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総務大臣制度を導入しました。

清家_スタメン

インパクトのあるバナー画像とタイトルでどれだけPV数が伸びるのだろうと思い、今回振り切ってみました。
とても大きな期待と共にクリックしていただいた皆様には申し訳ないですが、法改正による新しい諸制度の適用でもなければ、巷で噂の人事制度の話でも何でもございません。

「みんなで総務業務を分担しよう!」

としている弊社の心温まるエッセイとなっています。
優しい目で読んでいただけますと幸いでございます。

総務業務とは

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こちらの写真は2020年5月ごろの私の写真です。(嘘です)
2020年の4月頃から上場準備が本格化する中で、元々経理チームが持っていた総務業務を切り離せないかという相談をうけ、私が中途採用と兼任で総務を担当することになりました。その時の写真です。(嘘です)
採用人事として業務にあたっていましたが、当時総務業務に対してあまりピンときておらず、なんとかなるだろうと甘く考えていました。

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↑総務業務を画像検索すると、こういう画像も出てきますし、総務の仕事内容とは一般的に「その他の部署では扱わないが、会社にとって必要不可欠な、すべての業務」と言われています。”総”ての業”務”で総務ですね。

実際に業務にあっていく中で、これも総務業務なのかと気づくことも多く、自分が普段普通に仕事が出来ているのは総務あってこそだったんだなと感心することも多くありました。
・Pマークの更新
・助成金の申請
・備品管理シートの刷新
などプロジェクト的に動かす業務も多い反面、以下のような業務も一貫して対応していました。

・社内でわからないことすべての相談窓口
・代表からの依頼全般
・観葉植物の枯れ対策
・貸出品の管理

夏には新卒のサマーインターンの準備〜運営もあり、三足のワラジでテンテコ舞いだったことを今でも思い出します。
ただ、さすがに兼務し続けるのが難しかったので、コーポレート先読み会議にて相談させていただき、総務業務の一部は持ち回りで実施することになりました。その当番制を「総務大臣 制度」と社内では呼んでいます。

実際どんな業務をやっているの?

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こちらは実際にBacklogで完了タスクになっている総務大臣業務です。
・故障対応
・発注する商品の選定(←意外と大変)
・全社への共有/周知
などなどがありますね。
その他にも、キャビネットの鍵閉め確認やお掃除リーダーなどがあります。
こういった、やった方が良いけどやりたくはない業務はコーポレートに流れてくることが多く、放っておくと企業成長と共に肥大化していきます。
弊社では、月に一回の先読み会議において「業務デトックス」時間を設けており、やめたい業務の洗い出しと今後の対応方法を決めています。
お掃除リーダーなどは見直し対象の1つで、美化委員会のような形で部署単位で週替わりでお任せするような運用に変えて行こうとしています。

まとめ

私が所属する管理部は、財務経理/労務総務を管掌している部です。
先ほどの画像で表すと赤枠で囲っている部分は対象業務になります。

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改めてみると多いですね笑
経理や労務、税務、法務まわりはクラウドツールが増えてきましたが、上記画像でいう庶務の部分はまだまだ手付かずな領域も多く残っています。
社内の新規事業案で「備品管理SaaS」というアイデアも出るほどでした。
備品管理については、色々と試行錯誤して取り組んでいた時期もあるので、さらにブラッシュアップできたタイミングで発信できたらなと思います。

その他、総務関連でお勧めツールなどあれば教えてください!
引き続きよろしくお願いいたします!

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