3割の人が「ムダ」だと感じている「アノ仕事」、あなたの一言で減らせるんです！
在宅勤務4ヶ月目。いろんな「あたりまえ」が崩壊中。
確かに「アレ」減らせるかもね、というメモ
最後まで読んで頂けると得られそうな情報は？
✔︎ 3割の人が「ムダ」だと感じている「アノ仕事」とは？
✔︎ 大丈夫。無くしてもこうすれば同じことです。
✔︎ 最も大事で、最も難しいのは、あなたが変わること、です。
1、普段の仕事で無駄だと感じる作業のトップは？
ある調査によると、78.0％が「普段の仕事で無駄だと思う作業」があると答えており、その無駄と感じる仕事のトップは38.1％で「社内会議のための資料作成」だったそうです。
で、この「ムダ」な社内会議のための資料作成に投下されている時間もこの調査で調べていて、1日あたり42分、1ヶ月では14時間がこの「ムダ」な作業に費やされているという衝撃の結果となっています。
確かに、社内の会議資料に膨大な労力をかけている部署、ありますね。私自身もかけていたことがあります。特に営業部門にいた時は、数字が悪いとあれこれ報告物が増えて大変な思いをしました。当時はその時間があれば営業に時間かけさせてくれ〜、こんな資料作っても1円にもならないよ〜、と思っていましたが。大体が言い訳資料でしたし。
とは言え、社内会議の資料は必要ですよね？ムダと言われてもまるっきり無くすわけにもいかないですよね？
2、今一度「社内会議」でしたいこと、を考えてみましょう。
一口に「社内会議」と言っても、いろんなものがあります。ここでは、同じ部署内で行う会議としましょう。その範囲であれば、その部署の長が決断すればすぐに実行できる、という理由です。
したいこと、の前に質問です。どんな資料を誰が作っていますか？
今までずっと続いてきたことで、その時になれば出てくる、空気のような存在になっていませんか？
それくらいわかるよ、という方も、そのためにその担当者がどれくらいの時間をかけているか、その元データは誰がどんな風にして集めているか、さらにそのデータは誰がどうやって報告したものか、時間はどれくらいかかっているのか、把握していますか？
こういうことは、やっている（やらされている）担当者は分かっています。分からないのは、そう、上司です。
さて、いよいよ、本題です。
その資料を使って「社内会議」でなにしたいのでしょうか？
もしかしたらその内容、わざわざPPTでなくてもワードで項目が書かれていれば十分かもしれません。そのデータ、わざわざPPTにしなくても元のエクセルのままでも目的は達成できるかもしれません。
もっと言えば、それ、全部必要でしょうか？
3、「でも」、「だって」、「そうはいうけど」…
はい。今、3つのコトバうち、どれか思いませんでしたか？
思った方はおそらく上司、ですね。
最初に定義した通り、資料を簡略化するのはあなたの部署の範囲なんです。組織の長であるあなたが決めれば即OK。1日42分を全部はなくせませんが、半分として21分削減できます。1人当たりですから10人いれば210分。1ヶ月20日営業日として、4,200分＝70時間、削減できるんです。
導入コストはゼロ。あなたの考え方を変えるだけです。
失敗したら？
修正すればいいんです。投資したわけでもないですし。
当然しばらくは試行錯誤でいいと思います。
こういうことなら部下からも良いアイディアが出るかもしれません。
「社内会議」自体、もっと活発になるかもしれません。
最後に。もし、全員集まる「社内会議」だけでなく、上司に説明する時にも、きちんとした「社内会議のための資料」を用意してもらっている場合には、そちらも変更してみてはいかがでしょう？
え？ 今、3つのコトバのどれか、思ってないですよね？
最後までお読み頂いてありがとうございました。
読んでいただいたお時間分だけでも参考になったことがあれば嬉しいです。
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