵さないだろう。
これだけでも十分通用するが、私はさらにこの魔法の言葉を発展させている。
例えば、ちょっとした報告であれば「1分だけよろしいでしょうか」
重要な報告であれば、「〇〇の件なんですが、今報告してもよろしいでしょうか」というようにだ。
一つ目は、自分がこれから話す内容にかかるおおよその時間を伝えることで、相手も今聴けるかどうかを吟味してくれるのだ。
「1分なら聴けるな」「5分もかかるなら後にしてもらおう」という様にだ。
また、かかる時間によって、報告事項の重要度もおおよそわかるだろう。
二つ目も、あらかじめ何についての話かということも伝えておくことで、相手に今聴くべきか、そうではないかを吟味してもらっている。
「今かかってきている電話の件なのですが」と言っているのに後回しにする人はいないだろう。
しかし、この様な場合でも「お時間よろしいですか」だけでは後回しにされる可能性も十二分に考えられる。
この様な小さなすれ違いを避けるためにも、是非魔法の言葉を使用して欲しい。
最後に
今回は報連相のコツについてお話した。
今回紹介した基本に加えて、相手に合わせて伝え方を変えるのという事も大切な要素だ。
相手のタイプを見極めて、相手の好む報連相を行う様にしてみよう。
最初は難しいが、何度もコミュニケーションをする事でコツが掴めてくる。
→相手のタイプは“遅刻”で見極める！
コミュニケーションの基本は相手に合わせる事だと覚えておこう。
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