#37 社内勉強会／「１分だけよろしいですか？」と話しかける

現在、部署内のメンバー向けに、1週間に1回の15分勉強会を行っています。参加メンバーは、同じフロアにいる入社2年目から新任管理職まで総勢50名強(先週から増加しました)。テーマに応じて参加は自由。

今回は、「ちょっと工夫したコミュニケーション法」を題材にしました。参加者は若手中心に17名でした。

上司と部下が、摩擦を起こしやすい場面って、「報・連・相」では無いですか。報告と連絡と相談をする時、下の方はなぜか緊張するし、でも上司も実は、無意識に構えているようで。

組織やチームで仕事をする時に「報・連・相」は欠かせませんが、アプローチの仕方や「報・連・相」の内容に工夫が無いと、たちまちお互いの時間をムダにしてしまいます。

上司は、数々のプロジェクトを抱え、毎日忙しそうにしています。離席が多く、戻ってきてもすぐに集中して会議メモをまとめたり、パソコンで作業を始めますね。組織のメンバーは、どうしても上司にまとまった時間をもらい、明確な判断を仰がなければ、仕事が前に進まない状況であります。このままだと、指示をした上司も結果的に困ることになります。

上司が席に戻ってきて一息ついた好機を捉えて、スーッと寄っていき、どんな言葉をかけたら良いでしょうか？

「○○部長、□□の件で、今１分だけよろしいですか？」

何の用件でなのか？、何分かかるのか？　を真っ先に伝えることが大事。　　　　

用件を冒頭に伝えれば、部長自身が業務として命令したことなので、忙しい時間を割いて相談を受けるべきか、部長自身が判断できます。それよりもっと優先すべきことがあれば、「１０分後に声かけて」とか、「メールしておいて」と、代案を出すこともあります。

「1分だけ」というのは、あくまで上司に「すぐ終わりますよ」と安心感を与えるための手段です。上司は、聞き始めたら、自分が納得がいくまでは説明をさせ続けます。実際に1分で終わらなくても良いと思います。

声の掛け方一つで、上司も部下もスムーズに仕事ができます。上司の時間を上手くもらえないことで、仕事の遅れは１週間にも、1ヶ月にも及んでしまうことがあります。そんことにならないよう、上手に話しかけて、お互いの仕事の効率をも上げていきたいものです。