タイムマネジメント③　やるべきことは何？：リストアップ大作戦

前回は、記録した時間の使い方から時間泥棒を見つけ出すことについての記事でした。

 時間泥棒に奪われている時間に気付いたら、それらをできるだけなくすように意識してみてくださいね。そして、各タスクの所要時間や、どんな時間に何の業務をしているかのチェックも忘れずにしておきましょう。
 
さて、自分の時間の使い方がある程度見えてきたら、これまでよりも良い状況になることを目指して今後の業務計画を立てていきましょう。
そのためには、まず、何をやらなければならないかを明確にする必要があります。 

■ やるべきことを全て洗い出す

 何をやらなければならないかを明確にするために、現時点で把握しているやるべきタスクを全部洗い出しましょう。
優先順位などは後で考えますので、とにかく全部書き出します。
 
全部のタスクを可視化することで、具体的な計画を立てやすくなります。
頭の中だけで管理しようとすると、何をするべきかが曖昧になったり、モレがあるんじゃないかと不安になったりしますよね。
でも、とにかく全部吐き出せば、スッキリするものです。

📒書き出すツール

　やるべきことを全部書き出すといっても、時間の使い方の記録と同様にやり方はいろいろあります。

　📓手書き

手帳やノート、ToDoリスト用の用紙などに手書きすることで、視覚的に整理しやすい人もいます。
ポストイット（付箋）もいいですね。１枚に１つのタスクを書いていけば、量もわかりやすいし動かすこともできます。

手書きの魅力は、何かを起ち上げなくてもすぐに書けたり、書くことで記憶に残りやすくなったり、思考の整理をしやすいといったところでしょうか。手書きは脳を活性化させるという効能もあるようです。 

　💻 デジタルツール

ウェブ上のカレンダーやタスク管理アプリなど、デジタルツールを使うのもとても便利ですよね。PCとスマホを同期しておけば、どこにいても確認できますし、追加や削除、移動などの編集が容易です。

また、デジタルツールの多くはリマインダー機能があり、期限が近づいた際に通知してくれるので、重要なタスクを忘れる心配がありません。
 
　手書きも、デジタルも、ツールの種類は様々あるので、自分が続けやすい自分に合った方法を選びましょう。

【私の場合】
　ちなみに私は、TickTick（TikTokではありません）というアプリをPCとスマホを同期して使っています。無料でもかなり便利なのですが、有料版にすると機能が爆上がりするので課金して使っています！
 
ご参考までに、TickTickのおすすめポイントを書いておきますね。
（またいつか、別記事で詳しく書くかもしれませんが……）
注）有料版でしか使えない機能もあります。

・googleカレンダーと同期できる
・サブタスクも入力できる
・受け取った仕事のメールをTickTickに飛ばせる（自動的にタスクとして入力される）
・条件を設定しておけば、自動的にアイゼンハワーマトリクス（＝優先順位を判断するためのもの：詳しくは今後の記事で書きます）が作られる
・タスクの表示の仕方が、リストビュー・カンバンビュー・タイムラインビューから選べる（いつでも切り替えられる）
・ひとつのタスクに複数のタイマーが設定できる
・忘れてはいけない毎日の習慣も登録できる（薬を飲むなど）
・ポモドーロタイマーがついていて25分集中作業などに使える
・タスクやスケジュールだけではなく、いろんなメモも登録できる
（私は読書メモや講座受講メモなど書いたり、いろんなネタをメモしたりしてます。）
・ファイルを添付できる

…と書いていると、かなりの文字数になっちゃいました。まだあるんですが、この辺にしておきましょう。

📒書き出す際の注意点

・長期的な仕事や小さなタスクもモレなく書き出す
期限が半年後などの長期的な仕事や、５分程度で終わるような小さなタスクもモレなく書き出しましょう。
 
・記録した 時間の使い方も参考に
頑張って記録した時間の使い方をチェックすることで、見逃しているタスクに気付くこともできます。
 
・ 大きな業務は、タスクレベルで書き出す
大きな仕事は、具体的なタスクレベルに分解して書き出しましょう。
例えば、「〇〇会議開催」という大きな業務の下に、「議題整理」「事前打合せ」「開催通知」「資料作成」「出欠確認」「会場設営」「議事録作成」など、細かいサブタスクに分解したものも書いておきます。
 
・ 目的と期限の確認
各タスクの目的や期限を確認することも重要です。
これらは、優先順位を判断するのに大事なポイントになります。目的がわからない業務があったら、ぜひ確認してくださいね。
期限は、書き出したタスクに一緒に書いておきましょう。
 
・ カテゴリごとに分類
タスクを書き出す際に、業務のカテゴリごとに分類できるといいですね。
ポストイットやデジタルツールならカテゴリ毎に色を変えることもできるので、視覚的にとてもわかりやすくなります。
カテゴリの分け方は、自分が管理しやすいものでいいと思います。

📒全部書き出すことで安心できる

私たち人間は忘れる生き物ですよね。やらなきゃいけないことをすべて覚えておくことはできません。だから、何か忘れていないか、不安にもなります。
そこで、すべてのタスクを書き出してしまえば、安心です。
書いてしまえば、忘れていい。書き出したリストをいつでも見れるようにしておけばいいんです。

📒まとめ

以上が、やるべきことを全部書き出すことについてのポイントです。
頭の中から外に全部出して、見えるようにすることで、仕事の総量も把握できます。

ひょっとすると、あまりの多さに目がくらむこともあるかもしれませんが、洗い出したものを踏まえて、どう対処していくかを考えていけばいいのです。見える化すれば、それを上司や周りの人とも共有し、一人だけで抱え込まずに協力し合うこともできるでしょう。
 
次回は、洗い出したやるべきことについて、「本当にやる必要があるか？」を検討することについて書く予定です。お楽しみに！

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