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組織DXに、なぜ統合型プラットフォームとOfficeの連動が必要なのか Part1|職場のリスク編

こんにちは!フォネットの長田(おさだ)です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。

はじめに|フォネット教育事業部ICT/DX推進課

いよいよこのテーマに斬り込むときがきました。
世に数多あるグループウェアの中から、組織のDXにMicrosoft 365またはGoogle Workspaceをお勧めする理由を書いていきたいと思います。

(MicrosoftとかGoogleの回し者のように思われることもある?ようなので、その誤解を解きたいというか…根拠を明確に示したいのもあります。)

既に導入している、導入を検討しているという方に重要なのは、
なぜOfficeアプリとの連動が必要なのかを理解することです。

これを知っていると知らないとでは、バックオフィス業務のDXに特に大きく差が出ます。
ぜひ、最後までお付き合いくださいね!

組織DXとは…
DXの3本柱って結局、組織改革のためだよね」と気づいた結果、最近筆者がテーマに掲げているワードです。



この記事を読んでほしい人

  • 管理職・チームのリーダー

  • 自組織におけるICT/DX推進の担当者

  • 仕事に追われて疲れ果てている人





※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/

※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。


1. 仕事の「属人」「属モノ」「属場所」化

突然ですが、日々の仕事でこんなことありませんか?

①「この仕事は、あの人じゃないとわからないんです!」

イラスト:まぽ

急な担当者の休みで、業務が止まるなんてことはないですか?

その業務の詳細や進捗、ファイルの格納場所や取引先の情報……
そういったことを把握しているのは休んだ担当者だけという、
業務の属人化

引継ぎもままならないまま長期の休職、もしくは退職…なんてことになったら、まさに事業存続の危機に直面します。


②「あのデータは、このPCにしか入っていないんです!」

イラスト:倉太郎

「まさか、PCがある日突然壊れるなんて!
(いや、ヤバいと思いつつ、だましだまし使ってたフシはありました…)」

「どうしよう、作りかけのデータのバックアップ取ってなかった!
また一から作り直すんですかーーー!!?」

……作りかけの1ファイルだけなら、まだ傷は浅いかも。
もし事業に関するほとんどのデータが1つの端末に保存されていて、バックアップもとらず、ある日その端末が壊れたら……。

想像するだけで恐ろしいですね…!
まさに業務データの属モノ化
事業継続の危機と隣り合わせの日常です。


③「オフィスに戻らないと、システムにアクセスできないんです!」

ここに来ないとできない
イラスト:ころん

「会社のネットワークに接続しないと、業務システムにアクセスできないから、出張から帰ってきても直帰できない…。」

「ある日、起きたら発熱していて、感染症検査で陽性に……。
出勤は当然できない。でも今日やらなければならない仕事がある。
誰かに代わってもらうことのできない仕事だ。」

「ああ、こんなことならリモートワークの準備をしていればよかった。
インターネット環境があれば業務データにアクセスできるようにしておけば…!」

これが業務の属場所化

リモートワークの是非論が活発になっている昨今。
リモートワークが生産性を上げているとか、コミュニケーションを下げているとか、それ自体がいいとか悪いとかではなく、準備の問題なのです。

準備していない場合、やはり事業継続の危機に陥る可能性があります。


2. 事業継続のあらゆるリスクを排除するために、組織をDXする

上記、仕事の「属人」「属モノ」「属場所」化の解説では、すべてにおいて事業継続の危機の可能性を指摘しました。
もちろんこれらは一例で、ビジネスをやっていくうえでは様々なリスクを回避する(対策を立てる)必要があります。

クラウドベースの統合グループウェアの活用により、大半のリスクに備えることができます。

※BCP(事業継続計画)については下記のサイトを参照

BCP(事業継続計画)にDXが有効な理由は、次のとおり。


①データの故意または過失による消失・改変(人的脅威)

  • 情報セキュリティ上、最も対策すべきリスクが人的脅威

  • クラウドストレージは、一定期間内のデータであれば、改変・消失しても復元可能

  • アクセスログから各従業員の操作を監視可能


②PCやサーバーの破損(物理的脅威)

  • 機器の中(ローカル)ではなく、クラウドストレージに保存することで回避可能


③災害(物理的脅威)※災害大国日本

  • クラウドストレージに格納したデータは、事業所で発生する災害には影響されない

  • 火災・浸水 :紙の資料の焼失や機器の破損リスク

  • 地震・落雷 : 機器の破損リスク


④外部からの攻撃(技術的脅威)

  • ビジネス利用には無料版ではなく有料版(強固なセキュリティ)を契約すること

  • セキュリティに関する責任をユーザーとプロバイダーで分担できる(オンプレミスの場合はユーザーが全責任を負う)




いかがでしょうか?
BCP対策というと、どうしても経営者やリスク管理部門マターになるので、現場の我々からしたら、少しピンとこないかもしれません。
しかしながら、知識として知っておくだけでも、仕事に対する視点や発言が変わってくると思います。

次回は、より現場目線で、なぜ統合型プラットフォームが必要なのか、解説したいと思います。

お楽しみに!

※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです!


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