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【そのまま使える】毎朝自動更新されるTODOリスト (Google スプレッドシートとGoogle Apps Script版)

KCompany

こんにちは!KCompany代表のケータです!

本日は自分自身が日々使っているTODOリストの紹介をします!
もし使ってみたいという方がいらっしゃったら、ページの最後の部分をご確認いただければ幸いです。

「GASとスプレッドシートで動くタスク管理のためのTODOリスト」を作った背景

出落ちみたいになってしまいますが、実は筆者はTODOアプリに詳しい方ではないです。どちらかというと、TODOアプリ自体の操作を覚えるのが面倒だな〜というような性分でして、メモ帳とかGoogle Keepとかを使ってました。(余談ですが、めちゃくちゃ忙しい時はアナログな付箋を使ってます)

メモ帳やGoogle Keepは手軽で良いのですが、日々のルーチン業務とか翌日まで引き継ぐタスクが増えてくると、チェックボックスの更新がめんどだな〜と感じるようになりました。

仕事柄スプレッドシートを良く使っており、GAS(Google Apps Script)をいじっていることから、じゃあこの組み合わせでTODOリストアプリもどきを作ってみるか、となったわけです。

なお、世の中には様々なTODOリストのアプリがあるのは重々承知でして、おそらく今回のものなんかよりよっぽど優れてるものはあるとは思います。ただ、日頃から使いなてるUI/UXで、かつ自分好みに手軽にカスタマイズもしていけるというのは、ちょっとした利点になるのではないかな、と思ったりもしています。

「GASとスプレッドシートで動くタスク管理のためのTODOリスト」の画面イメージ

スクリーンショット 2021-01-29 19.04.11

上記は、作業してる当日のイメージです。毎日行うものも書き出してるのですが、これらを翌朝、初期状態にするのが面倒なので、自動化した感じです。実際に翌朝になると、以下のように新しいシートが追加され、初期化&完了したタスクは削除されるといったイメージです。

スクリーンショット 2021-01-29 19.04.33

「GASとスプレッドシートで動くタスク管理のためのTODOリスト」で出来ること

・TODOを箇条書きにできる(当たり前……)
・進捗状況の管理。「待機中」(初期状態)、「完了など」。
・翌朝になったら、必要なTODOだけ残して進捗が初期状態になる。

ざっくりとこんな感じです。

「GASとスプレッドシートで動くタスク管理のためのTODOリスト」のより詳細な説明

項目と定義

スクリーンショット 2021-01-29 19.04.11

①に各項目があります。②は進捗ステータス、③が翌日も残すタスクかを判別するフラグのようなものになります。

①「No.」:自動入力。row関数で自動連番できるようにしてあります。
①「ルーチン/非ルーチン」:手動入力。ルーチンタスクなのかそうじゃないのかを分けるために用意してあります。それ以外の文字を入れても動作します。
①「種類」:手動入力。TODOのカテゴリを分けるために用意してあります。好きな内容を入力できます。
①「種別」:手動入力。同じくTODOのカテゴリを分けるために用意してあります。自分は時間帯を区切るイメージで使ってます。好きな内容を入力できます。
①「TODO」:手動入力。TODOそのものを入力する部分です。好きな内容を入力できます。
①「工数」:手動入力。作業時間の見積でもログでもどちらでも。好きな内容を入力できます。
①「進捗」:プルダウン入力。TODOの進捗状況の管理のために用います。また、プログラムとも連携してるので状態管理には注意が必要です。詳細は後述します。
①「翌日継続」:手動入力。TODOの継続管理のために用います。また、プログラムとも連携してるので状態管理には注意が必要です。詳細は後述します。
①「期日」:手動入力。締切の日付を記載します。実際は今日やるものと後回しにするものの仕訳する感覚で使ってます。好きな内容を入力できます。
①「備考」:手動入力。項目名の通り備考を記入します。好きな内容を入力できます。

②の「進捗」の詳細について。

・「待機中」:初期状態。まだ手がつけられないTODO
・「未対応」:手がつけられるけどやってないTODO
・「対応中」:手をつけ始めたTODO
・「対応済」:対応が完了したTODO。相手の確認待ち等で未完了とか
・「完了」 :完了したTODO。完了にすると新しいTODOシートを作った場合にこのタスクが削除されます。
・「保留」 :保留中のTODO

③の「翌日継続」について

・「○」:翌日も残すフラグ。新しいTODOシートを作った場合、「進捗」が「完了」でもタスクは残ります(そのタスクの状態は「待機中」になります)。
・「×」:翌日には残さないフラグ。新しいTODOシートを作った場合、「完了」になってなくてもタスクは削除されます。
・「-」:未定義のフラグ。(実際はどんな文字でも動くと思います)。○/×どちらでもよい場合にとりあえず入力してます。

新しい日付のTODOリスト(シート)の追加の仕方

自動と手動の2種類方法があります。

①自動の場合はスクリプトを時間主導でトリガー設定すれば良いです。実行する関数は「addTodoSheet」というものです。
トリガーの設定方法を別のnoteにまとめました。こちらからご確認ください!

②手動の場合は、メニューバーにある「スクリプト」から「TODO作成」を押下することで、新しいシートが挿入されます。万が一、自動挿入が上手くいかない場合などにご活用ください。

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実際に使うには

ここまで読んでくださって、実際に使ってみたい!という方がいらっしゃいましたら、以下からぜひご利用いただければ幸いです。閲覧用のスプレッドシートを用意してますので、そちらをコピーし、ご自身の環境にてご利用いただくイメージになります。

TODOリストへのアクセス

こちらからアクセスをお願いします。
繰り返しになりますが、アクセス後の設定方法はこちらの記事をご参照ください。
何らかあれば、可能な範囲でのサポートをさせて頂きますので、ご購入後のメッセージよりご連絡いただければ幸いです。

【お仕事のご依頼について】

こちらの記事に記載した内容以外にも、Google Apps Script開発やGoogle Workspaceを活用したデジタル化推進のお仕事を行っています。【GAS】そのまま使えるシリーズのカスタマイズのご相談ももちろん大丈夫です。
ちょっとしたお困りごとでも、こちらのサイトのお問い合わせフォームからご連絡いただければ、折り返しご連絡いたします。

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