ペーパーレス、自社では無理と思っていませんか？

「ペーパーレス化」といわれて久しいが、現実的には、ペーパーレスができている企業と、ぜんぜん進んでいない企業と、二分されているのではないか？

ペーパーレスが進んでいない会社は、「ペーパーレスはできない」という思い込みがあるのでは？例えば、請求書のメール送信。履歴を保持しておかなければならないなどの要件はあるが、実現できれば、印刷コストの削減、封書詰めの人件費削減、検索など管理業務の削減、物理的な場所の削減、などの効果が期待できる。このほか、手作業で発生するストレスの削減、テレワークの実施がなど、従業員に与えるメリットも大きい。

では、なぜ進まないのか？第一の思い込みは「お客さまが受け入れてくれないだろう。」初めから１００％の切り替えを期待するのは無理。しかし、業界にもよると思うが、「弊社では請求書の送付方法を変更します。」と宣言すれば半分以上の確率で受け入れられるのではないだろうか。お客さまと対話を重ねていけば、１年後には多くのお客さまに受け入れられる状況になるだろう。

「紙のほうが確実だ」というのも思い込みではないだろうか？今日、現役世代でネット通販を利用しない人はいないだろうが、ネット通販はほとんどペーパーレスだ。領収書さえ、電子データになっている。「紙だから確実」「紙だから安全」ということではなく、紙にしても、電子データにしても、安全・確実に届くプロセスが組まれているかどうか、ということだ。

「ペーパーレスに対する費用対効果が見えない」というのもある。安い労働力で人海戦術を展開したほうが安上がり？ペーパーレスにすれば、印刷コスト、人件費、場所代などのコスト削減ができる。また、それ以上に大きいのが従業員の意識があがるということだろう。紙と格闘する作業のためにオフィスに行くのと、テレワークでデータを扱う作業と、どちらのほうにいい人材が集まるだろうか？

今年は、ペーパーレスでなくても、いいかもしれない、でも１年後、３年後は？中・長期的な視点で考えると、全ての企業がペーパーレスに向かっていくのは間違いない。コスト面で考えても、人材獲得の面で考えても、ペーパーレス、テレワークなどなしには競争に負けてしまう。

では、どうしたらいいか？一度に、全ての紙の書類をなくすことはできない。今、やるべきなのは、ペーパーレスに向かうと決断すること。プラス、どこからペーパーレスを行っていくのか、どのくらいまでペーパーレスを実現するのか、計画をたてて一歩を踏み出すことだと思う。

２０２２年１月から、「電子帳簿保存法」の要件が大きく緩和され、今まで敷居の高かった企業も取り組みやすくなる。ペーパーレスを検討するいい機会かも？「いつ、やるの？」「今でしょ！。」