組織DXに、なぜ統合グループウェアとOfficeの連動が必要なのか Part2｜職場の非効率あるある編
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
前回は、
仕事の「属人」「属モノ」「属場所」化とそのリスク
BCP（事業継続計画）対策とDX
について言及しました。
今回は、より現場目線で解決しなければならない課題に斬り込んでいきたいと思います。
では、いってみましょう！
組織DXとは…
「DXの３本柱って結局、組織改革のためだよね」と気づいた結果、最近筆者がテーマに掲げているワードです。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
1. プラットフォームやストレージがバラバラ
かつて日本が高度経済成長期だった頃、人口は増え続け、今に比べて労働力は豊富にありました。
そこで、多少のことは人海戦術で乗り切ってきたというご経験もつ先輩方も多いと思います。
しかしながら、今の日本は労働人口が慢性的に不足している状態。
磨かなければならないのは人海戦術ではなく、データ活用術・デジタル活用術です。
にもかかわず、オフィスにはまだまだ不便が散見されはしないでしょうか？
ケース①：増えていくファイル、点在するメッセージ
一見デジタル活用されているようで、実は人海戦術になっているという典型的な事例です。
作成したファイルを同僚にチェック依頼するときのオペレーションを、確認していきましょう。
① (画像右上)当該ファイルを個人用クラウドからダウンロードしてPCに保存
② メールに添付して同僚に送信
③ 同僚はメールに添付されたファイルをダウンロードしてPCに保存
④ ファイルのチェック完了後、ファイルサーバーの個人フォルダへ保管
この間、
(a) 使用したストレージ・サーバーは３つ
(b) 生成されたファイルは４つ
(c)この件についてやりとりしたテキストは２種類（メールとチャット）
ここで問題です。
当事者２名が、しばらく時間をおいてこの件を確認したいときに、
Q1. ①～④どのファイルを開けばよいでしょうか？
Q.2. (c)メールとチャット、どちらを確認すればよいでしょうか？
即答できないほど、１つの案件についてデータが増えまくっていることがわかります。
ケース②：統一されてない個人スケジュールと予約システム
続いては、グループウェアを導入し業務DXができているようで、実際は人海戦術になっているケース。
上司＋部下３名の１チームで行うミーティングに関して、スケジュール調整し社内会議室を予約するシーンです。
①部下３名が共通のカレンダーアプリで空き予定を確認し、候補日時を選出
②上司の空き予定と①の候補日時を照らし合わせ、日時を確定
③グループウェアの会議室予約システムを確認、空いていれば会議室を予約
④当該日時で会議室に空きがなければ、②に戻って再調整
問題点は、下記のとおり。
スケジュール管理のプラットフォームが統一されていない
スケジュール管理システムと備品・会議室予約システムが統一的に連動していない
人力での管理が必要
「私が頑張れば大丈夫です！」
そんな風に、一番左の女性が言いそうですよね。
でも、想像してみてください。
上司の都合が悪くなり、スケジュールは調整しなおし。
一旦入れた予約が、変更に……。
定期的なミーティングのため、会議室を年間で押さえないとならない状況。
１回限りなら人力でも問題ありませんが、毎回となるとかなりのコストに。
繰り返しますが、いまの日本は人手不足。
何とかしなければならないと思いませんか？
2. これらの課題を解決するために、統合グループウェアを導入しよう
DX＝シームレスな業務プロセスの実現
シームレスとは、「継ぎ目のない」という意味ですが、ここまでの文脈から「人力が発生しない」と捉えていただければ幸いです。
そのために、仕組みを導入しましょう。
そう、DXツール（統合グループウェア）です。
上記の２事例で問題になっていたのは、プラットフォームやサーバー（ストレージ）が統一されないことで生じる人的コストでした。
ということは、それらが統一されれば多くの問題が解決するはず。
だから、組織のDXには統合グループウェアの導入が不可欠なのです。
おすすめの統合グループウェア
国内外各社のグループウェアが存在しますが、その中で筆者がおすすめしたいのは下記の２サービスです。
Microsoft 365
Google Workspace
誰もが知る巨大IT企業。
そして超有名なサービス。
「言われなくても、わかってるよ！」
そんな声が聞こえてきます（笑）
では、なぜ彼らのサービスが有用なのか、仕組みを根拠に説明できますか？
この２つのサービスと、それ以外のサービスとの決定的な違いは？？
本シリーズは、
組織DXに、なぜ統合グループウェアとOfficeの連動が必要なのか
というテーマでお送りしています。
いまの時点で説明できなくても、全然OKです。
この記事のシリーズをすべて読み終えたとき、あなたの中で、きちんと咀嚼し消化できてることが重要。
結果、いまご利用のグループウェアに対する見方や、活用の仕方が変わるでしょう。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
続きは次回、お楽しみに！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？