業務改革コンサル

業務改善、デジタル化、DXで、組織内のプロジェクトマネージャーを応援する業務改革コンサ…

業務改革コンサル

業務改善、デジタル化、DXで、組織内のプロジェクトマネージャーを応援する業務改革コンサルです。システム構築だけではなく、経営課題の設定や目標の達成方法、抵抗勢力の扱い方や関係者の巻き込み方、プロマネとしてのメンタル強化方法などについての考えを投稿します。

プロマネに必要な自問自答～４つのなぜ

最近、プロジェクトマネジメント研修や、クリティカルシンキング研修で、「４つのなぜを自問自答する」というのを勧めている。コンサルがいれば、コンサルが質問して考えを深めることができるのだが、コンサルがついていないプロジェクトマネージャーやリーダーは「自問自答」をして自分の考えを深めていく必要があるからだ。「なぜ？」の自問自答は、いろいろな場面で役に立つ。 プロマネやリーダーが自問自答すべき「なぜ？」は、以下の４つ。 ① 目的を明確にする「なぜ？」 現在や将来、やろうとしているこ

業務改革コンサル

    • ＤＸプロジェクトマネージャーの憂鬱

      プロジェクトマネジメント研修での質問。「ＤＸプロジェクトを進めていくと、自分の仕事がなくなるのではないか、ということで、抵抗勢力となる人たちがいる。質問その１：抵抗勢力をどのように対処すればよいか？質問その２：自分の仕事がなくなるかもしれない、と思っている人達の心のケアをどうすればよいか？」 質問その１の「抵抗勢力にどのように対処すればよいか？」は、ケースバイケースだと思うが、その心構えについては共通するところがあると思って回答した。 ①　説明をつくすこと 相手の納得感を高

      業務改革コンサル

      • 課題解決、業務改善を成功させるための手順

        課題解決、業務改善を成功させるための手順「問題解決研修」や「業務改善研修」は人気がある研修だ。この研修では、まさに「問題解決をするための手順」を学ぶことになる。 問題解決の第１ステップは、「問題の発見」。ビジネス上の問題としては、顕在化した問題、潜在的な問題（リスク）、目標未達の問題、の3つがあるが、どの問題を解決するのか、問題を分析し、優先順位をつけて解決すべき問題を決定する。 ここで、問題を構成する3つの要素を言語化することが大切。「問題とは何か？」という定義から言う

        業務改革コンサル

        • 問題を解決し業務改革を行うための手順は？

          業務改善や、問題解決研修で、「困っていること、問題だと思うこと」を聞くと、よく同じような意見があがってくる。「業務効率が悪いので、解決案を出すのだが、周りの人たちが理解してくれない。業務改善が、全然前へ進まない。」という。詳しい状況を聞いていくと、「そりゃあ、そううなるよね。」と思うことも度々ある。このやり方には、いくつかの致命的な誤りがあるからだ。 第一に、基本的な問題解決の手順を無視していること。問題解決の最初のステップは、現状の業務の中に問題が存在することを認識し、そ

          業務改革コンサル

        プロマネに必要な自問自答～４つのなぜ

        業務改革コンサル

          会議に遅刻してくる人を叱れるか？【人材育成、業務改善】

          「OJT研修」などでは、フィードバックのやり方を教える。「褒める」や「叱る」など。テキストを見ると、「叱る」の項目では次のようなワークがある場合がある。「いつも会議に遅刻してくるＡさんを叱る場合、あなたならどう叱りますか？」このワーク、自分でやることになったら、かなり戸惑ってしまいそうだ。 第一に、仕事の場で人を「叱る」ということに違和感があるからだ。「叱る」の定義は、「相手をよりよい方向に導くために注意する、アドバイスをする」ということらしいが、まさに私は「注意する」「ア

