ぐん税ニュースレター vol.36　page03　-デジタル化の進め方-

こんにちは。
システム担当の小高です。

今回は「社内のデジタル環境の整備」を考えてみたいと思います。
あなたの職場のデジタル環境はどうでしょうか？
チェックをしてみましょう！！

デジタル環境チェック

①取引先とのやり取りに、電話よりメールやチャットを多く使用している
②打ち合わせには、場合によってオンラインを使っている
③FAXはデータで保存し、必要なものだけパソコンで確認する
④勤怠はICカードかタッチパネルなどのデジタル機器で管理している
⑤経費扱いのレシートや領収書が紙の場合、写真やスキャニングし、データで提出する

すべて「はい」になりましたか？
もし「いいえ」があれば、デジタル環境の整備を検討してみてはいかがでしょうか。

各項目を解説していきます。

①取引先とのやり取りに、電話よりメールやチャットを多く使用している
②打ち合わせには、場合によってオンラインを使っている

メールやチャットについては、取引先とのやり取りになるため、多くの方が取り入れていると思われます。
また、オンラインで行われる打ち合わせについても、同様と思います。
ここでポイントになるのは、スマホの活用でしょうか。

持ち運びが容易なノートパソコンを使っていれば課題にはなりませんが、デスクトップパソコンを使っていて、仕事場でなければ確認できない、対応できないことはありませんか？
もしデスクトップパソコンを主として使っているようであれば、スマホやタブレットからメールやチャットが見られる環境を作っておくことをお勧めします。
その場合、いつでも、どこでもメールやチャットが確認でき、またオンライン会議も容易に対応できます。
スマホやタブレットを取り入れて、デジタル環境を向上させましょう！！

③FAXはデータで保存し、必要なものだけパソコンで確認する

望まない広告で、無駄に用紙を消費していませんか？
FAXの機能には、デジタルデータとして保存し、内容をデータで確認できる機能があります。
まずは機能を確認し、使ってみましょう。
また、必要であれば、データのまま使いましょう！

④勤怠はICカードかタッチパネルなどのデジタル機器で管理している

タイムカードを使用し、勤怠時間を手入力していることはないでしょうか？
一回の入力時間は大したことなくても、年間を通してみたら、ある程度の工数になっているかもしれません。
”デジタル機器への置き換え費用”と”年間の入力時間の費用”を比べてみましょう。

⑤経費扱いのレシートや領収書が紙の場合、写真やスキャニングし、データで提出する

デジタル社会への推進により「電子帳簿保存法」が制定され、義務化に向けた改正が間近になりました。
業務の一部分はデジタル管理が義務化されますので、この際に経理情報のすべてをデジタル管理しませんか。
デジタル管理には、まずルールを決めることが大事です。
どのタイミングで、どこにどのように保存するのかなど。

もしくは、現在の会計ソフトでは、写真を撮って送れば仕訳まで自動で行えるものもあります。
どの会社でも会計ソフトを使われていると思いますので、ソフトの機能を使って、管理することをお勧めします。
また、最近ではクラウドソフトの普及も多くなっています。
クラウドソフトは、いつでも、どこからでも、操作することができ、ソフトの管理も簡単です。
補助金などを活用して、積極的にデジタル化にチャレンジしましょう。

いかがでしたでしょうか。
目的を明確にすることで、踏み出すきっかけにしていただけれたら幸いです。
デジタル社会を共に切り拓いていきましょう。

システム部　小高