テレワークあるある❹「オフィスなくて大丈夫？」大丈夫な理由！

テレワークされている人は、一度は聞かれたことがあるかもしれませんね？
「オフィスなくて大丈夫なの？」と。

確かに感染症対策としてテレワークが推奨されるまでは、オフィスはあって当然な、会社＝オフィス、ビジネス＝オフィスみたいな雰囲気がありました。

オフィスがないって、タイヤが一個ない車のような気分でしょうか？
いろいろ困るんじゃない？というより、オフィスなくてちゃんとビジネスできるの？という感じでしょうかね。

そりゃ“オフィス有り”から“オフィス無し”にしようと思ったら、諸々準備がいります。

準備なしにオフィス無しをスタートしてしまえば弊害がいっぱい。

去年、たくさんの会社が準備なしにテレワークを始めて、やっぱ無理！不便！ってなりましたよね。

でも“オフィス無し”って、思われてるほど大変じゃないんですよ。

職種にもよりますが、アンケート調査によると「オフィスはいる！」の理由は、ほぼ、コミュニケーションや資料の管理、勤怠管理のため。

これさえ解決できれば、“オフィス無し”は、

・コスト削減
・通勤時間削減
・活動制限の解消

メリットが大きい！

でも、コミュニケーション、資料管理、勤怠管理どれも大事です。

じゃあどうしたらいいの？

「オフィスなくったって全然大丈夫だよ！」というGSCのスタッフに聞いてみました。

・ペーパーレス
・情報のデータ化
・勤怠管理
・データ整理のツール　
　　➕
・会社の意識

この5つが揃えばオフィスがなくても大丈夫！
とのこと。

＞ペーパーレスと情報のデータ化

ペーパーのもの、色々ありますね。
中でも一番消耗しているのは、契約書、見積書、請求書。

これらを、脱ペーパーしましょう！
もちろんハンコも電子化。

契約書、見積書、請求書の保管場所がドーンといらなくなります！

社員情報、顧客情報、営業先情報もデータ化すると、それぞれの保管場所がいらなくなります。

保管場所以外にも、紙代、保管、整理、印刷、捺印、封筒代、発送準備…にかかる時間、お金、手間が浮きます。

これだけでもコスト削減、その時間や手間を他の業務へ回して、人手不足解消にもなりますね。

顧客情報、営業先情報以外に、プロジェクトの管理や、顧客からのお問合せなんかも、データ化して、きちんと共有すれば、コミュニケーション問題解消にも繋がります。

“見ればわかる”
“聞かなくてもわかる”
ですね。

進捗や関係する資料など、顔を合わせなくても確認、やり取りができます。

さらに、紙何枚にもなっていたものを、ギュッと可視化することで、それまで気づいていなかった“無駄”を発見することもできるようですよ。

＞勤怠管理とデータ整理のツール

勤怠管理ですね、問題は。
オフィスがない、テレワークでみんなが散らばっていては、出勤退勤が見えない！

去年からテレワークを始めた会社でも、メールやチャットで始業終業を報告したり、勤怠管理ツールを使ったりするなど、会社に合ったルールを決めて管理することで、問題なくテレワークされているようです。

やっぱり、オフィス無しのテレワークには欠かせません。
ITツール。

これがバシッと決まれば、オフィス無しでも全然大丈夫！

officeを上手く活用されている会社は多いですね。
エクセルを使って、顧客管理とか。

ただ、近年テレワークツールがどんどん増え、どんどん便利に進化しています。

迷いますよね…。

機能ごとにツールを検討するとなるとそれはもう大変！

あのツールのあれはいいけど、このツールはこれがいい…
あのツールはこの機能があるけど、あの機能はない…とか。

お金もかかることですし、慎重に検討したいですよね。

そもそも会社にITに強いスタッフがいないとから無理！という会社もあるみたいです。

そこでオススメなのが、テレワンプラス！

・ハンコ機能がついた見積書、請求書作成、ワンクリック送信機能
・契約書の管理にピッタリ、ダウンロード機能付き社内用、社外用ドキュメント
・インポート機能がついた社員情報管理
・チャット、ファイル、スケジュール機能がついたクライアント情報管理
・カンバン形式で進捗管理ができる、営業管理
・タイマーやタイムライン、チャット機能がついたプロジェクト管理
・ラベル管理ができるお問合せ管理

などなど、あったらいいな〜機能が1個に集約されたテレワークツールです。
しかもITツール初心者にも優しい日本語やデザイン。

その良さは、オンラインデモで体験してみてください。無料です♪

＞さいごは会社の意識

「テレワークは会社にとって大事！」という意識ですね。

みんなにとって、会社にとってメリットがあるから“オフィス無し”を選択する、テレワークにするわけですから、この意識、大事ですね。

意識次第で、テレワーク切替えに伴う環境や働き方の変化もポジティブに受け止められます。

“人間は習慣の生き物だ”というのを聞いたことがあります。
自然に慣れるってことです。

でも慣れるまでは、意識が大事です。

「オフィスなくて大丈夫？」…大丈夫です！

備えあれば憂いなし！
テレワークに必要なこの５つを押さえておけば、テレワークも安心して始められますよ！

テレワンプラスのインスタグラムも見てくださいね♪
テレワークって誰かサボるんじゃない？と心配な方必見です！