書く処方箋 ～ ビジネスメール編・こんなに印象が変わる「伝える順番」

こんにちは。さかい@書く処方箋です。

唐突に始めることにした「書く処方箋」シリーズ。

noteでもブログでもメルマガでも、文章を書く僕なりのコツをシェアしていきます。読んでると「書くこと」に対するハードルが下がったり、書くアイデアが見つかったりするような、そんな「書く処方箋」を目指してます。

今日は「伝える順番」について。

特にビジネスメールに役立つかもしれない。

相手に伝えづらいことを書かなきゃいけない・・・

僕自身が会社員時代によく経験していたことですが、取引相手に対して言いにくいことを伝えなくてはいけない、そんな場面。

もうちょっと具体的に言えば、僕が勤めていたのは「翻訳会社」だったので、発注していた翻訳者さんからの納品物に問題があった時には、そのことをちゃんと相手の翻訳者に伝えないといけないわけです。

でも、ひとつ伝え方を間違ってしまうと相手の翻訳者さんは怒ってしまって「じゃあ他の翻訳者に依頼しろ！俺はもう知らん！」なんて可能性も・・・

もちろんそういう翻訳者さんは滅多にはいませんが、中には、ね(^^;)

もしかすると不思議に思う方もいるかもしれません。
「そんな奴に発注しなきゃいいじゃん。そっちがお客様でしょ？」と。

まあ理屈ではそうなんですけど、なかなかその人ほどデキる翻訳者さんがいなかった、という事情もありましてですねぇ・・・

こんな時。
あなたなら、どうする？
僕は、どうした？

いいニュースと悪いニュース、どちらを先に聞きたい？

「いいニュースと悪いニュース、どちらを先に聞く？」

なんて、ちょっと古めの洋画でよく出てくるフレーズですが・・・

ただしメールでそれを書くなら、相手に選ばせるんじゃなくて書き手であるコチラがしっかりと順番を考えないといけません。

上に挙げたある翻訳者さんへのフィードバックの場合。

その翻訳者さんの問題というのは「納期遅れ」。依頼した納期に間に合わず、数時間遅れての納品になってしまったケースです。

本来は翻訳業界における納期遅れは一発退場ものなんですが（他の業界もか）、上にも書いた通り、この分野でこのレベルで対応できる翻訳者さんはなかなかいない。

だからむやみにクレームにして「もうそっちの仕事は請けん！」と言われるのも怖い、でも納期遅れについては今後のこともあるしちゃんと伝えないといかん・・・

悩ましかったなぁ(^^;)

ここで使っていたのが「いいニュースと悪いニュース」です。

この場合の悪いニュース（相手に言いにくいこと）は、もちろん「納期遅れですよ！」ということ。

では、いいニュースは？
素直に考えればこの状況で「いいこと」なんてないわけですが、そこはこちらの腕の見せ所で「考える」わけですね。

この場合は、その翻訳者さんの品質。とてもいいんです。他にそこまでできる翻訳者さんはなかなかいません。これをいいニュース（相手に言いやすいこと、相手が喜ぶこと）にして一緒に伝えるわけです。

こんなに印象が変わる伝える順番

じゃあここで今日の本題、伝える順番について。

それぞれのパターンを書いてみます。文章や表現は適当です。本当はもうちょっと丁寧に書くよ。

いいニュース → 悪いニュースの場合
〇〇様
いつもお世話になっております。
翻訳、確かに受領いたしました。

今回も非常に良い品質での納品、ありがとうございました。ここまでのレベルで仕上げていただける方はなかなかいらっしゃいませんのでいつも大変助かっております。

ただ、今回は納期遅れとなってしまいましたので、チェック工程に影響が出てしまっております。以降は気を付けていただけますでしょうか。

引き続きよろしくお願いいたします。

さかい

悪いニュース → いいニュースの場合
〇〇様
いつもお世話になっております。
翻訳、確かに受領いたしました。

ただ、今回は納期遅れとなってしまいましたので、チェック工程に影響が出てしまっております。以降は気を付けていただけますでしょうか。

それでも今回も非常に良い品質での納品、ありがとうございました。ここまでのレベルで仕上げていただける方はなかなかいらっしゃいませんのでいつも大変助かっております。

引き続きよろしくお願いいたします。

さかい

あなたがこのメールを受け取ったと想像して考えてみてください。

・・・さて、どうでしょう？

「同じじゃね？」と言われてしまうと、僕としても「そ・・・そう？」で話が終わってしまうんですが笑、ここは僕なりの立場をハッキリと表明しておきましょう(^^;)

最後に残った印象が全体の印象になる

この場合、僕のおススメは「いいニュースを後に持ってくること」です。

上に書いた内容をものすごく端的にするとこうなります。

「ありがとな！・・・でも、納期遅れだからな！」

「納期遅れやめろよ！・・・でも、ありがとな！」

・・・ね？ 印象、違うでしょ？笑

後者の方が「なんだよ、このツンデレやろう、しかたねーなぁ」みたいな印象になりますね笑

こういうことなんです。

最後に残した印象がそのメール全体の印象として残るので、何か相手に伝えにくいことを伝える時にはぜひこの「伝える順番」、意識してみてください。

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さかい

P.S.
2020年9月の1ヵ月で90記事を投稿するというチャレンジをしています。ちょっとでも「やるじゃん」とか「ホントにできんのか？」とか思ってくれたら、ぜひ「スキ」だけじゃなく「フォロー」をお願いします！僕もフォローバックさせてもらいます！ぜひ見張ってください！