組織DXに、なぜ統合グループウェアとOfficeの連動が必要なのか Part1｜職場のリスク編
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
いよいよこのテーマに斬り込むときがきました。
世に数多あるグループウェアの中から、組織のDXにMicrosoft 365またはGoogle Workspaceをお勧めする理由を書いていきたいと思います。
（MicrosoftとかGoogleの回し者のように思われることもある？ようなので、その誤解を解きたいというか…根拠を明確に示したいのもあります。）
既に導入している、導入を検討しているという方に重要なのは、
なぜOfficeアプリとの連動が必要なのかを理解することです。
これを知っていると知らないとでは、バックオフィス業務のDXに特に大きく差が出ます。
ぜひ、最後までお付き合いくださいね！
組織DXとは…
「DXの３本柱って結局、組織改革のためだよね」と気づいた結果、最近筆者がテーマに掲げているワードです。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
1. 仕事の「属人」「属モノ」「属場所」化
突然ですが、日々の仕事でこんなことありませんか？
①「この仕事は、あの人じゃないとわからないんです！」
急な担当者の休みで、業務が止まるなんてことはないですか？
その業務の詳細や進捗、ファイルの格納場所や取引先の情報……
そういったことを把握しているのは休んだ担当者だけという、
業務の属人化。
引継ぎもままならないまま長期の休職、もしくは退職…なんてことになったら、まさに事業存続の危機に直面します。
②「あのデータは、このPCにしか入っていないんです！」
「まさか、PCがある日突然壊れるなんて！
（いや、ヤバいと思いつつ、だましだまし使ってたフシはありました…）」
「どうしよう、作りかけのデータのバックアップ取ってなかった！
また一から作り直すんですかーーー！！？」
……作りかけの１ファイルだけなら、まだ傷は浅いかも。
もし事業に関するほとんどのデータが１つの端末に保存されていて、バックアップもとらず、ある日その端末が壊れたら……。
想像するだけで恐ろしいですね…！
まさに業務データの属モノ化。
事業継続の危機と隣り合わせの日常です。
③「オフィスに戻らないと、システムにアクセスできないんです！」
「会社のネットワークに接続しないと、業務システムにアクセスできないから、出張から帰ってきても直帰できない…。」
「ある日、起きたら発熱していて、感染症検査で陽性に……。
出勤は当然できない。でも今日やらなければならない仕事がある。
誰かに代わってもらうことのできない仕事だ。」
「ああ、こんなことならリモートワークの準備をしていればよかった。
インターネット環境があれば業務データにアクセスできるようにしておけば…！」
これが業務の属場所化。
リモートワークの是非論が活発になっている昨今。
リモートワークが生産性を上げているとか、コミュニケーションを下げているとか、それ自体がいいとか悪いとかではなく、準備の問題なのです。
準備していない場合、やはり事業継続の危機に陥る可能性があります。
2. 事業継続のあらゆるリスクを排除するために、組織をDXする
上記、仕事の「属人」「属モノ」「属場所」化の解説では、すべてにおいて事業継続の危機の可能性を指摘しました。
もちろんこれらは一例で、ビジネスをやっていくうえでは様々なリスクを回避する（対策を立てる）必要があります。
クラウドベースの統合グループウェアの活用により、大半のリスクに備えることができます。
※BCP（事業継続計画）については下記のサイトを参照
BCP（事業継続計画）にDXが有効な理由は、次のとおり。
①データの故意または過失による消失・改変（人的脅威）
情報セキュリティ上、最も対策すべきリスクが人的脅威
クラウドストレージは、一定期間内のデータであれば、改変・消失しても復元可能
アクセスログから各従業員の操作を監視可能
②PCやサーバーの破損（物理的脅威）
機器の中（ローカル）ではなく、クラウドストレージに保存することで回避可能
③災害（物理的脅威）※災害大国日本
クラウドストレージに格納したデータは、事業所で発生する災害には影響されない
火災・浸水 ：紙の資料の焼失や機器の破損リスク
地震・落雷 ： 機器の破損リスク
④外部からの攻撃（技術的脅威）
ビジネス利用には無料版ではなく有料版（強固なセキュリティ）を契約すること
セキュリティに関する責任をユーザーとプロバイダーで分担できる（オンプレミスの場合はユーザーが全責任を負う）
いかがでしょうか？
BCP対策というと、どうしても経営者やリスク管理部門マターになるので、現場の我々からしたら、少しピンとこないかもしれません。
しかしながら、知識として知っておくだけでも、仕事に対する視点や発言が変わってくると思います。
次回は、より現場目線で、なぜ統合グループウェアが必要なのか、解説したいと思います。
お楽しみに！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！
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