          業務改革コンサル

          会議に遅刻してくる人を叱れるか？【人材育成、業務改善】

          業務改革コンサル

          活用される業務マニュアルは誰が作成するとよいか？【業務改善】

          業務の見える化を促進するために有効な手段のひとつがマニュアル化。膨大な時間を費やして作られるマニュアル。そのマニュアルは誰が書くと使えるマニュアルになるのか？ 「マニュアル研修」の中で、受講生から「目から鱗」と言われる方法がある。マニュアルは通常、業務知識を有するもの（有識者）がマニュアルを作成する立場になるのだが、そうではなく業務の初心者、又は、業務の継承者（マニュアルを活用する人）に作成してもらう方法だ。 この場合、有識者と継承者の、チームで行う。方法は簡単。有識者は

          業務改革コンサル

          活用される業務マニュアルは誰が作成するとよいか？【業務改善】

          業務改革コンサル

          会議の達人になるには？

          私が、プロジェクトで効率的な会議ができるようになったのは、環境によるところが大きいと思う。会議のやり方を鍛えられたのは、「会議が多いにもかかわらず、会議室が足りない」という環境のせいだ（環境のおかげ？）。 「会議が多い」というのは、会社にもよる。前職の外資系の会社は、日本に進出してきて約１０年ちょっと。変化のスピードが速く、みんな忙しい。さらに、ほぼ全員が中途採用で、まだまだ手探り状態。メールのやり取りを２回、３回と重ねるより、メールを書く暇があったら、直接、話して決めてし

          業務改革コンサル

          会議の達人になるには？

          業務改革コンサル

          最速でオフィスの机の上をペーパーレスにする方法は？

          オフィスの机の上に書類が山積みになっていないだろうか？ペーパーレス化が言われている中、個人の書類を減らすことに企業として取り組むのにもいい機会なのかもしれない。 個人の書類を減らせば、書類探しの手間も減り、データ化することで検索の時間も減る。個人の業務効率が上がること間違いない。業務を効率化するための基本としての５Ｓ（整理・整頓・清掃・清潔・躾）はよく知れているところである。 企業側としても、ペーパーレス化すれば、印刷コストの削減、書類管理のための人件費削減、保管場所など

          業務改革コンサル

          最速でオフィスの机の上をペーパーレスにする方法は？

          業務改革コンサル

          ペーパーレス、自社では無理と思っていませんか？

          「ペーパーレス化」といわれて久しいが、現実的には、ペーパーレスができている企業と、ぜんぜん進んでいない企業と、二分されているのではないか？ ペーパーレスが進んでいない会社は、「ペーパーレスはできない」という思い込みがあるのでは？例えば、請求書のメール送信。履歴を保持しておかなければならないなどの要件はあるが、実現できれば、印刷コストの削減、封書詰めの人件費削減、検索など管理業務の削減、物理的な場所の削減、などの効果が期待できる。このほか、手作業で発生するストレスの削減、テレ

          業務改革コンサル

          ペーパーレス、自社では無理と思っていませんか？

          業務改革コンサル

          問題解決の「問題」とは何だろう？【問題解決】

          どこの会社でも問題は山積している。ひとつが解決すれば、また新たな問題が発生してくる。安心して欲しい。問題解決は、人間にしかできない仕事だから腕の見せ所だし、プラス、新しい問題がでてくるのは、組織が進歩している証拠だから。 とは言っても、問題をそのままにしておくことはできないので、「問題解決」のスキルが必要となる。問題の定義からいくと、問題を語るには３つの要素が必要となる。３つの要素なくして、問題を語るべからず！ ３つの要素とは何か？ 問題の１つめの要素は、「現状」。人は

          業務改革コンサル

          問題解決の「問題」とは何だろう？【問題解決】

          業務改革コンサル

          業務改善、個人の目的の先には何がある？【業務改善】

          「業務改善」は、発祥はトヨタの工場で、昔から生産管理では言われていたが、日本から輸出された「改善」が「KAIZEN」として逆輸入され、事務部門まで広く適用されて、個人の評価にも取り入れられるようになったのは、ここ十数年のことではないか？ これは、業務がＩＴ化されてひとりひとりの業務範囲が拡大化、複雑化し、部署のマネージャーが全部の業務を把握することが難しくなってきたからだと思われる。業務改善は、マネージャーが業務命令を下すものではなく、現場のひとりひとりが推進していく、完全

