リモート中心でオフィスがまだない会社のオフラインコミュニケーション
こんにちは。ヘンリー組織開発室の小山（@helene815）と申します。
ヘンリーはリモートワーク中心の会社ですが、初期からオフラインでのコミュニケーションも大事にしてきました。
オンラインベースのコミュニケーションはメンバーがそれぞれ働きやすい場所から仕事ができて便利ではありますが、直接話した方が温度感含め伝わりやすい部分があったり、よりウェットなコミュニケーションが取りやすいというメリットがあります。
ただ、ヘンリーにはまだオフィスがありません。正確にはシェアオフィスを利用していますが、全員で集まれる広さの場所を持っていないのです。そんなリモートワーク中心でオフィスを持たないヘンリーのオフラインコミュニケーションについて今回はご紹介します。
ヘンリーのオンラインコミュニケーションについては以下の記事で紹介しているので、ご興味があればこちらもご覧ください💁
オフ会の企画
オフラインコミュニケーション施策として主にやってきているのが、全社オフライン会（通称オフ会）の企画です。ヘンリーではこれまで月に1度程のペースでオフ会を実施してきました。日程調整から場所探し、コンテンツの企画は組織開発室が中心に行っています。
ヘンリーは地方に住んでいるメンバーも多く、オフ会は普段中々会えないメンバーと直接話せる機会でもあります。遠方メンバーが一度に集まれた方が交流しやすいということもあり、Quarterに1回遠方メンバーも来る想定の”Bigオフ会”を開催し、他の月は通常オフ会として来られるメンバーが中心に集まりオンラインとのハイブリッドで実施しています。
日程と場所の調整
オフ会の日程は、Slackでアンケートを取って決めていたこともありますが、各メンバーが調整しやすいように現在は第3金曜日を”予定日”としてカレンダーに登録しています。
”予定日”としているのは、月によってイベントの出展などチーム単位で参加が難しい場合があったり、外部のゲストの方の予定に合わせて調整することがあるためです。 参加のしやすさと企画のしやすさを担保するため、柔軟性を大事にしています。
場所探しは、こういった企画を担当されたことのある方と話すと毎回盛り上がりますが、検索して複数のサイトを見たり、サイト内で条件に合う場所を思うように絞り込めなかったりと、結構大変です。
特に組織が拡大中だと人数も増えていくので、条件がどんどん厳しくなっていきます。ヘンリーとしてはなんとか今の条件に合う場所をいくつか見つけられていますが、会社のオフサイトMTGを企画されている方とぜひ情報交換したいです！
コンテンツ企画
Bigオフ会は目標とミッション・バリューに関するワークショップを企画したり、通常オフ会はコミュニケーション活性を意識したコンテンツを企画するなど、会に合わせてコンセプトを設定し、企画の内容を考えるようにしています。
オフ会の日は各メンバーがなるべく社内コミュニケーションを優先するようにしていますが、役割やメンバーによっては一定の作業時間が欲しいという声もあり、参加型の企画とちょっと休憩・雑談したいときに活用できる企画といったように異なる種類の企画を組み合わせるようにしています。参考までに、これまで行なってきた企画を2つ紹介します。
入社3ヶ月・入社記念月LT
ヘンリーでは3ヶ月を主なオンボーディング期間として設定しており、3ヶ月が経ったタイミングでそれまでやってきたことや学んだことを Lighting Talk 形式で発表しています。もともと入社3ヶ月LTはオンラインの全社MTGの中で実施していたのですが、リアルな場で発表する方が交流も生まれ、オンボーディングや企業文化について全社で気づきを得られる貴重な機会となっています。
また、最近は入社メンバーだけではなく入社記念月、つまり入社1年、2年・・のメンバーも発表を行うようにしました。ヘンリーに長く関わっているメンバーに改めて感謝するとともに、長期スパンで振り返ることで得られる気づきがあり、新しいメンバーが増えている中で会社の歴史や過去の経緯を改めて周知することにもつながっています。
