〔４〕「部下がミスばっかりする...」マネジメントのストレスに悩んでる中間管理職へ：とりあえず綺麗事の正攻法を紹介します。
中間管理職は、
上司の期待に応えながら、
部下の育成と教育をしなければいけないので、
上と下、両方からのプレッシャーに
耐えなければいけない辛い立場…
なかでも、
部下のミスが中間管理職に与える影響は大きく、
そのせいで立場が危うくなることもあります。
ミスしたから怒っただけなのに、
その結果、部下の士気が下がり、
離職につながってしまうというケースも…
部下のミスを最小限にすることは、
中間管理職にとっては大きな課題ですが、
ミスしないように、
威圧したり、怒鳴りつけたところで、
パワハラ認定されて終わりですし、
萎縮してしまうので余計にミス
が増えるだけです。
部下ミスを完璧に防ぐことは
現実的ではないにしても、
効果的な指導法を身につけることが
求められる時代です。
自分が新人の時には、
上司にこき使われてきたのに、
いざ自分が中間管理職になれたと思ったら、
部下の方に気をつかわなければいけないなんて…
と嘆いている人も多いことでしょう。
恩恵のない世代に生まれながらも、
日々、奮闘している中間管理職の方々と共に、
次世代の指導法について
考えていきたいと思います。
セクション1: ミスを予防するための環境づくり
部下のミスを最小限にするため、
まずは、ミスを予防する環境を
整えることが重要になります。
1. オープンなコミュニケーション環境の重要性
部下が問題にぶつかった時や
疑問が発生した際に、
すぐに相談できるような、
オープンなコミュニケーション環境を
構築しましょう。
自由に意見や質問をできる環境を整えることで、
ミスの発生を未然に防ぐことができます。
「俺はできている！」と
勘違いしている中間管理職が多い！！
自分は部下に慕われている！
自分は怖い態度を表に出していない！
と思っているのは自分だけで、
完全な勘違い野郎になっていませんか？
「ミスしてしまった。
でも、◯◯さんに報告するのが怖い…」
というのが部下の本音かもしれませんよ。
中間管理職として、
部下が相談しやすい雰囲気を作ることは
重要な仕事の一環と言えるでしょう。
部下が安心して話せるよう、
威圧的な態度を避け、
積極的に部下の話に
耳を傾ける姿勢を持つことが求められます。
2. ミスを防ぐためのプロセスとチェックリストの導入
すでに取り入れている企業が多いとは思いますが、
基本なので一応、お伝えします。
ミスを予防するためには、
業務の標準化とチェックリストの活用が効果的です。
業務のプロセスを明確にし、
部下が従うべき手順を具体的に示すことで、
ミスの発生を抑えることができます。
例えば、
新しいプロジェクトや業務を開始する際には、
事前に詳細な手順書を作成し、
部下に共有することが重要です。
※この共有というのがポイントで、
部下の不満で多いのは
「私は聞いていません！」
というのがあります。
共有を怠るだけで
部下の心は簡単に離れてしまうというのは
覚えておいて損はないでしょう。
チェックリストを導入することで、
部下が自分の作業を確認しながら進めることができ、
ミスの見逃しを防ぐことができます。
チェックリストは、
業務の各ステップを明確にし、
部下が順番に作業を
確認できるように設計しましょう。
3. 部下が質問しやすい環境を作る方法
１.と共通する部分でもありますが、
部下が質問しやすい環境を整えることも、
ミスを予防するためには重要です。
部下が疑問や問題を抱えたまま作業を進めると、
ミスの原因となることが多いため、
上司としては積極的に部下に質問を促すことが求められます。
例えば、
定期的なチームミーティングや
1対1のフィードバックセッション
を設けることで、
部下が自分の疑問や問題を
話しやすい場を提供することができます。
また、
部下が質問した際には、
その質問に真摯に対応し、
具体的なアドバイスやサポートを提供することで、
部下の安心感を高めることができます。
セクション2: 明確な指示と期待値の設定
部下のミスを最小限に抑えるためには、
明確な指示と期待値の設定が欠かせません。
上司からの曖昧な指示や不明確な期待は、
部下の混乱や誤解を招き、ミスの原因となります。
ここでは、
明確な指示と期待値を設定するための
具体的な方法について考えてみましょう。
1. 具体的かつ詳細な指示の提供
指示を出す際には、
具体的かつ詳細に説明することが重要です。
曖昧な指示ではなく、
具体的な手順や達成すべき成果を明示することで、
部下が何をすべきかを明確に理解できます。
例えば、
「この報告書を作成してください」
みたいな
《ざっくりとした曖昧な指示》
ではなく、
「この報告書を、
以下の項目を含めて作成してください。
締め切りは来週の金曜日です」
といった具体的な指示を出すことが大切です。
また、
部下が指示を理解しているか確認するために、
指示を受けた後に部下に要約を求めることも効果的です。
これにより、
