最速でオフィスの机の上をペーパーレスにする方法は？

オフィスの机の上に書類が山積みになっていないだろうか？ペーパーレス化が言われている中、個人の書類を減らすことに企業として取り組むのにもいい機会なのかもしれない。

個人の書類を減らせば、書類探しの手間も減り、データ化することで検索の時間も減る。個人の業務効率が上がること間違いない。業務を効率化するための基本としての５Ｓ（整理・整頓・清掃・清潔・躾）はよく知れているところである。

企業側としても、ペーパーレス化すれば、印刷コストの削減、書類管理のための人件費削減、保管場所などの費用削減、などいろいろなメリットがある。次の段階としては、テレワークの導入、フリーアドレス制の導入など、さらなるコスト削減策も見えてくるし、選択肢がふえれば、従業員の満足度向上、人材獲得にもメリットが出てくる。

では、オフィスのペーパーレスを推進するにはどうすればいいか？個人に整理・整頓を促すのもひとつのほうほうだが、より効果的にやるには「ルールを作って強制する」のがよい。

例えば、次のようなルールだ。
・帰宅時には、一切の書類を机の上から片づける。（セキュリティ上も望ましい）
・電子データがある書類は、廃棄する。（個人の書類、部署の書類、どちらも）
・電子データがある書類は、印刷しない。
さらに進めて、デスクの袖机を廃止し、書類の保存は個人のロッカーにするというのもいいかもしれない。

フリーアドレスに移行したある外資系企業では、まさに書類がなかった。与えられた個人のロッカーは袖机の下一段分のスペースのみ。帰宅時には、私物、ＰＣも入れるので、書類は１０～２０cmの厚さまでしか入らない。机の上に書類を置いて帰らないよう、「毎日、違う席に座るように」と、人事部から定期的にメールが飛んでくる。最初は、やりにくい面もあったが、慣れてしまえば、大きな支障はなかった。

ペーパーレスは、「やると決めればできる。」ということだ。ただ、放っておくともとの状態に戻ってしまうのが人間の性なので、チェックしたり、リマインダーを出したり、忍耐強く皆を引っ張っていく人がひとりは必要かもしれない。