会議を変えたら会社が変わった。

では会議をはじめます。

統括部長の一言で部屋が静まる。
わたしたちはパソコンに手をかけ
資料をいつでも出せるようにする。

営業課7名の会議。
統括部長が中央に座り、
隣に課長が座る。

そして議題を発表。

「来週、取締役と打ち合わせするので、その事前打ち合わせをします」

課長は部長を見つめながら返事。わたしたちも返事をしたが、冷静に考えると疑問が残った。

わたし:それってリハーサル？

✔︎取締役との打ち合わせがある。
✔︎そのための打ち合わせをする。
→つまりリハーサルだよね？

もちろん、部長が言いたいことはわかる。要するに、取締役に見せる資料を整理したいから一度打ち合わせしようということ。

それって社内にうまく見せるための、作戦会議ってことですよね。

わたしが考える会議は、現状を踏まえて企業が今後どのように成長すべきかの意思統一を図る場だと思っています。また、その成長にはお客様の存在が第一で、社外に対してのアプローチを考える場でもあります。

それが状況報告発表会で終わりがちなのが弊社。いや、ほとんどの企業がそうだと思います。わたしは常に進捗を報告している。報告しているにもかかわらず、なぜか会議でもう一度その内容を話し取締役が来たらまた話すわけなのよ。なんで？って話。

みんなの会社はどう？
こんな会議してますか？

そこでわたしは、会社の会議を変えようと思った。変えたことで会社がかわった。

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わたしは外資系企業と日系中小企業の両方を見てきた。だからこそわかるのだが、日系というよりも昭和を生きてきたサラリーマンは、なぜか会議の場を”お喋りの場”だと思っている。

あなたの会社はどうですか。会議中に議題からはずれて、まったく違う話になっていないだろうか。そのような光景に心当たりのある人は考えてみてほしい。その会議、意味ありますか？

外資と日系　会議の違いについて

わたしは、外資と日系を両方経験してきました。
外資はいい面でも悪い面でも「個」で仕事を行うので会議が比較的に少ないです。朝礼以外で会議を行ったことは1度もなかった気がするなぁ。

会議を行っていたのはマネージャー陣（普通の会社でいうと主任以上）だが、その会議も長くて１時間程度。ながい会議という印象は受けなかった。

一方、わたしが経験した日系の２社はどちらも会議が長い。今の会社はまだいいが、以前勤めていたブラック企業の会議に至っては最高10時間（業務時間を越えている笑）会議していたこともある。

わたしが感じた、長い会議の問題点を洗い出してみたいと思います。皆さんの会社にも当てはまるか考えてみてください。

無駄な会議とは

１．時間設定がおかしい

スケジュール上で、すでに会議が2時間設定されています。わたしが思う長い会議は、時間設定に余裕を見ています。部長に2時間は長いと以前に話したとき、

いや、1時間じゃおわらないでしょ

このように回答がありました。それは会議の大半が雑談または無言だからです。よく考えると30分で終わる内容だったなというときがあります。

つまり、会議に2時間も時間をとっておく必要はありません。ただ時間に余裕を見ているだけです。

２．話し合いにゴールがない

なぜか議題はあるのにゴールがありません。ゴールがない理由は仮説がないからです。

例えば、「会社の売上について」は議題。「広告の出し方を変えることで売上が向上するのでは」が仮説です。

ぼやっとしている議題を与えられても、それぞれの考えがバラバラになりますよね。仮説を与えられた方が意見を出しやすい。

ながい会議は、仮説をみんなで話し合う特徴があります。その仮説を決めたら解散。その次の会議で行動した結果を話し合うこともなく、また仮説を話し合う。これでは成果がわからないですよね。

統括する人が仮説をたてる
（これがゴール）
⬇︎
仮説に対し行動内容を会議
⬇︎
実行する。
次回の会議まで結果を確認

３．謎の挨拶タイム

今もあるのかと思ったのが、会議がはじまるときに行う取締役または部長からの挨拶。早く会議をはじめればいいものを、その挨拶によって無駄な時間が生まれてしまう。

4．資料準備、資料探し

これは会議前の話になりますが、紙印刷の会社がいまだにあります。モニターに映せばいいのに、わざわざ売上報告を紙で印刷して捨てるだけ。

しかも、社外秘の情報まで印刷している人もいます。セキュリティー上の問題もありますし、なにより会議中にどの資料か探すのに時間がかかる。

拡大もできないので、見えないと言い出す。この時間が無駄だと思います。

６．確認だけで考察しない

営業会議の大半は個別の売上確認。これはもう発表会と呼んでます。おそらく日本の会社の営業会議は発表会じゃないかなと。

もちろん現状を話し合うことは正しいことです。問題はその結果からどう考察するかだと思います。結果は事前に確認できますし、会議ではその結果を踏まえて考察する形が理想だと思います。

７.　次の議題が抽象的

そもそも次の議題を決めずに、会議の日程だけ決まってる会社が多いのかもしれません。他の会社がどうか詳しくはわかりませんが、わたしの会社は議題を決めています。

ただ議題がぼやっとしていて、結局なにを話し合うのだろうとなりがち。これでは、せっかく議題を決めているのに勿体無いですよね。

今回話し合った内容から、行動した結果を会議前に確認し、会議で考察するのが効率のよい会議だと思います。

会議を変える

わたしはみんなで会議について考えることを提案しました。やはりみんな思っていることは一緒で、無駄を省けばもっと有効に時間が作れると思っていました。

そこで、改善策とどれくらい時間が変わるかをまとめ上司に提案。そうすることで、メリットを明確にしました。

みんなで考えた改善策がこちら。

✔︎共有資料はディスプレイを活用
→印刷を禁止。各々パソコン持参

✔︎議事録はMS SharePoint
→共有しながら編集
　資料の印刷禁止

✔︎売上状況は数字のみ報告
→案件内容はテキスト記載

✔︎部長の挨拶等はなし
→部長も別にやりたくなかった

✔︎ゴール設定を必ず設ける
→最も大事

会議の準備が減り、
会議の質があがり、
次の行動も明確になる。

時間は30分以上短縮できた。

これまで2時間かけてきた会議。
30分以内も夢ではない。

わたし自身も、会議を変えたことで無駄に残業することもなくなった。

会議が変わり、会社が変わる

会議がながいことで集中力が落ち、体力も奪われるため会議のあとは帰りたくなる。

せっかく全員で方向性を確認し、行動にうつせると思ったのにそれでは勿体ない。いかに短時間で会議をすすめるべきかが大事だとわたしは思います。

また、わたしもそうですが、明確なゴールが決まることで、今なにを考えればいいかがわかり、よりアイディアが出しやすくなりました。

会議は時間とゴールを組み合わせることで、より良いものになりますね。

みなさんの会社はいかがでしょうか。