#396 報告だけで終わる会議は必要なのか？
さて、今日のテーマは「報告だけで終わる会議は必要なのか？」です。
中堅管理職として動いていると、日々様々な会議に参加することが多くなってきます。
それは、組織の方向性を決めるためのものもあれば、進捗を確認するものや報告事項で終わるものもあります。
タイトルの通り「報告だけの会議が必要ない！」というわけではないんです。
それを行うための理由や目的と一致しているかが重要な部分なんだと思います。
今日は会議の種類を見ながら、それらを行う目的について再度見直してみます。
自己紹介とお知らせ
某リハビリテーション病院で作業療法士の中堅管理職として働いています。日々、対象者の生き方と向き合いながら、組織の課題やチーム運営にも取り組んでいます。
このnoteでは、医療の中で様々な人の生き方と出会う作業療法士が、医療者・中堅管理職の目線で、社会での働き方、人間関係の考え方、ストレスマネジメント、医療の問題などのテーマに触れながら、日々感じたことを自らの解釈として記録しています。
読んだ方の何かお役に立てれば幸いです。
以下お知らせ。
◾️第28回福岡県作業療法学会
来年行われる福岡県作業療法学会の学会長を行うことなりました！noteで「学会長の奮闘記」を定期的に書いてます。マガジンでまとめてますので、よかったら！
◾️湘南OT Interaction
「学びたいけどどうしたら・・・」と悩む作業療法士の方と一緒にコミュニティ作りを支援します。定期的に勉強会も行なっているのでよかったら。！
それでは本題に入っていきましょう。
会議の種類
早速、会議の種類を羅列してみましょう。
概ねの会議は以下の5つに分類されると思います。
チームの方針を決める
管理職の人が集まって行う会議は概ねこちらでしょう。目的や方針を決めることでチームの進む道標を明らかにします。
チームの現状を確認する
報告事項はこちらで行われます。現場の現状や取り組みの成果などをこちらで確認しています。
チームの問題を共有する
ディスカッションがメインの会議です。現場で起こった問題など、まだ答えのないものに対してその要因などを話し合います。概ねの会議がこの印象です。
チームの課題を解決する
これらの問題に対しる解決策を話し合います。こちらもディスカッションが行われる場合が多いです。
チームの意思疎通を図る
現状、問題、決定事項についてを報告することで、そのチームの認識を共通のものにするために行われます。
会議によってはこれらがいくつか混在していることもあります。
それぞれの会議が必要な理由は？
こうやってみるとどの会議も必要なのには変わりはありません。
ただ、日々の会議を振り返ると、
「今、この会議では何を話しているのか？」
がよくわからなくなることがあります。
そんな会議は基本的に生産性が低いことが多いように感じます。
当たり前かもしれませんが、これはその会議の「目的」が曖昧なことに原因があると思います。
よくあるのが、
「何のための会議か？」を会議の主催者は理解しているのに、それ以外の人が理解していないということがあります。
これは、会議の内容にばかり目が向くばかり、
「その会議がなぜ行われるのか？」を参加メンバーが共有していないことがあります。
先ほどの会議の種類を見ればわかるように、会議の内容によって、そこで行われることが報告なのか？ディスカッションなのか？が決まってきます。
つまり、会議の方法も大きく変わるということです。
この認識のずれが、無意味な会議を作り出しています。
なので、会議の主催者は、
「今からの会議は何のために行われるのか？」
「その会議を通してどういう効果を期待するか？」
「参加者はどのように立ち振る舞うか？」
について、あらかじめ共有することが必要になります。
様々な認識の違いがある中で、今この時を何のために過ごすか？？
ここの共有の違いで、その後の成果は大きく変わります。
会議を主催される方は気をつけてみてください。
今日は以上になります。
頑張るあなたを応援しています。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
読んでいただいた方のヒントになれば幸いです。
ではまた。
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