#40 社内勉強会／30秒で３つのポイントを話す

現在、部署内のメンバー向けに、1週間に1回の15分勉強会を行っています。参加メンバーは、同じフロアにいる入社2年目から新任管理職まで総勢50名強。テーマに応じて参加は自由。

本日(8/2)のテーマは、いわゆる「エレベータートーク」、参加者は幅広い層で、ちょっと多めの18名でした。

アメリカのシリコンバレーで、若い経営者がエレベーター前で、有力な投資家をつかまえ、エレベーターに一緒に乗り込んで30秒で自分のビジネスプランの魅力を説明し、資金を引き出したという説に倣った内容です。

上司に、「いま、1分だけよろしいですか？」と話しかけて許可をもらった後、30秒前後でポイントを説明し、残りの30秒で上司の判断を仰ぐような時間配分が重要になります。

30秒で相手に簡潔に伝えるためには、３つにまとめるようにします。２つでは気持ち的に少なく不安が残るし、４つだと判断仕切れず多い印象を与えてしまいます。

では、３つのポイントとは、どのように抑えれば良いのか。

前回の社内勉強会で、説明した「空・雨・傘」の思考法です。

✔️まずは、現状把握／「今どんな状況なのか？」という「事実」を示す　　　　✔️次に、現場の解釈／「その状況が具体的に何を意味するのか？」という解釈　✔️最後に、結論・または解決法の提案／「実際に行うべき行動」の解決策

例１：相手に傘を持ってい供養提案する場合のトーク

①現状把握：Aさん、ちょっと待って。空を見てください、真っ黒な雲が西から来てますよ。②現状の解釈：これは急に雨が降ってくるかもね、風も出てくるとずぶ濡れになってしまうかもしれないよ。③解決策：是非、この傘を持っていきましょう。

ただ、実際の現場では、「結論→理由」に置き換えてしまいます。ビジネスでは。結論を先に伝えてから、その理由を話すのが基本となりますので。

「どうぞ、傘を持っていってください。なぜなら、西側から黒い雲が近づいているし、急に雨が降ってくるかもしれないからです」

例２：取引先からのクレームを上司に相談する場合

①現状把握：A社の件ですが、先方窓口から、当社の業務スピードが遅いとのクレームを受けました。②現状の解釈：こちらとしては当初の予定通りに進めているのですが、どこかの段階で齟齬が起きているようです。このままでは、全体の進行に支障をきたす可能性があります。③解決策：一度、先方の部長も交えて、全体の流れを再確認する必要があるので、社内打合せと、先方へ訪問する時間を作っていただけませんか？

ビジネスの現場では、「結論→理由」の順番になりますので

「部長、近々、社内の打合せと、A社へご同行する時間を作っていただけませんでしょうか？A社の件、当社は当初の予定通りに業務を進めていたのですが、どこかの段階で齟齬が生じてしまい、先方窓口から、進行のスピードが遅いとのクレームを貰ってしまいました。このままでは全体の進行に支障をきたす可能性があるので」

この分量で、約30秒です。30秒というのは、あくまでも目安ですので、大事なのは、伝えたい大切な部分だけに絞り込み、３つのフェーズに分解して話をすると、相手にしっかりと伝わる、ということです。

コミュニケーションコストを下げて、より生産性の高い組織を目指していきましょう。

次回は、8月10日(火)に開催します。