『めっちゃ便利！！』【Excel】Wordの変更履歴の一括承諾からPDF出力まで🔥🔥

takumi

2024年2月25日 22:18

お疲れ様です！
今回は、実際に現場で使ったExcelのマクロについて紹介します！
めちゃめちゃ便利なので、ぜひ使ってみて下さい！！

手作業でやったら、約2時間かかる作業を
マクロを使って約3分で終わらせることができたので、
共有します！
ほんまに便利やったし、応用できると思うのでぜひ使ってみてください！

今回紹介するマクロで出来ることを先にお伝えします！

● 紹介するマクロで実現できること ●

①：「変更履歴」付きで修正した複数のWordファイルを一括で承諾する。
②：対象の複数のWordファイルを一括でPDFファイルに変換する。

実際の具体的な例を下に記載したので、
イメージつくかと思います！
この2つの処理を一気に実現できるものです！

● 実際の業務での実用例

実際に自分がこのマクロを使用したのは、
開発していたシステムのマニュアルの修正が入った時でした。

お客様とやりとりするファイルが、
『Wordファイル』と『PDFファイル』の２つあるものです。

修正するときは、『Wordファイル』を使用し、
実際にシステムの中で資材として管理する時は、
『PDFファイル』として管理します。

修正が『Wordファイル』ということで、
修正を確認しやすくするため、変更履歴着付きで修正します。

確認者は、修正した『Wordファイル』を確認し終わったら、
変更履歴を全て反映し、最新のものとして管理していく運用です。

今回は自分が確認者で、
対象の『Wordファイル』が30個あり、、、
これを1つずつ確認して、一括承認して、PDFファイルに変換する
のはめちゃめちゃ大変だと思ったので、
マクロを作っちゃえと言うことで作りました！

中身の確認を先に全ファイルに対して実施し、
問題ないことを確認してから、
マクロを実行して約3分で終わらせることが出来ました！！

なので、同じような作業を振られた方はぜひ一度使ってみてください！！

● 実施手順

①：対象のファイルを1つのフォルダに集める

今回は、図1で紹介した「変更履歴着きのWordファイル」を複数下記のキャプチャのように用意しました。

②：Excelを開く

なんでも開き方は大丈夫です！

③：「Alt ＋ F11」を同時に押下して、「Microsoft Visual Basic for Application」を開く

下記のような画面が表示されます！

④：「挿入＞標準モジュール」の順番に押す

下記の赤枠で囲った部分です！

開いたらこんな画面が表示されます！

⑤：下記のマクロのコードを全部コピーして貼り付ける

下記のコードを全部コピーして、
④で開いたところに貼り付けてください！
（※「Option Explicit」は削除して下さい！）

Sub OpenSaveAndConvertWordFilesToPDF()
    Dim folderPath As String
    Dim wordApp As Object
    Dim wordDoc As Object
    Dim fileName As String
    Dim fileExtension As String
    Dim filesInFolder As Object
    Dim i As Integer
    Dim pdfFolderPath As String
    
    ' フォルダを選択するためのダイアログボックスを表示
    With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
        .Title = "フォルダを選択してください"
        .Show
        If .SelectedItems.Count = 0 Then
            MsgBox "フォルダが選択されませんでした。", vbExclamation
            Exit Sub
        End If
        folderPath = .SelectedItems(1)
    End With
    
    ' PDF用のフォルダを作成
    pdfFolderPath = folderPath & "\PDF"
    If Dir(pdfFolderPath, vbDirectory) = "" Then
        MkDir pdfFolderPath
    End If

    ' Wordアプリケーションを開く
    Set wordApp = CreateObject("Word.Application")
    wordApp.Visible = False

    ' フォルダ内のファイルを取得
    Set filesInFolder = CreateObject("Scripting.FileSystemObject").GetFolder(folderPath).Files

    ' ファイルを順に処理
    For Each file In filesInFolder
        ' ファイル名と拡張子を取得
        fileName = file.Name
        fileExtension = LCase(Right(fileName, Len(fileName) - InStrRev(fileName, ".")))

        ' Wordファイルかどうかを確認
        If fileExtension = "doc" Or fileExtension = "docx" Then
            ' Wordファイルを開く
            Set wordDoc = wordApp.Documents.Open(file.Path)

            ' 編集を有効にする
            If wordDoc.ProtectionType <> wdNoProtection Then
                wordDoc.Activate ' ドキュメントをアクティブにする
                wordDoc.Protect Type:=wdAllowOnlyReading, NoReset:=False
            End If
            ' 変更履歴の承諾
            wordApp.ActiveDocument.AcceptAllRevisions

            ' すべての変更を反映
            wordApp.ActiveDocument.TrackRevisions = False

            ' 保存
            wordDoc.Save

            ' PDFに変換して保存
            wordDoc.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
                pdfFolderPath & "\" & Replace(fileName, ".docx", ".pdf"), _
                ExportFormat:=17, OpenAfterExport:=False, _
                OptimizeFor:=0, Range:=0, From:=1, To:=1, _
                Item:=0, IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, _
                CreateBookmarks:=0, DocStructureTags:=True, _
                BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=False

            ' 閉じる
            wordDoc.Close
        End If
    Next file

    ' Wordアプリケーションを終了
    wordApp.Quit

    ' オブジェクトを解放
    Set wordDoc = Nothing
    Set wordApp = Nothing
    Set filesInFolder = Nothing

    ' 処理が完了したことを通知
    MsgBox "処理が完了しました。", vbInformation

End Sub