部下が正しく理解しているかどうかを確認できます。
2. 期待値の明確な設定
期待値を明確に設定することで、
部下が何を達成すべきかを
理解しやすくなります。
期待値が不明確な場合、
部下は自分の仕事の評価基準を把握できず、
「何を頑張ったらいいのか」
わからないので、
ミスが増えたり、
そもそも成果が出せなかったり、
モチベーションの低下に繋がります。
期待値を設定する際には、
具体的な目標や評価基準を明示しましょう。
例えば、
「このプロジェクトは、
売上を前年比10％増加させることを目指しています」
という具体的な数値目標と比較対象を設定することで、
部下が何を目指すべきかを明確に理解できます。
ちなみにですが、
期待値を設定する際には、
部下との対話を通じて合意を得るようにすると、
マネジメントが楽になります。
部下が期待値に納得し、
自分自身の目標として受け入れることで、
モチベーションが向上し、
ミスの減少にも繋がっていきます。
3. 進捗のモニタリングとフィードバック
部下の進捗を定期的にモニタリングし、
フィードバックを行うことも重要です。
進捗を確認しながら、
部下が正しい方向に進んでいるかを確認し、
必要に応じて指示を修正することで、
ミスの発生を未然に防ぐことができます。
フィードバックを行う際には、
具体的な事例を挙げながら行うことが効果的です。
肯定的なフィードバックを中心に行い、
改善点については
具体的なアドバイスを提供することで、
部下の成長をサポートできます。
例えば、
「先週のプレゼンテーションは非常に良かったです。
特にデータの分析がしっかりしていました。
ただ、次回はもう少し視覚的に分かりやすくすると、
さらに効果的ですよ」
というように、
なるべく具体的なフィードバックを行いましょう。
ちなみにですが、
肯定的なフィードバックは大事ですが、
曖昧で抽象的な肯定をしてしまうと
部下は次回から出来ていると勘違いをして
余計な仕事をしたり、無駄なミスが増えるので
とにかく具体的に伝える！というのは
意識しておきましょう。
セクション3: 部下のスキル向上と成長のサポート
中間管理職が、
部下のミスを最小限に抑え、
パフォーマンスを向上させるためには、
スキル向上と成長のサポートの
手を抜くわけにはいきません。
部下のスキル向上と成長を
サポートするための方法について
考えてみましょう。
1. 具体的で建設的な意見やアドバイスの提供
例えば、
「報告書の内容は非常に良かったですが、
次回はデータの引用元を明確に
示すとさらに信頼性が高まります」
みたいに、
次回は何をしたら良いのか？を
なるべく具体的な意見/アドバイスを
するようにしましょう。
これが定着すると、
部下からの報告や相談内容も
具体的になってきます。
結果、スムーズで具体的な
フィードバックループが生まれ、
円滑なマネジメントが出来るようになります。
2. 個別の成長計画の作成
部下のスキル向上と成長をサポートするためには、
個別の成長計画を作成することが有効です。
部下一人ひとりの強みや課題を把握し、
それに基づいて具体的な
成長目標を設定することで、
効果的なサポートを提供することができます。
成長計画には、
具体的なスキル向上の目標や
達成時期を明示することが重要です。
例えば、
「今後3ヶ月でプレゼンテーションスキルを
向上させるために、
週に1回のプレゼン練習を行う」
といった具体的な行動目標まで設定することで、
部下が自分の成長を実感しやすくなります。
３. 自己評価と振り返りの推奨
部下の成長を促進するためには、
自己評価と振り返りの習慣を
推奨することも重要です。
部下自身が自分の業績や
スキルを定期的に振り返り、
改善点を見つけることで、
自己成長を促進することができます。
自己評価の際には、
具体的な目標や評価基準に基づいて
振り返りを行うことが重要です。
また、
上司としても部下の自己評価に対して
改善点や強みを具体的に指摘することで、
部下の成長をサポートしましょう。
コンクルージョン
中間管理職としての役割は、
組織の中で非常に重要です。
部下のミスを最小限に抑え、
パフォーマンスを向上させるためには、
効果的な指導法を身につけることが求められます。
部下のスキル向上と成長のサポートが、
中間管理職の重要な役割の一つです。
部下のパフォーマンスを
最大限に引き出すことができれば、
組織全体の成功につながります。
「何を言ってもわからない」奴がいるのは、
重々承知ですが、
人事部や社長が採用してしまった以上、
戦わなければなりません…
※中間管理職の辛いところでもありますが…
「お前はクビだ！明日からこなくていい！」
と言えたらどれだけ楽なことか…
すぐに「◯◯ハラスメント」
という言葉が飛び交うような
時代になりましたが、
次世代の指導法を共に考え、
実践していくことで、
より良い職場環境を築き上げていきましょう。
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