「報・連・相」の深〜い意味
column vol.529
本日は冬休み明け2日目。
昨日は一昨日の準備が功を奏して上手く仕事をこなすことができましたが、2日目はイレギュラーなものが一気に吹き出し、社内外問わず調整に追われて一日が過ぎ去りました…。
ここで、大切なのが「報・連・相」です。
「報・連・相」と聞くと部下が上司にというイメージが強いですが、それ以上に上司から部下への「報・連・相」は大切です。
当社はかなりフラットな会社だと思いますが、それでも副社長の私がトンチンカンなことを言えば、組織は混乱し、生産性を低下させてしまいます。
私としては職位が上がるごとに、その重要性を認識するようになりましたし、その難しさを感じています。
むしろ最近は
「報・連・相」を制することが仕事を制する
と思うようになっています。
今日はその理由についてお話しいたします。
「報・連・相」が上手い人ってどんな人？
『「話し方のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。』の著者の1人である藤吉豊さんは、「報告」の上手な人は「要点」を掴んでいると語ります。
〈東洋経済オンライン ／ 2021年11月25日〉
例えば、急に誰かから「あの件、どうなりました？」と聞かれた時、少し慌てたり、しどろもどろになったり、話が重複したりしませんか？
恐らく、話の「贅肉」がたくさん付いていて、あまりスマートではありませんね…。何よりも、相手に上手く伝わらない。
一方、自分から報告しに行く場合は、要点と筋書きが見えており、流暢になります。
端的に短い時間で話せ、しかもしっかりと相手に伝わる。
何よりも誤解を与えないので上司は的確に判断してくれるし、部下は期待通りに動いてくれる。チームワークを円滑に進めることができます。
これは、「連絡」「相談」も同じです。
そして、要点を掴んで話せる人は、それだけ業務内容と現状を的確に把握しているということなので、プロジェクト全体を俯瞰して見れている人とも言えます。
当然、プロジェクトの中でハブ的存在になり、司令塔になりやすい。リーダー力の高い人と言えます。
そして、職位が上がれば上がるほど、伝えるべき人は増えるので、より「報・連・相」の精度を上げようとします。
（直接話せず、伝言ゲームになることもありますので）
例えば、上司から部下への業務相談をする時も
●その人の業務量を把握していることを的確に伝える
●その上でその人になぜ頼みたいのかを的確に伝える
この2つを怠ると、その人のやる気は低下してしまいます。
「報・連・相」は新人のうちから上司から言われたからやるではなく、主体的に行っていく方が組織の要に成長しやすいのです。
藤吉流「3ステップ報告術」
藤吉さんによると報告のポイントは3つあるそうです。
1 要点を絞り、結論をまとめておく
2 伝える順番を整理しておく
3 具体的に話す材料を用意しておく
これにより3つのメリットが生まれます。
・印象に残りやすい
・相手が覚えやすい
・課題や論点を絞り込むことで、時間を有効活用できる
「記憶してもらいたい」ことだけを話し、それ以外のことは話さない。そのためには、報告の内容を事前に整理しておくことが不可欠ということですね。
そして、順番です。
基本的には結論から話すことがオススメです。人は何を伝えようとしているか分からないと不安になったり、イライラしてしまうからです。
ちなみに悪いことを報告する場合も同じです。
ただ、いきなり結論から話すと炎上してしまうので、なるべく端的に謝罪や気遣いの言葉を気持ちを込めて頭に添える。
しかし、その後はすかさず結論を伝えます。
①大変申し訳ございません！○○○な理由で、○○○をやらかしてしまいました。ちゃんと○○○できておらず、大変申し訳ございません。
②お忙しいところ、すみません！業務量が多いことは分かっているのですが、新規案件について相談させてください。もちろん、フォローは考えています。
②であれば、「プロジェクトの概要＋なぜ自分が最適なのか＋フォローを全力で考える」という3項目を端的に伝えれば、冷静に話を聞いてくれるはずです…（大体…多分…）。
少なくても「この人は私に何を言おうとしているのか…？」と分からない時間はストレスなので、長ければ長いほど相手の機嫌は悪くなるでしょう。
デキる人の報・連・相「PREP法」
「報・連・相」の代表的なメソッドの1つが「PREP法」でしょう。
〈DIAMOND online ／ 2021年12月26日〉
PREP法とは、「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（まとめ・結論）」の頭文字を取った造語です。
相手が最も知りたい「結論」を最初に持ってくることで、相手のストレスを軽減。
また、「理由」「具体例」を述べた後、さらに強調するために「まとめとしての結論」を伝えるので、相手の記憶にも残りやすいということです。
新聞も広告も、いつ読み手が文章から離反してもいいように「伝えたいこと」ほど前半にもってくるように書かれています。
PREP法はnote記事にも通ずるところがあると思いますので、ご存知なかった方はぜひ参考にしていただけると幸いです。
先ほどの悪いことを報告しないといけない時について補足すると、話の要点だけではなく、相手が「許してくれる点」「了承してくれる点」、つまり「落とし所」を併せて考えていくと良いかと思います。
これを話せば「受けれてくれるだろうな」という心の拠り所が、端的で相手にも受け入れやすい「報・連・相」になるからです。
とはいえ、そんなに簡単なことはないのですが…（汗）
だからこそ
「報・連・相」を制することが仕事を制する
と思う理由でもあるのです。
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