          業務改革コンサル

          業務改善、個人の目的の先には何がある？【業務改善】

          業務改革コンサル

          属人化を解消するための最初の一歩は何か？【業務改善】

          最近、マニュアル作成研修でも、ナレッジマネジメント研修でも、受講生から問題としてよくあがるのが属人化。大きく分けると、２つのパターンがあり、①ベテラン社員と一般社員のスキル格差が大きい、②業務をひとりで行っておりブラックボックス化している。 どちらの場合も今までは問題なかったのだ。一人の人間がより多くの業務をこなし、業務を経験する中で知識・スキルを獲得し、スペシャリストになった結果が属人化と言える。 ただ、ここには将来のリスクが潜んでいる。ベテラン社員の退職とともにスキル

          業務改革コンサル

          属人化を解消するための最初の一歩は何か？【業務改善】

          業務改革コンサル

          属人化はマニュアル作成では解消されない？【業務改善】

          最近、マニュアル作成の研修をすると、「属人化の解消のために、マニュアル作成について学びに来た。」という意見が多く聞かれる。 ここで私は、「マニュアル作成は、属人化解消のための有効な手段のひとつではあるけれど、マニュアル作成では属人化の解消はできませんよ。」と言ってしまう。なぜなら、属人化の根本原因は、役割分担や体制の問題だから。業務の可視化は重要だが、役割分担や体制を変えなければ、属人化は解消しない。 マニュアル作成の受講生は、「私の業務が、他の人にはブラックボックスにな

          業務改革コンサル

          属人化はマニュアル作成では解消されない？【業務改善】

          業務改革コンサル

          外注業者と自社の目的は、どこまで行っても一致しない？

          デジタル化プロジェクトでは、システム製作に関して、外注する企業も多いのではないだろうか？外注先は主に、システムインテグレーターや、ソフトウェアベンダー。だが、プロジェクトが進むにつれ、トラブルも多くなる。 外注先とのトラブルで、一番多いのは役割分担の曖昧さ。プロジェクトマネジメントの知識体系を記したPMBOKによると、プロジェクトで管理する領域は、次の１０個。３つに分類してみた。 ① 経営者（リーダー）的スキル～統合管理、スコープ管理、リスク管理 ② 人を動かすスキル～（

          業務改革コンサル

          外注業者と自社の目的は、どこまで行っても一致しない？

          業務改革コンサル

          デジタル化（DX）のための、貴重な人材をどこで見つけるか？

          デジタル化（DX）を進めていくには、人材が必要。では、その人材はどこにいるのだろうか？一般的に、デジタル化のプロジェクトを進めていくプロジェクトマネージャーには次の知識・スキルが必要だと言われている。 プロジェクトマネジメントの知識体系をまとめたPMBOKでは、10の知識エリアを定義しているが、これを3つにカテゴリー分けしてみた。 ① 経営者（リーダー）的スキル。プロジェクトの目的、目的、ビジョン、ミッションなどを明確化し、経営課題の解決や経営目標の達成に向けてプロジェク

          業務改革コンサル

          デジタル化（DX）のための、貴重な人材をどこで見つけるか？

          業務改革コンサル

          ＤＸに向けて飛躍するために、何から始めればよいか？

          昨今、よく耳にする、DX（Digital Transformation）。DXとは一言でいうと、「デジタル技術による革命」。「DX推進ガイドライン」によると「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」。すなわち、単なるIT化、デジタル化とはことなり、顧客・社会に対して新しい価値の提供、業

          業務改革コンサル

          ＤＸに向けて飛躍するために、何から始めればよいか？

          業務改革コンサル