タイムマネジメント⑧ スケジュールを立てよう
だいぶ間が空いてしまいましたが、タイムマネジメントの続きです！
前回は、業務の所要時間を正確に見積もる方法について書きました。
今回は、その見積もりを踏まえて、スケジュールを立てる方法について整理していきます。
大切なポイントが多くて、今回かなり長めになってしまいましたが、最後まで読んでいただけると嬉しいです！
⏰朝の５分でできる！その日の計画立て
みなさんは、勤務時間のスタート時、その日の計画を立てていますか？
なんとなくメールチェックして、とりあえず昨日の続きや、急ぎっぽいものからやっつけよう。そして、一つのタスクが終わるたびに、「次は何しようかなぁ」と少し悩みつつ選んで、また次の業務にとりかかる。
もし、そんな感じで仕事をこなしている場合は、今回の記事を参考にしていただければと思います。
その日の計画を立てておくことで、「次は何しようかなぁ」と迷うことなく行動できるようになります。その都度ちょっと悩む時間も、ちりも積もれば山となりますよね。その時間、もったいないと思いませんか？
業務を洗い出す際に所要時間の見積もりができていれば、その日のスケジュールは5分あれば決められます。
⏰退勤時間を決める＆拘束される時間を確認
まずは、「どうしても今日中にやらなければならないこと」などを踏まえて、退勤時間を決めます。
定時に帰るのか、ある程度残業するのか。
これを決めるか決めないかで、仕事の捗り具合が変わるから不思議なんですよね。
私は以前、保育園に子供２人を預けてフルタイム勤務をしておりましたが、保育園の延長保育には時間のリミットがありました。どんなに遅くても19時までにはお迎えに行かないといけない。
そのためには、遅くとも18:28の地下鉄には乗らないといけない。そのためには、18:20には職場を出なければいけない（職場から駅までは、自転車を使ってました）。
なので、よっぽどのことがなければ、必ず18:20には職場を出ていたんです。数年経ってお迎えが必要ではなくなった頃と比べると、そのリミットがあった当時は、日中の仕事への集中度や捗り具合が勝っていたと思います。
というわけで、お尻の時間を決めることの有効性は大きいと思います。
また、すでに決まっている会議や打ち合わせ、商談など、人との約束＝拘束される時間も確認しましょう。スケジュールにすでに入っていますよね。
この拘束される仕事のために、移動時間や直前に資料を読んでおくなどの準備時間が必要であれば、その時間をスケジュールに入れます。
そして、残った時間をどう計画するかがポイントです。
以下にやり方をご紹介していきます！
⏰シンプルな方法
一番シンプルなのは、特にやる時間を決めずにその日にやる仕事だけ決めておく方法です。
まず、上記の拘束される時間を除いた、その日に自分が使える時間をざっくり算出します。
そして、前回ご紹介したアイゼンハワーマトリクスに振り分けた業務リストを確認しましょう。
その中の優先順位の高いものから、その日に取り組むべきタスクを選びます。所要時間も勘案して、その日の自分が使える時間でこなせそうなタスクを選びましょう。
使える時間とそれぞれの所要時間次第ではありますが、優先順位が高い１～２つと、できそうならやるタスクをもう１つくらい選んでおくくらいでもOKです。
もちろん、その日でなければならない仕事があれば、それを含めて選びます。
後は、自分で使える時間が来るたびに、その日選んだ仕事をこなしていけばOK。
こうしておけば、何をやるか悩むことなく、選んだ業務に集中して取り組むことができます。選んだ１つ目が終われば、２つ目にとりかかる。
ただそれだけです。
⏰しっかりスケジューリングする場合
やる時間を決めてスケジューリングする場合も、上記と同様に、アイゼンハワーマトリクスから優先順位と所要時間を踏まえて選びます。
拘束される時間以外のところに、次のことを意識しながら配置していきましょう。
✅企画を考えるとか、プレゼンの構成を考えるとか、頭を使う仕事はなるべく午前中に（起床３～４時間後が一番頭が働く）
✅作業などの、あまり頭を使わないとか体を動かす仕事は、午後眠くなりそうな時間に（起床８時間後くらいが一番眠くなる）
✅スキマ時間があれば、細かく分けたサブタスクの中からその時間でできるタスクを入れる（だから事前の見積もりが大事）
✅似たような作業は、まとめて一緒にやる
⏰スキマ時間の威力
例えば、前の記事で例に出したプレゼン資料作成のように、所要時間が５時間という見積もりが出たとします。
その場合、５時間のまとまった時間がないと着手しない、という人が案外多いのではないでしょうか。
木曜の午後がまるっと空いてるから、その時間にやろう、みたいな感じで。
でも、そうではなくて、小刻みに分解したサブタスクを、10分とか20分のスキマ時間があるたびに、一つずつでもこなしていくと、いつのまにか仕事がほとんど終わっているということが起こります。