ホワイトボードを使った企画
会話を自然に生まれやすくする仕掛けをつくりたいと思い、最近ホワイトボードを使った企画を試してみています。
オンラインのメンバーも参加できるようにFigJamでも同じボードをつくり、後日ホワイトボードのコメントを追加し全体に共有しています。
実際にメンバーがラフに話すきっかけになり、また企画のテーマをカルチャーに寄せることでそれぞれがバリューをはじめとした企業文化について改めて自分の言葉で考える機会にもなりました。今後企画をよりブラッシュアップし、ヘンリーのカルチャーづくりにも活かしていきたいと考えています。
ちなみに、オンボーディングや全社MTGなど、普段オンラインで実施しているコンテンツをオフ会に持ってくるようにもしており、特別なコンテンツを用意しなくてもリモートワーク中心だからこそ直接会って話せる場が定期的にあることがひとつ価値になっていると感じています。
オフ会を企画する上で大事にしてきたこと
冒頭でも書きましたが、「直接のコミュニケーションも大事だよね」という感覚は多くの組織や働いている人の中にあると思います。ヘンリーも「コミュニケーションの場」をつくることがオフ会を実施する主な目的ですが、会社のフェーズや状況によって各チームやメンバーの課題感やニーズは変化します。
オフ会を企画しても来られるメンバーに偏りが出てしまったり、場を設けてもコミュニケーションの活性化につながらなかったり、これまで試行錯誤の連続です。現状の組織に合った場をつくるためにアンケートを事前に準備し、振り返りを行いながら改善を積み重ねていますが、様々な視点がある中で何をもってその場が有意義なものだったと評価するのかは判断が難しいと毎回思います。
初期からオフ会を企画してきた中で大事にしてきたのは、メンバーの「自主性を大事にする」ことです。場をつくる上でメンバーに来て欲しいという思いはありますが、そこに強制力が働いてしまうと今の会社の状況にあった場づくりが難しくなってしまう。行かなきゃいけないではなく、メンバーが行きたいと思える場をつくるにはどうしたら良いかを考えながら企画を立ててきました。
先に添付したオフ会のタイムテーブルの例をご覧いただくとわかるように、参加型のコンテンツと作業の合間に活用できるコンテンツを組み合わせることでメリハリをつくり、時間を区切りつつもスケジュールにゆとりを持たせることでメンバーそれぞれが思うようにオフ会の場を活用できるように工夫しています。
最近では、コーヒーが好きなメンバーが自主的にコーヒーを淹れてくれたり、「医療現場の業務を理解するためのワークショップを行いたい」とメンバーから企画案が出てくるようになってきました。メンバー起点の企画が増えたことで、オフ会の参加率や参加者の満足度も上がっています。
おわりに
ヘンリーの組織の特徴は、よく青い炎という表現を使うメンバーもいますが、課題意識が高く粘り強く努力し続けられるチームであること。一方で、目の前の仕事にフォーカスしすぎて雑談が発生しにくく、前述した青い炎は一見わかりづらいのかドライに映りやすいところがあります。実際に、社員を中心に受けてもらっている StrengthFinder の結果を見ると「学習欲」や「着想」といった戦略的思考力が高く、「社交性」や「コミュニケーション」といった影響力が低めです。
組織の規模や多様性が増す中で、チーム内あるいはチーム同士のコミュニケーション円滑化のニーズをより感じており、オンライン/オフラインそれぞれのメリットを活かしたコミュニケーション設計を目指していきます。全社コンテンツとして企画しているオフ会は、コミュニケーション施策を改善する起点にもなると捉えているので、今後もヘンリーらしい組織づくりを追求しながら取り組んでいきます。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。ヘンリーの事業や組織、カルチャーに興味をもっていただけた方は気軽に連絡ください😄
*トップの画像はUnsplashにてAntonio Janeskiが撮影した写真を使用させていただきました。