重要だが緊急ではないことに時間を使う（7つの習慣）

今回の記事は「7つの習慣」シリーズ第8回です。

（前回の記事はこちら）

前回の記事から第3の習慣「最優先事項を優先する」についてふれはじめました。

今回はその続きです。

では、始めていきましょう。

第二領域ツールの6つの基準

前回の記事で、重要度と緊急度を基準にした時間管理のマトリックスをシェアしました。

そして、成功する（効果的な）人たちは重要だが緊急ではない第二領域に時間を使うということをお伝えしました。

では、第二領域に入る最優先事項を優先するには、どのように計画し、実行すれば良いのでしょうか。

第二領域活動のための時間管理ツールは、次の六つの基準を満たしている必要があります。

・一貫性
あなたのビジョンとミッション、役割と目標、優先順位と計画、そして自分の望みと自制心に食い違いがなく、調和と結束、誠実さがあること。

・バランス
本当に効果的に生きるには、自分のさまざまな役割を明確にし、健康、家族、仕事、自己啓発などの重要な事柄をおろそかにしないためのバランスが不可欠。

・第二領域へのフォーカス
第二領域に意識を向けさせ、動機づけ、第二領域にかけるべき時間を実際にとれるように促してくれるツールが必要であり、それによって危機的な事柄を優先させるのではなく、そうした状況を予知・予防することができるようになる。

大切なことは、スケジュールに優先順位をつけることではなく、優先すべきことをスケジュールにすること。

そのためには一週間単位で計画するやり方が最適。

・人間関係重視
時間管理のツールは、スケジュールだけでなく人間関係にも配慮できるものでなくてはならない。

時間の使い方だけなら効率で考えてもかまわないが、人間関係は効果の観点からとらえるべきである。

スケジュールを曲げても人間関係を優先しなければいけないこともあるということを覚えておくこと。

ツールにはこのような価値観も含まれていなければならず、スケジュール通りに進まなかったとしても自己嫌悪を感じずに重要なことを優先できることを手助けするものでなければならない。

・柔軟性
あなたがツールを使うのであって、ツールに使われてはいけない。

あなたが使いやすいように、自分のライフスタイル、ニーズ、やり方に合わせたツールにすることが大切である。

・携帯性
ツールは持ち運びできるものにする。

いつも身近にあれば、いつどこでも自分のミッション・ステートメントを見直せる。

計画を立てるための4つのステップ

第二領域を中心にして計画を立てるときには、次の4つのステップを踏みます。

1. 役割を明確にする
第一段階では、あなたの重要な役割を紙に書いてみてください。

これから生涯変わらない役割でなければならない、などと大げさに考える必要はありません。

次の一週間だけを考えて、その七日間に時間をかけたい分野をかけばそれで大丈夫です。

例１（本書から引用）
・個人
・配偶者（親）
・マネージャー（新製品開発）
・マネージャー（リサーチ）
・マネージャー（人材開発）
・マネージャー（経営管理）

例２（本書から引用）
・自己啓発
・配偶者
・親
・不動産セールスマン
・コミュニティ奉仕活動
・交響楽団理事会メンバー

例3（Seiji）
・自分
・友人
・クリエイター

2. 目標設定
次は、それぞれの役割について、これからの一週間で達成したい重要な成果を、一つか二つ考え、それを目標として書き込みます。

これらの目標は第2の習慣で明確にした自分のミッション・ステートメントや長期的な目標と結びついているのが理想です。

自分の成長
・プログラミングの勉強
・絵の練習
・読書（最低一冊）
・腕立て伏せ10回3セット、腹筋20回3セット

友人
・ギターを一緒に弾く
・料理をふるまう

クリエイター
・二つの記事を投稿する
・役にたつと思った動画をシェアする

3. スケジューリング
ここでいよいよ、ステップ1とステップ2で決めた目標を念頭に置いて、それらを達成するために必要な時間を一週間のスケジュールに組み込んでいきます。

役割を明確にして目標を設定したら、それぞれの目標を優先事項として、決まった日に割り当てていきましょう。

そしてその目標の活動を行うことを自分自身と約束してください。

見づらいですが、これはネットから引っ張ってきた例で、本書の中にあるツールをそのまま使っているものです。

左側に自分の役割とそれぞれの目標、右側のスケジュールにその目標を実施する日時などを記入します。

似たようなかたちを取れれば、別のツールを使ってもまったく問題ありません。

4. 一日単位の調整
第二領域を中心にした一週間の計画を立てていれば、毎日の計画は、その日の用事の優先順位を決めるだけで、予定外の出来事への対応や人との約束、有意義な経験に対応できるようになります。

毎朝、数分程度スケジュールを見直せば、一週間の計画を立てたときに価値観に基づいて決めた目標を再確認できるし、予定外のことが起きていればスケジュールを調整できます。

ぜひ、あなたも先ほどシェアした6つの基準を満たした第二領域ツールを使い、これらの4つのステップを実際に実践してみてください。

一週間の目標が正しい原則という大きな枠組みの中に入っていて、個人のミッション・ステートメントに一致している人ほど、効果的な人生に近づいていくことができます。

ここでもう一度注意しておきたいのが、人との関係を効率で考えることはできないということです。

モノは効率で考えられます。

でも人に対しては効果の観点から考えないといけません。

もしかしたら、あなたの目標のひとつに「上司に〇〇のことについて話す」「妻と〇〇のことについて話す」「彼氏と〇〇のことについて話す」といったものがあるかもしれません。

