ぐん税ニュースレター vol.36 page03 -デジタル化の進め方-
こんにちは。
システム担当の小高です。
今回は「社内のデジタル環境の整備」を考えてみたいと思います。
あなたの職場のデジタル環境はどうでしょうか?
チェックをしてみましょう!!
デジタル環境チェック
①取引先とのやり取りに、電話よりメールやチャットを多く使用している
②打ち合わせには、場合によってオンラインを使っている
③FAXはデータで保存し、必要なものだけパソコンで確認する
④勤怠はICカードかタッチパネルなどのデジタル機器で管理している
⑤経費扱いのレシートや領収書が紙の場合、写真やスキャニングし、データで提出する
すべて「はい」になりましたか?
もし「いいえ」があれば、デジタル環境の整備を検討してみてはいかがでしょうか。
各項目を解説していきます。
①取引先とのやり取りに、電話よりメールやチャットを多く使用している
②打ち合わせには、場合によってオンラインを使っている
メールやチャットについては、取引先とのやり取りになるため、多くの方が取り入れていると思われます。
また、オンラインで行われる打ち合わせについても、同様と思います。
ここでポイントになるのは、スマホの活用でしょうか。
持ち運びが容易なノートパソコンを使っていれば課題にはなりませんが、デスクトップパソコンを使っていて、仕事場でなければ確認できない、対応できないことはありませんか?
もしデスクトップパソコンを主として使っているようであれば、スマホやタブレットからメールやチャットが見られる環境を作っておくことをお勧めします。
その場合、いつでも、どこでもメールやチャットが確認でき、またオンライン会議も容易に対応できます。
スマホやタブレットを取り入れて、デジタル環境を向上させましょう!!
③FAXはデータで保存し、必要なものだけパソコンで確認する
望まない広告で、無駄に用紙を消費していませんか?
FAXの機能には、デジタルデータとして保存し、内容をデータで確認できる機能があります。
まずは機能を確認し、使ってみましょう。
また、必要であれば、データのまま使いましょう!
④勤怠はICカードかタッチパネルなどのデジタル機器で管理している
タイムカードを使用し、勤怠時間を手入力していることはないでしょうか?
一回の入力時間は大したことなくても、年間を通してみたら、ある程度の工数になっているかもしれません。
”デジタル機器への置き換え費用”と”年間の入力時間の費用”を比べてみましょう。
⑤経費扱いのレシートや領収書が紙の場合、写真やスキャニングし、データで提出する
デジタル社会への推進により「電子帳簿保存法」が制定され、義務化に向けた改正が間近になりました。
業務の一部分はデジタル管理が義務化されますので、この際に経理情報のすべてをデジタル管理しませんか。
デジタル管理には、まずルールを決めることが大事です。
どのタイミングで、どこにどのように保存するのかなど。
もしくは、現在の会計ソフトでは、写真を撮って送れば仕訳まで自動で行えるものもあります。
どの会社でも会計ソフトを使われていると思いますので、ソフトの機能を使って、管理することをお勧めします。
また、最近ではクラウドソフトの普及も多くなっています。
クラウドソフトは、いつでも、どこからでも、操作することができ、ソフトの管理も簡単です。
補助金などを活用して、積極的にデジタル化にチャレンジしましょう。
いかがでしたでしょうか。
目的を明確にすることで、踏み出すきっかけにしていただけれたら幸いです。
デジタル社会を共に切り拓いていきましょう。
システム部 小高
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