生産性を落とさずにハイブリッドワークモデルに移行する方法
社員は自宅で仕事をすることを体験し、ビジネスもほぼ完全にリモートワークモデルに適応してきました。しかし、いざ旧来のやり方に戻ろうとすると、多くの人が職場の柔軟性のメリットを実感し、少なくともハイブリッドを維持することを選択します。
ここでは、ハイブリッドワーキングモデルと、その移行を技術的に持続させる方法について、いくつかの洞察をご紹介します。
ハイブリッドワークモデルとは
リモートワークへの適応に成功し、職場の安全に対する懸念や、より柔軟性を求める声が高まる中、人々はオフィスに戻ることに消極的なようです。
最近の調査では、50〜55％の従業員がオンサイト・ワークよりもハイブリッド・モデルを好むと推定されています。McKinsey & Companyのグローバル社員調査によると、パンデミック後、ほとんどの社員がより柔軟な働き方を好み、37%がリモートワークを希望、52%がハイブリッドモデルを支持し、オフィスに戻ることを楽しみにしているのは11%のみでした。同様に、スタンフォード大学経済政策研究所の調査では、米国の労働者の55％がオンサイトとオフィスの混在勤務を好むと結論づけています。
そして、その態度は現実的です。Envoyが最近行った調査では、47%もの従業員が、会社がより柔軟なモデルを導入しないなら、新しい職場を探すことを望んでいることがわかりました。
ハイブリッド・アプローチでは、リモートワークとオンサイトの両方が組み合わされます。ハイブリッド型はすべての社員がある時間はオフィスで、ある時間は自宅で仕事をする、ある社員はリモートで、ある社員はオンサイトで仕事をする、またはこれらの組み合わせで仕事をすることができます。
このような構成は大まかに言って、リモートファースト、オ フィスオンセカンダリー、オフィスファーストの3つのモデルのどれかに当てはまることになります。理想的には、それぞれの従業員の「ペルソナ」、ひいては雇用主にとって最善の利益をもたらす特定の形式を見出すことが目標です。
多くのオフィスが入居者で埋まりつつある中、リモートワークを継続したり、パートタイムスケジュールを導入したりと、スタッフの新しい考え方に合わせようと、新しい勤務体系を構築する企業もあります。
従業員満足の他に、企業にとってどのような特典があるのか見てみましょう。
メリットは？
フレキシビリティが生産性につながる。社員が自分の生産時間を把握し、最も効率的で快適な環境を選択することは、全社的な職場環境の統一よりも良い結果につながります。
世界中の誰でも雇うことができる。より多くの現地スタッフや転勤者をオフィスに迎え入れ、同時に完全に遠隔地にいる従業員との十分なコミュニケーションと管理を確立することで、あらゆる労働市場に対してビジネスを展開することができます。
コスト削減。フレキシブルなワークスペースの存在は、実費、作業設備、家具、新入社員の技術的な受け入れ、会社負担の社員の交通費などに関連する費用を大幅に削減し、他の分野に再投資することができることを意味します。
より安全に働く。 毎日同じ人が集まる混雑したオフィスは、Covid-19など、ウイルスや感染症にかかるには絶好の場所です。リモートワークの割合が増えれば、会社に安全な環境をもたらすだけでなく、従業員のストレスも軽減されます。
ハイブリッドモデルをいかに構築するか
新しい企業文化を育み、幸せで生産的なチームを維持することは、企業経営にとって大きな仕事です。
しかし、リモートリーダーシップ、オフラインとオンラインの十分な統合、情報へのアクセスの統一、包括的な管理チャネルの設定などは、純粋にテクノロジーに依存しています。ここでは、ハイブリッド・オフィス構築の準備として考慮すべきことをご説明します。
ペーパーレス化は必然
現在の場所に関係なく、誰もが仕事上の文書を交換し、アクセスできる単一のアクセスポイントがあるべきです。文書管理・共有システムが適切に構造化され、多様なアクセス権で安全にファイルを共有できるようになれば、すべてのデータを1つの場所にまとめておくことができます。
また、文書の暗号化や電子署名機能など、データ保護や認証の手段を追加することで、機密文書や資料に必要な属性が付与されます。
データを社内で保管する
特定の業界では、パブリッククラウドに一部の情報を保管することは安全ではないと考えられています。医療、金融、研究、その他の業界におけるデータセキュリティ規制の下で運営されている組織では、オンプレミス管理システムを使用して社内にデータを保管することが可能です。同時に、この情報を安全に処理し、その整合性を確保するためのあらゆる手段を備えた認定ユーザーが、外部からアクセスすることができます。
情報への平等なアクセスを提供する
ハイブリッド環境では、ユニファイド・コミュニケーション（UC）を通じて、全員がオフィスでの議論やミーティングに参加できるようにする必要があります。物理的な円卓会議とオンライン会議を併用できるスペースは良いアイデアですが、さらに踏み込んで、すべての会議をオンラインにして、参加者全員が同じレベルの帰属意識を共有できるようにしたものもあります。
会議の内容は共有ドキュメントやホワイトボードにまとめ、プロセスの最新情報をワークチャットで伝え、遠隔地にいる全員が常に情報を把握できるようにします。
セキュリティ第一主義を貫く
完全リモート型と同様に、オンラインでのデータ共有やコミュニケーションに依存するため、クラウド環境には、二要素認証、SSO、IP追跡、ユーザーアクティビティ監査、定期的なバックアップなど、アクセスを制御しデータを安全に保つ手段がすべて備わっていることを確認する必要があります。サイバーセキュリティにもう少しお金と労力をかけることは、決して犠牲ではありません。
タスクの割り当てと一元管理
すべてのタスクはオンラインで割り当てられ、トラッキングされます。ほとんどのプロジェクト管理ソフトウェアでは、割り当ての設定、全員の生産性の一元的なレポートと追跡、時間給の仕事の時間の見積もりも可能です。
カレンダーにオフィスアワーを設定
オフィスやリモートでの複雑なスケジュールで迷子にならないように、また、各メンバーがいつオフィスに来ればいいのかをチーム内で明確にするために、オフィスアワーを記載したチームカレンダーを作成し、特定のプロジェクトに関わる全員が共有できるようにしましょう。
生産性と仕事への満足度を調査する
フォームや電子アンケートを使って、毎週または毎月、採用した仕事の仕組みについて従業員の評価を行い、徐々に効果を高めるために微調整が必要でないかどうかをチェックします。
ONLYOFFICE Workspaceでハイブリッド化する
ONLYOFFICE Workspaceは、企業のオンライン・コラボレーションのための単一スペースで、集中管理されたクラウドとセルフホストソリューションとして利用可能です。
豊富な機能と強力なコラボレーション機能を備えたオープンソースのオフィススイート、ONLYOFFICE Docsが含まれています。多機能なドキュメント管理プラットフォームとともに、このスイートは、あらゆる一般的な形式のファイルを安全に整理、共有、編集、共同執筆するために必要なすべてを提供します。
ONLYOFFICE Workspaceには、生産性の整理と追跡のためのプロジェクト管理機能、独自のメールハブ、企業カレンダー、CRM、およびコミュニケーションツールが含まれています。
ONLYOFFICEは、ウェブ、デスクトップ、モバイルデバイスから利用可能です。
ONLYOFFICE Workspaceや他のONLYOFFICE製品の詳細は、公式サイトでご確認ください。