人は意外と、仕事を始めて５分ちょっとあれば集中モードに入れるものなんですよね。なので、サブタスクに分解したものは、スキマ時間に結構こなしていくことができるんです。
そのためにも、スキマ時間を捨てないことが大切です。
「あと10分で昼休みだから～」っと、どうでもいいことをして過ごすのは本当にもったいないと思います。
⏰バッファも大事
業務をスケジュールに配置するときは、見積もり時間ギリギリで設定せず、少しバッファ（予備時間）を取っておくことも大切です。
前回記事のようにできるだけ正確に見積もったつもりでも、その時間どおりに終わらせるのは案外難しいからです。誰かに話しかけられたり、電話で中断されたりすることもありますよね。
だから、バッファを少しとっておきましょう。
スケジュールに「踊り場」を作っておくイメージです。
それがあれば、あそこで一呼吸おける、みたいに少し気持ちの余裕も持てますよね。
でも、必要なければ＝早く終わってすぐ次にいけそうなら、次の予定を前倒しすればよいわけです。
予備時間を作っておけば、突発事案にも対応できます。
毎日、最低１時間くらいは予備時間をとっておきたいですね。もちろん、突発事案が多い職場ならもっと多くとった方がいいでしょう。
⏰スケジューリングのタイミング＆ツール
これらの作業を、できれば、前日の終業前に一度ざっくり考えておくのがおすすめです。
そうしておけば、当日の朝に再確認＆微調整で効率よくスケジューリングできるようになります。
具体的なツールとしては、googleカレンダーでも、手帳でも、専用の用紙でも自分が使いやすいものでOKです。
私の場合は、何度も書いておりますが、TickTickというアプリを使っています。
googleカレンダーやTickTickなどのデジタルツールは、時間を延ばしたり、移動したり、複製したりが秒でできるので、とても効率的にスケジューリングできて非常に便利です。
専用の用紙を使う場合、ご参考までに、以下の様式などいかがでしょう。
毎日1枚使って、その日のスケジュールを可視化し、書き込んで使うことができます。
■使い方
❶会議などの拘束される業務を書き込みます。
❷右の「本日取り組む業務」欄に、アイゼンハワーマトリクス（＝管理表）から選んだ業務を、優先度が高い順に書いておきます（できそうならやる業務は、「サブ」の欄に）。
❸上記の「シンプルなやり方」の場合は、ここまでやったらもう仕事に取りかかります。時間も決める場合は、会議などの拘束時間以外の時間に、サブタスクレベルで業務を配置していきましょう。
❹その日に発生した業務や、明日取り組む業務を記入する欄も設けているので、適宜メモに使うことができます。
⏰月間予定・週間予定
週末、月末には、次の１週間、次の１か月の予定をざっくりでいいので入れておくと、週単位、月単位でスケジュールを計画できます。
そのスケジューリング作業のための時間も、週末や月末などに、重要なタスクとして予定に入れておくといいですね。
その際には、それぞれの業務の期限等を踏まえた適した実施時期を考えて予定に入れていくことが大切です。
それを、毎日の終業前＆当日朝にメンテナンスしていくことで、効率的に計画を立てることができるようになります。
⏰まとめ
今日は、スケジューリングの仕方について整理してみました。
このタイムマネジメントシリーズは、少し区切りもついたので、一旦ここまでにしようと思います。
ここまでで、以下のとおり今回も含めて８回に分けて書いてきました。
まだ、すべて書き切れてはいないので、またそのうち続きを書くかもしれません。気長に待っていただけると嬉しいです。
ちなみに、タイムマネジメントに関して、いつか書ければ書きたいなぁと思ってることを項目だけ備忘録として書いておきます。
項目だけでも、何かの参考になれば幸いです。
📝業務の依頼者・指示者の期待水準を正確に把握する（過剰品質に注意）
📝「NO」という勇気・アサーティブコミュニケーション
📝会議などの拘束される時間を減らす
📝移動時間・ぼんやり脳（デフォルトモード・ネットワーク）の活用
📝自分が仕事をこなす時間も共有予定に入れて確保（他人に奪わせない）
📝常に業務改善・効率化の意識を持つ
📝テクノロジーの活用（chatGPTなどの生成AI、googleアラート、プラウドノート、食洗器、掃除ロボット etc.）
📝その他、いろんな時短のコツ（ショートカットキー、単語登録、テンプレート化、情報検索のコツ、素材集、自転車、カット野菜、定期宅配… etc.）
📝おすすめの本、講座など
なんか、まだまだありますね💦
ひとまず、ここまで読んでいただきありがとうございました！
このタイムマネジメントシリーズ①～⑧が、少しでもみなさんのタスク管理・時間管理のお役に立てば嬉しいです✨
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