【出来るオトコは｢議事録｣見ればわかる】周りを唸らせる編集テクニック

沢山の、社会人になった先輩から聞くセリフ。

議事録に厳しいデキるフリしたオトコ上司が多い

でも大概、

フリをする男ほどデスクの上が散らかっている

そう

議事録がうまく作れない人って部屋の片付けが出来ない

まさか、この記事を読んでいるあなたはデスクの上散らかってませんよね？

心当たりがあるという方はぜひ最後まで読んで頂けると嬉しいです。

【舞空キャンパス】
大阪の舞洲を拠点に学生たちが自由な発想で創るまちづくりプロジェクト。舞洲と姉妹都市構想として、日本一高齢化社会の本州最南端の大隅地方が繋がり、関西、九州の学生が交流する場にもなっております。

こんにちは！いつもご愛読ありがとうございます。

本日は、舞空キャンパスの活動を多くの人に知ってもらえる様に、

日々「伝わる努力」をしている広報部メンバーの

サカタがお届けいたします。

日常的な会話や何かの議論の中で勘違いがあった経験ってありませんか？

“全員が全員、「伝わる努力」をしたとしても、

会話や議論といったコミュニケーションの中で

食い違いが生まれる可能性もある。

特に、抽象的な言葉ほど食い違いが生まれる。

例えば、極論ですが「足が早い」と話していたのに

自分の足が早いのか、他の人の事を言っているのか、

それとも賞味期限の事を言っていると

勘違いしている人もいるかもしれません。

それを無くすように会議では議事録を取り

纏めた意志や方向性などを全てを擦り合わせる、

これを繰り返しています。

その議事録も主に３つで評価される。

Quality（品質）、Cost（手間）、Speed（スピード）

出来る人はQuality（誤字脱字）とCost（タイピング数）、

Speed（共有配信スピード）にこだわる。

どこまで校閲をするのかという「こだわり」が、

デキる人とデキない人の仕事の品質の差を生みます。

そもそも…

デキる人は会議の｢後｣ではなく｢前｣に書いている

毎週開催される舞空キャンパスのミーティングでも、

事前に見える化された資料を作っておくことがポイントと押さえて

全員がきちんと会議内容を認識することが出来る様な工夫がされています。

集団の中で行う「伝わる努力」、すなわち「議事録」の書き方のコツ

３つのポイントを押さえておく

事前に会議を見える形にした議事録ですが、

下記3点が重要視されます。

①　準備

まず準備として、事前に

会議の議題を確認しておくことが必要となります。

事前確認をしておくことで、知識、または必要な情報の収集から

会議全体を把握し、議事録作成を円滑に行うことが出来ます。

当たり前のことの様に思えるかもしれませんが、

会議の最初から最後まで漏れのないメモを作成する上で

何も知らない状態で一からメモを取るよりも、

予め何らかの情報があるプラスから

スタートをする方が圧倒的に有利ですよね。

②　簡潔性

メモを使って実際に議事録を作成する中で、

重要視される要素の一つが簡潔性です。

「～は〇〇〇だと思うんだけど、×××はどうかな。」

「それは・・・にしようよ。だって、、、」

の様に無駄なしゃべりの不要な部分を削除、

そして要点内容だけをまとめる必要があります。

例えば、Aさん「目玉焼きは塩か醤油が定番だと思うんだけど、

ソースならどうかな？」

を簡略化すると、「目玉焼き：定番→塩、醤油　意外性→ソース」。

このように少しの工夫で見やすくなります。

③　客観性

議事録は、読み手である誰が読んだとしても

分かりやすく書かれていなければいけません。

主観を色濃くすると、

「伝わる」ものではなく、「伝えたい」思いが先行したもの

に変化してしまいます。

しかし、メモを編集する段階で意図に反して

議事録作成者の思考や意見が含まれている可能性もあるので

それを防ぐために全体に共有する前に、

確認してもらうというワンステップも忘れないようにしましょう。

伝える努力よりも、伝わる努力をしなさい。

　永六輔（放送作家）

自分の意見を伝えることだけで満足するのではなく、

読み手がどれだけ分かりやすいかを考えて伝えることが、

情報を共有する上で1番大切だということです。

以上3つのコツをご紹介しました。

① ～③のどれが欠けても、議事録の「伝わる」力は発揮されません。

「伝える」ではなく、「伝わる」ための準備。

片付けもする前に、掃除用具を揃えることが大事、

これが出来る人は議事録を取るのも上手に出来ているのです。

「議事録」一つを取っても言葉で情報を正確に共有するために、

「伝わる」ことは必要で、その準備を怠らないこと。

舞空キャンパスでは、地方創生を念頭に置いて、

より良いものを作っていくために活動しています。

あなたも一緒に「伝わる努力」してみませんか？

現在、舞空キャンパスのメンバーを募集しています。

舞空キャンパスでは多くのミーティングを行っているので

実際に議事録を作成できるいい機会があなたを待っています。

これは就活のグループディスカッションにも生きてくるスキルになっています。

またnoteの他に、Instagramなどで

舞洲部の情報を随時発信しています。

是非、こちらの舞空キャンパスサイトをご覧ください。

少しでも興味を抱いて頂けた学生の方、

もしくは参加してみたい！と意欲的な学生の方、

お待ちしております。

最後までお読み頂きありがとうございます！

以上、舞洲部広報メンバー　サカタがお届けしました。