もちろんそれをタスクに含めることに問題はありません。

でも、これらの目標に対してあらかじめ時間を設定するのは賢い行動とは言えません。

分刻みでスケジュールをする男性がいたとして、彼が彼女と「別れ話を電話で10~15分でする」することをスケジューリングしたとして、あなたは本当にこれがたった10分で片付くと思いますか？

彼女はきっとショックを受けるし、簡単には引き下がらないでしょう。

何時間も話すかもしれません。

人間関係は効率ではなく効果で考えるように意識しましょうね。

ちなみにこの彼女との別れ話までスケジューリングをした男性の例は著者のコヴィー博士の息子の経験談です。笑

さて、実践していく中で気づくのが、すべてのことを達成するには、自分の時間を使って実行するか、人に任せるか、どちらかしかないということです。

何度も言いますが、自分の時間を使うときは効率性を考え、人に任せるときは効果性を考えるようにしましょう。

人に頼む際、「あれをやってくれ」「これをやってくれ」というのは効果的ではありません。

他者に何か頼むときに大事なのは、相手の自覚、想像、良心、意志を尊重することです。

手段ではなく結果を重視し、手段は自由に選ばせてあげる。

その代わり、結果には責任を持たせます。

このようなアプローチをするためには次の五つを明確にする必要があります。

1. 望む結果
何を達成しなければならないのかをお互いにはっきりと理解する。

何を達成するかであって、どうやって達成するかではない。

手段ではなく結果について、時間をかけて納得するまで話し合う。

望む結果をお互いに思い描く。

相手がその成果をイメージし、明確にできるように、成果がどのように見えるか具体的な文章で表現し、いつまでに成し遂げる必要があるのか期限も決めておく。

2. ガイドライン
守るべき基準やルールがあれば、明確にしておく。

手段を細かく指示することにならないように、ガイドラインはできるだけ少ない方がいいが、絶対に守らなければならない制約があるならば伝える。

失敗する可能性の高いところがわかっているなら、最初に教えておく。

どこでつまづきやすいか、どこに落とし穴があるか、率直にすべて話す。

失敗しそうなところ、してはいけないことを指摘するのであって、すべきことを指示するのは控える。

3. リソース
望む結果を達成するために使える人員、資金、組織、リソースを明確にしておく。

4. アカウンタビリティ
成果を評価する基準を定め、仕事の進捗の報告を求める時期、評価を行う時期を具体的に決めておく。

5. 評価の結果
評価の結果として、いいことも悪いことも具体的に話しておく。

金銭的、精神的報酬が期待できるのか、仕事が拡大するチャンスがあるのか、組織全体のミッションに影響する結果なのかどうかを明確にする。

信頼ほど人にやる気を起こさせるものはありません。

信頼されていると思えば、人は自分の最高の力を発揮します。

ただ、それには時間と忍耐が必要であることを忘れないでください。

部屋の掃除はあなたの方が子どもよりもずっとうまいし、早くできます。

でも、大切なのは、子どもが自分から部屋を掃除するようになることですよね。

その力を引き出すには時間がいる。

掃除の仕方を教えなければいけません。

でも、ここでどんなに時間がかかっても、先々ではどれほどの価値があるのでしょうか。

長い目で見れば、非常に大きな助けになるはずです。

だから、相手を信頼してあげてください。

いつかそれが必ずポジティブなかたちで自分のもとへ帰ってくるはずです。

第3の習慣：実践編

章の最後に載っている、第3の習慣を実践するための具体的な行動指標を共有します。

1. あなたが今まで、取り組んでこなかった第二領域の活動を一つ挙げる。きちんと実行すれば、あなたの私生活あるいは仕事に大きな影響を与えると思う活動を挙げ、紙に書いて、決意して実行する。

2. 時間管理のマトリックスを紙に書き、それぞれの領域にどのくらいの割合で時間を配分しているか推測する。次に三日間、実際に何に時間を使ったか十五分単位で記録する。最初に推測した割合と同じだっただろうか。時間の使い方に満足しているだろうか。何を変えれば良いだろうか。

3. 人に任せられそうな仕事をリストアップし、それぞれの仕事を任せる相手の名前も書く。頼みごとをする際に必要なことを考えておく。

4. 来週の計画を立てる。まず、来週の自分の役割と目標をかき、それらの目標の具体的な行動計画を定める。一週間が終わったところで、計画を実践してみて、自分の価値観と目的を日常生活に反映できていたか、価値観と目的に対して自分が誠実であったかどうか評価する。

5. 一週間単位の計画を立てることを決意し、計画を立てる時間をスケジュールに組み込む。

ぜひ参考にしてくださいね。

これで7つの習慣の前半部分、「私的成功」を目指すための3つの習慣のシェアが終わりました。

これら三つの習慣を実践していくことで、あなたは自立した人間になることができます。

ただ、僕たちの生きる社会は相互依存で成り立っています。

そうである以上、僕たちには、他の人と一緒に信頼や成功を築いていくための能力も必要です。

この公的成功を実現させるための習慣が第4の習慣から始まります。

少し時間がかかるかもしれませんが、必ず第4章以降もシェアしていくので待っていてくださいね。

少しでも多くの方が、これまでの記事を通して、第1の習慣「主体的である」、第2の習慣「終わりを思い描くことから始める」、第3の習慣「最優先事項を優先する」を実践し、私的成功をおさめてくれたらこれ以上嬉しいことはないです。

これからもよろしくお願いします。

どうしてもカバーしきれていない部分もあるので興味のでた方はぜひ本書を手にとって読んでみてくださいね。

完訳 7つの習慣 人格主義の回復

今回はここまで。

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Seiji

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