コーポレート本部でのタスク管理方法／Backlog

部内のタスク管理ってどうされてますか？
日次でのタスク管理は行わずに、週報や月報で把握しているという会社さんも多いかと思います。
弊社は、コーポレート部門としては少し珍しいタスク管理をしているのでは？と感じているので参考になれば幸いです。

利用ツールと運用方法について

▼利用ツール
弊社では、Backlogというサービスと利用しています。
久しぶりにHPを覗いたら、サービス動画が作られていました。
「言った言わないがなくなるぅ〜♩」って言いたくなりますね...笑

主にソフトウエアやメーカーの工程管理やプロジェクト管理として導入されているケースが多いようです。

弊社のコーポレート本部長が元々システム開発会社の子会社代表だったこともあり、プロジェクト管理的なやり方でタスク管理をしています。
▼運用方法
毎日始業と同時に、コーポレート本部メンバー全員で朝会を実施しています。その時に全員でBacklogを開き、内容を確認する時間を設けています。

※ ↑ 実際の画面はこちら

※↑簡略化した図でご説明します。

以下、朝会での実際の流れを元に解説していきます。
1. 相談・共有
朝会ではまず相談・共有事項の確認から始まります。
相談したいこと・共有したいことは事前にメモしておき、「相談・共有」欄に置いておけば翌朝その解消が出来ます。
ホウレンソウ大事ですね。
2. 処理済み
次に前日の処理済みタスクの精査を行います。
1人ひとり、1つずつタスクを読み上げ内容の確認をします。こちらのタスクは終わっていても、相手ボールになっただけの場合は「処理中」に戻したりします。
完全に「完了した」とコーポレート本部長が判断したものについては、「完了」に移されます。
（本部長不在時は、部長が暫定完了に移しておきます。その後に暫定完了から完了へ移します）
3. 今日やる
そのままですね、今日やるタスクです。
基本的には「今週やる」から移してくることが多いです。
その他突発依頼系もタスクカードを切って、終わったら処理済みに移すことで翌日に「昨日なにやってたの？」と言われることもなくなります

Backlog導入前のやり方

弊社ではドキュメント共有ツールとしてDocbaseを利用しており、Docbaseに「今日やるタスク」「相談・共有」などの項目を設けて運用していた時期もありますが、4人での運用が限界でした。。。

次にTrelloでの運用を試しました。これは割とうまくいっていました。
と言うのもタスク管理画面はBacklogと似ているためです。

基本的にはこのような「カンバン」構造をしているので、日々のタスク管理には困らないと思います。
ただ、親子課題の設定やタスクの受け渡し、ガントチャートの作りやすさ、絞り込み機能などの使いやすさから弊社ではBacklogを採用しました。

導入してよかったポイント

▼種別でラベリング・ソートが簡単
現在4種類で運用しています。
・タスク：単発で終わる業務
・ルーチン：定例で行う業務
・改善施策：指示があった訳ではないが、先回りで改善に取り組む業務
・総務大臣：詳しくは後日noteに書きますが、総務的な業務全般

▼タスクの受け渡しが簡単
顔写真のアイコンマークをクリックすると、メンバー選択ができるようになります。誰かをクリックするとその人のタスクになり、通知がいきます。
コーポレート内で「これ、やっといて！」はお願いする側がBacklogでタスクを切ることによって、言った言わないがなくなります。（伏線回収）
※一度作ったタスクは消せないので、もらったタスクを抹消することはできません笑

▼ルーチンタスクは、それがマニュアルになる

※ ↑ イメージ
作ったタスク（カード）をクリックすると詳細画面が開くんですが、そこにメモや画像の挿入・表も差し込めます。
自分が業務を引き継いだ時に、マニュアル的にメモしておけば、その業務を自分が引き継ぐ時に「まずメモ見ておいて」と言えます。
別のURLからマニュアルを添付しなくても良くなります。

▼ガントチャートとしても見れる
タスク毎に期限さえ切っていれば、勝手にガントチャートを生成してくれます。上場準備やオフィス移転など大量のタスクが同時並行でプロジェクト的に進行することって結構ありますよね。そういった時に便利です。
課題を親子で管理できるので、全体の進行が滞りなく進んでいるのか一目で確認できます。
（対応中なのか完了済みなのか、色によって判別も可能です）

まとめ

コーポレート業務って、プロジェクト的に進めるものが多いと感じています。Backlogはいろんな使い方が出来ますし、個々人のタスク量や進捗度合いが分かりやすく見える化される点がコーポレート部門と相性良い気がしています。

1on1実施時や四半期ごとに自分の完了タスクを振り返ることができるので、「この四半期なにやってたっけなー」と記憶を辿る必要もなくなります。
コーポレート内の業務効率化をお考えの方の参考になれば嬉しいです。