仕事の優先順位を決める際の心がけ

#仕事の心がけ
というテーマがあったので
普段意識してることを考えてみた

心がけてることか…と
考えたときに浮かんだのが
タイトルの優先順位の決め方🤗

これは僕は新入社員だった頃に
直属の先輩が教えてくれたもの
あくまで考え方の一つで
全てが当てはまらないという
条件付きやったと思うが
分かりやすく納得したからか
15年経った今でも意識してる🙌

教えてくれた内容の全てを
記憶できてるわけではないが
このようなことなんやなと
自分の中で解釈した内容を
今後も意識し続けるためにも
書き残しておこうと思います🌱

大前提として依頼受けた段階で
急ぎかどうかを確認し
急ぎ、○日、○時までに…
との指示がある仕事が最優先です🙌

この後から書く内容は
確認したが急ぎではない仕事の
優先順位の考え方です😙

自分で完結 or 人が関わる

特に新入社員の頃やと
いろんな人から仕事を頼まれ
断ることができない上に
業務効率も悪いので
仕事が溜まってしまうことも😓

当時はそれを受けた順番に処理
それを横で見てた先輩が一言

自分で完結する仕事を
後回しにしろよ

例えばAとBの仕事があった時

• Aは自分で終わる作業

• Bは自分の作業後、人に渡す作業

例え同時に作業をしたとしても
当然自分の後にも作業があるので
完結するのはBが遅くなる

今考えたら当たり前のことですが
当時は視野が狭くあと工程のことを
考えれてなかったような気がする
先輩はそれを察知したんやろな🙄

なので上の例でいくと
自分で完結するAよりも
あと工程があるBを先にする👍

自分の作業は上流か下流か

自分で完結する作業を
省いても作業が多くある場合は
自分の仕事は作業全体のどの位置か

先輩は川の流れに例え上流か下流か
というような話をしてくれました

例えばB、C、Dの仕事があった時

• Bは自分作業後に部署内の人に渡し
  確認をしてから上司提出で完了

• Cは自分作業後、上司の確認を経て
  他部署の課長を介し支店長で完了

• Dは自分作業後に他部署の人に渡し
  捺印なついんを貰い外部組織に提出で完了

《やること書いてみると》
B：人→人→自分→確認→提出完了
C：自分→確認→確認→提出完了
D：人→自分→確認→捺印→提出完了

新入社員の頃は先輩方が使う
書類の作成や捺印依頼とか
その書類を外部に提出とか
そんな仕事が多くありました

まずは自分のあと工程の数
少ない方を後、多い方を先にします
Bは確認作業がCよりも少なく
CとDは内容は違えど行程数は同じ
優先順位は①CとD、②Bになる

次にCとDは工程数は同じ
ただ作業内容を見てみると
確認と捺印という違いがある
そうなった時にどちらの作業が
時間（労力）が必要かを考える

厳密に言いだすと確認する人
捺印する人によるとは思うけど
当時の職場だと捺印が時間を要した
なのでDの作業を最優先すべき
優先順位は①D、②C、③Bになる

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この考え方は仕事だけでなく
プライベートでも意識してます

例えば、旅行で知りたい情報がある時
ネットで調べれば分かるのか
現地の担当に聞く必要があるのか

ネットならいつでもすぐ分かるが
聞くとなれば連絡可能な日時や
担当の不在なども考慮した上で
余裕もって確認んする必要がある

思いつくのが先か後もあるけど
同時に思いついててどっちが先か
悩んだら仕事と同じ考え方を
思い浮かべるようにしてます😂

自分の作業のあと工程の数
だけでなく1工程にかかる時間を
（川でいうと流れの速さ）
ある程度予想して優先順位を
決めていくことを教わりました

あくまで１考え方だと思うし
考え方に縛られすぎるのも良くない

ただ確実に言えるのは
多くの人が関わる仕事の場合は
自分のことだけではなく周囲のこと
特にあと工程への配慮は大切だと
先輩は言いたかったんやと思います

仕事内容にもよると思うけど
多くの仕事は多くの人が関わってて
直接会わなくても裏方の人たちも多い
最近は特にテレワークしてることもあり
ほとんど顔を見ずに仕事をしている
そんな人たちへの配慮するためにも
広い視野で仕事の全体像を把握することが
これからは特に必要なんやろな🤗