世の管理職よ、報告は自分から取りに行け！

世の管理職のみなさま！仕事上でこんな悩みはありませんか。
・なぜ彼はいつも報告をくれないのか。
・なぜ彼女はこんな大事なことを相談してくれなかったのか。
・一言、わたしに言ってくれれば済んだ話なのに。

報連相は、社会人としての基本なのに、なぜ報告が上がってこないのでしょうか。
組織風土の問題、世代間の感じ方の違い、それに個人差もあるかもしれません。

そういうわたしも、実はこんな悩みは幾度となく経験しています。
決して無視されているわけではないのですよ。仕事上の会話もある。しかし、肝心な報告が上がってこない時がある。みなさまも管理職として寂しい思いをすることがあるのではないでしょうか。

部下の側から見た原因、本音は、大きく２つあると考えています。
①どういう時、どういう状態になった時に報告したらいいか基準がわからない。（事柄の問題、報告ルールの問題）
②報告することについては心得ているのだが、上司に話を上げづらい。（コミュニケーション上の問題）

それぞれについて考えてみましょう。
①の、事柄の問題は、上司が報告を求めるような重要な事柄だと思っていても、部下の方がそこまで重要でないと思っていた。つまり、上司と部下双方の関心事が違う、という事柄のギャップがあると言えるでしょう。
このような時には、予め報告の基準やルールを決めて伝えておくと良いかもしれません。
・成約に繋がりそうな嬉しいと思った話は教えてもらう。
・クレームでなくても、お客様が気分を害したりしたことがあったら教えてもらう。
・社内外問わず、組織を越えて情報や資料を出す時には事前に見せてもらう。

ここに挙げた基準は例えばの例ですが、部下たちが窮屈な思いをしないように、息が詰まらないように配慮しつつルールを徹底していきます。会社の理念や自分の価値観と一緒にルールを伝えていくと良いかもしれません。

②の、コミュニケーション上の問題も意外と多い気がしています。
・上司が忙しそうだけれど、今、このタイミングで報告しても大丈夫だろうか。
・なんとなくこの話をしたら怒られそう。。。
・（上司は）今の電話、聞こえてたはずだから報告は要らないよね？

②の、コミュニケーション上の問題は、コミュニケーションにギャップがあるわけですから、部下だけでなく上司に問題のある場合があるかもしれません。
このような時には、上司のみなさまの方から話しかけるのが一番かもしれません。
日頃からの雑談により人間関係を作っておく。朝イチの挨拶で氷を溶かしておく。報告しやすい雰囲気を自分から作っておくのが効果的です。
部下が気になる電話を受けていたり、考え込んでいたりすれば、自分の方から進んで声をかけてみる。
・（明るく）「なになに？今の。」
・「どした？大丈夫か？」

私の場合、部下とのちょっとした雑談や、何気ない会話が弾んだ流れで、「そういえば例の件なのですが…」と報告を受けることが何度かありました。続く会話が、報告することへの心理的なハードルを下げたのかもしれません。
“ついで報告”でもなんでも、報告を受けた者勝ちだと思います。おススメです。

あとは、地味なことかもしれませんが、話しかけられやすい「笑顔」をたたえていられるようであるといいなと思います。
私もそうなのですが、Zoomなどのオンライン会議で映る自分の顔が、“へ“の字口でいかにも不機嫌そうに見えてショックを受けたことがありました。だいぶ口角を上げてみて、ようやく笑顔に見えるのです。ご同輩のみなさまもこの現実を乗り越えていきましょう。

さて。今回は、なかなか報告をしてくれない部下との接し方、なかなか報告が上がってこない状況をどう変えていくかという話でした。
結論は、ドラマのように席で待っていても、報告は上がってきませんよ、ということです。
上司のみなさま、管理職のみなさま、時には自分から話しかけて報告しやすい雰囲気や仕組みを作りましょう。
まさに「報告は自分から取りに行け」なのではないかと思うのです。

さあ、今日も朝の挨拶、朝の雑談から始めたいと思います。
みなさまも、どうぞ良い一日を。