中途入社後スムーズに活躍してもらうためにオンボーディングを改革した話。
こんにちは。ビルコムで採用や育成を担当している、茅野・井上です。
中途採用でこの夏多くの仲間を迎えたビルコムでは、新しく入社された方にスムーズにチームや業務に馴染んでもらうために、オンボーディングの改革に取り組みました。
こちらの記事では、その内容や改革にあたって考えたことをお伝えします。
ビルコムに興味を持ってくださっている方にとって、少しでもご入社くださったときのイメージがつく内容になればと思っています。
オンボーディングのポイントは”W・E・T”なのかも？
ビルコムでは、今年6月から中途採用にダイレクトリクルーティングを取り入れ、採用活動を強化してきました。（今も絶賛採用中です！）
その結果、嬉しいことに、この8月～9月で配属部署も前職も異なる6名の仲間を迎えました。そしてこれからもご入社が増える予定です。
これを機に、これまで部署ごとのOJTにほぼ任されてきた中途ご入社の方の研修をもう少し仕組み化できないか。コロナ禍でリモートワーク中心に働くメンバーが多い中で、ビルコムの文化に馴染み、活躍してもらうためにもっとできることがあるのではないか…。
そんなことを悶々と考え、本格的にオンボーディングプログラムを設計することにしました。
設計にあたって、改めてオンボーディングに関する書籍を読んだり、他社の事例を学んだり、中途入社の方にこれまで困ったことを聞いたり、経営陣とディスカッションしたり。様々に模索した結果たどり着いた私たちなりのポイントが、以下“W・E・T”の3要素でした。
W…Welcome：入社を心から歓迎する気持ちを伝える
E…Entertainment：エンタメ性を取り入れ楽しく会社のことを知ってもらう
T…Tools：体系的に情報を伝えるツールを準備する
次からは、それぞれの要素別にどんな取り組みをしているのかお伝えしたいと思います。
Welcome：入社を心から歓迎する気持ちを伝える
コロナ禍前はご入社があるタイミングで歓迎会を行ってきましたが、それも難しい状況である昨今。
飲み会の代わりに、オンライン＆オフラインの両方で歓迎を伝える施策を行うことにしました。
ご入社初日は諸々の手続きもあり出社いただくのですが、入社された方の席にこんな感じのオンボーディングキットをセッティング。ビルコムのことを知ってもらうためのツールや、仕事で使うiPhone・ノートPC・名刺に加え、ビルコムのロゴが入ったノートをお渡ししています。
また、なかなかリアルの場でチームが全員集合することが難しいため、上長＆チームメンバーからの歓迎の手紙のお渡しや、チームごとのオンライン自己紹介タイムの設定も行っています。
全社に対しては、毎週月曜の全社朝会で入社された方をご紹介しますが、そこで伝えきれないパーソナリティーや趣味、これまでの経験などは、社内のオンライン情報共有ツール（当社ではesaを活用しています）に自己紹介カテゴリを作って共有しています。
ここには社員全員の自己紹介が投稿されているので、なかなか仕事では接する機会のないメンバーとの共通点もみつけやすいかもしれません。
Entertainment：エンタメ性を取り入れ、楽しく会社のことを知ってもらう
研修やマニュアルなど、いろいろお伝えすることが多くなるので、楽しみながらインプットしてもらえる仕掛けがないかと考え実施しているのが、「スタンプカード」です。
入社してから3ヶ月の間に知っておいてほしい、全社共通のナレッジや部署ごとの基礎知識を覚えるたびにスタンプを押していっていただく仕組みです。
小学生時代のラジオ体操カードや、某春のパンまつりのように、ついついスタンプを集めたくなってもらえたらいいな、という思いで作っています！
スタンプカードによってインプット項目を可視化することで、そもそもどんな自社ルールやナレッジがあるのかわからない！という悩みにも応えられるのではないかと思っています。
（ラジオ体操カード感を盛り上げてくれるいらすとやさんに感謝…）
8月に入社したコピーライターの築根さんは、スタンプカードのためにわざわざかわいいスタンプを調達してくれたそうです。
社内人脈を作る機会として、リモートコミュニケーションツールを使ったオンライン交流会も不定期で開催しています！
（この日はSpatialChatというツールを使ってみました）
Tools：体系的に情報を伝えるツールを準備する
当社は勉強熱心＆情報をすすんでシェアするメンバーが多く、社内に色々なナレッジが蓄積されています。整理して格納しているものの、やっぱり「アレってどこにありますか？」「あそこのフォルダにありますよ！」というやり取りが発生しがちです。
全員出社だったときであればそれでも問題なかったのですが、リモートワークだとなかなか気軽に聞きづらい…。ということで、各所に分散しているナレッジを効率的に見つけられるよう、上述した情報共有ツールのesaにインデックスページを作りました。
また、会社や事業の紹介、各部署のミッションから普段仕事で使うツールのマニュアルまでをファイルに一元化。
オンライン・オフラインどちらでも、必要な情報にアクセスできるようにしました。
また、広義の意味では人もツール。バックオフィスメンバー・各種ツールを管理しているメンバー・各部門長といったキーマンを顔写真入りで紹介するカードを作って質問しやすくする、業務に慣れるまでサポートするトレーナーをアサインする、といった施策も実施しています。
オンボーディングを体験してどうだった？入社した方の感想
実際にオンボーディングを体験したメンバーはどう感じたのか、何名かに感想を聞いてみました！
Y さん：
入社した日に、一人ではなく全員から手紙でメッセージをいただ けたこと に、驚くとともに、とても嬉しかったです。入社当日は緊張していましたが「些細な事でも聞いてくださいね」というメッセージを見て安心感を覚えました。
また、研修においても、太田さんからのお話を直接聞くことができる機会や、ビルコムで働いていく上で必要な考え方、ノウハウ、知識の研修もしっかりあり、とても良い会社だなと感じました。
T さん：
情報共有ツールでの自己紹介投稿は、緊急事態宣言下でリモート勤務の方が多い中 、自身のパーソナリティーを知っていただける良い機会になりました。また、投稿後に内容に関するメッセージをいただくこともあり円滑なコミュニケーションに活かせています。
スタンプカードは、入社後に把握すべき内容が網羅されており、会社・業務のスムーズな理解に役立てられています。
今のところは満足の声をいただけているビルコム のオンボーディング施策ですが、まだまだアップデートする余地があると思っています。これからも参加者の声や外部環境の変化に対応し 、進化させ続けていければと思っています！
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