WBSを作成する5つのステップ～Step4.リスケ前提のスケジュールに悩まされているあなたへ〜
こんにちは！
野見山です。
今回の記事では、「WBSを作成する5つのステップ」について紹介したいと思います。今回の記事はその第4弾です。
普段、僕がWBSを作成している時に意識していることをまとめてみようと思います。
そもそもWBSって何？って方には、前回以下の記事を書いてます。
参考までにどうぞ。
■WBS作成の5つのステップ
プロジェクトなどで計画を立てる際に肝となるWBSですが、意外と作成する手順についてしっかりと習ってる人は少ないように思います。
私も実際のプロジェクトを通して身体で作り方を覚えてきた側面もあるので…
初めてWBSを作成する際になんとなくで作ってみて、粗い計画となり、痛い目を見ることもあるので、作成手順の概念はしっかり押さえておきましょう。
このようにWBSの作成は、
Step1.WBS作成の準備
Step2.タスクの洗い出し
Step3.工数見積もり
Step4.スケジュールの作成
Step5.役割分担の作成
の5つのステップから成ります。
今回はStep4の「スケジュールの作成」について、深堀していきたいと思います。
■リスケ前提のスケジュールはなぜ起こる？
『今日、予定していたタスクが終わりませんでした。明日までに終わらせます！』
メンバーからの報告をプロジェクトリーダーが受ける時に、良く見られる光景の一つです。そんな光景が翌日同じことが見られることもしばしば。
さて、当初立てた計画がリスケし続ける原因はメンバーにあるのでしょうか？
必ずしもそうは言えないというのが僕の意見で、プロジェクリーダーがリスケせざるを得ない計画を組んでしまっていることも要因の一つです。
マイルストーンや工数などの情報をもとに、実現可能なスケジュールに落とし込んでいく必要がありますが、軽いノリで計画を立てて痛い目を見ることに…
以下はスケジュール作成までのステップになります。
前回の記事では工数見積もりの部分をお伝えしたので、今回は以降のステップについて触れていきます。
■スケジュール決定までのステップ
①実行順序の整理
プロジェクトは期間があり、かつ多人数で仕事を進めることから、WBS上でのタスクの実行順序は重要なポイントです。
この実行順序を整理する時、まず何から着手すべきか？というのが主要論点になります。
・前工程でタスクを片付けないと後工程の進めないものが何か
・前工程で引継ぎやレビューをしておかないと、後工程の品質に大きな影響を与える
こういった例が挙げられますが、いずれも先の工程をいかに予定通り、遅延なく進めるか、といったことを考えて、計画を組み立てたいところです。
②期間の決定
工数と実行順序が整理できたところで、マイルストーンで決められた期間にハマるように、タスクの期間を細かく切っていく必要があります。
ここで工数の積み上げが役に立ってきます。
総工数20人日を2人でやるなら10人日かかる、といった具合で、期間と人員を見てスケジュール決定していきます。
アサインされたメンバーにも限りがあるので、この作業をすることで計画通りに作業が終わるか、終わらないかの一次判定ができます。
③期間短縮の検討
期間短縮の検討をする場面というのは、マイルストーンで決められたスケールを達成するために、既存の人員ではスケジュールが未達になる時です。
間に合わない時には残業をして巻き取ったり、スポット的なメンバーをアサインなどをするわけですが、プロジェクトリーダーとしては基本的には期間短縮の検討をしないでマネジメントできるのが望ましい姿だと思います。
というのも、スポットメンバーが増えた時に作業引継ぎ時間が増えたり、作業を並列でやったことによって出戻りが出たりと、ある程度のリスクを背負うことになります。
計画を立てるのは事前にどれだけ詰められるかが勝負です。
追いつめられないように、リーダーとしては日々のプロジェクト運営を心掛けたいところです。
■まとめ
今回の記事では、「WBSを作成する5つのステップ～Step4.リスケ前提のスケジュールに悩まされているあなたへ〜」を紹介しました。
プロジェクト運営において、スケジュール作成は非常に重要な技術です。チームを正しくリードするためにも、スケジュール作成力をあげていきましょう！
20～30代でプロジェクマネジメントを学びたい人向けに、プロジェクトマネジメント関係のマガジンに記事を入れているので、そちらも参考までに。
次回はWBS作成のステップの続きで、Step5の「役割分担の作成」について、紹介予定です。
それではまた！
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